Inkasso: Welche Forderungen Sie zahlen müssen und welche nicht

Die ursprüngliche Rechnung kennen Sie, doch im Inkassobrief steht plötzlich eine höhere Summe. Denn zu dem offenen Betrag kommen häufig noch Zinsen und Gebühren hinzu. Auch wenn Sie die Rechnung noch bezahlen müssen, kann ein Teil dieser Zusatzkosten unberechtigt sein.

Inkassoschreiben erhalten: Das prüfen Sie zuerst

Nehmen Sie Rechnungen, Bestellbestätigungen und Kontoauszüge zur Hand. Damit können Sie die Angaben im Schreiben abgleichen:

• Absender: Vergleichen Sie Namen und Kontaktdaten des Inkassobüros mit dem Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister des Bundesamts für Justiz. Nutzen Sie für diese Prüfung keine Links oder QR-Codes aus dem Schreiben.
• Gläubiger und Rechnung: Der Gläubiger ist die Person oder das Unternehmen, dem Sie Geld schulden sollen. Prüfen Sie, ob Sie den genannten Vertrag und die Rechnung zuordnen können.
• Offener Betrag: Sind Ihre bisherigen Zahlungen, Gutschriften oder eine bereits geklärte Reklamation berücksichtigt?
• Zusatzkosten: Sind der ursprünglich geschuldete Betrag, die sogenannte Hauptforderung, sowie Zinsen und Gebühren getrennt aufgeführt?

Sie müssen nicht selbst erraten, wie sich die Summe zusammensetzt oder wer die Inkassofirma beauftragt hat. Nach § 13a des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) müssen registrierte Inkassodienstleister Privatpersonen bereits bei der ersten Zahlungsaufforderung unter anderem erklären, von wem der Auftrag kommt, wofür Geld verlangt wird und welche Kosten hinzukommen.

Werden Zinsen verlangt, müssen der zugrunde gelegte Betrag, der Zinssatz und der berechnete Zeitraum genannt werden. Auf Nachfrage muss das Inkassobüro näher erläutern, wie der Vertrag zustande gekommen sein soll. Wurde die Forderung inzwischen an ein anderes Unternehmen übertragen, muss Ihnen das Inkassobüro auf Nachfrage auch den ursprünglichen Gläubiger nennen. So können Sie beispielsweise herausfinden, welcher Onlineshop hinter einer Forderung steht, obwohl im Schreiben ein anderes Unternehmen als Auftraggeber genannt wird.

Fordern Sie fehlende Angaben beim Absender an. Eine tatsächlich bestehende Schuld verschwindet nämlich nicht dadurch, dass das Inkassoschreiben unvollständig ist.

Ist die Forderung schon verjährt?

Bei älteren Rechnungen sollten Sie auch die Verjährung prüfen. Für viele Zahlungsansprüche gilt eine Frist von drei Jahren. Sie beginnt grundsätzlich am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger wusste, warum und von wem er Geld verlangen kann.

Mit einer einfachen Mahnung beginnt diese Frist übrigens nicht erneut. Die Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids oder Verhandlungen mit dem Gläubiger können den Ablauf der Frist dagegen anhalten. Erkennen Sie eine Forderung an, etwa durch eine Teilzahlung, kann eine noch laufende Frist neu beginnen. Für eine Hauptforderung, die durch ein rechtskräftiges Urteil oder einen rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid festgestellt wurde, gilt grundsätzlich eine Frist von 30 Jahren.

Ist die Forderung verjährt, müssen Sie sich ausdrücklich auf die Verjährung berufen, um die Zahlung zu verweigern. Das heißt »Einrede der Verjährung«. Sie können beispielsweise schreiben: »Ich berufe mich auf die Einrede der Verjährung und verweigere die Zahlung.« Lassen Sie bei Zweifeln eine Verbraucherzentrale oder Anwaltskanzlei prüfen, ob die Frist tatsächlich abgelaufen ist. Schon gezahltes Geld können Sie allein wegen der Verjährung nicht zurückfordern.

Gerichtspost dürfen Sie auch bei einer verjährten Forderung nicht ignorieren. Beachten Sie weiterhin die Fristen für Widerspruch oder Einspruch (mehr dazu weiter unten).

Was ein Inkassobüro darf und was nicht?

Inkassodienstleister brauchen grundsätzlich eine Registrierung, um für andere Personen oder Unternehmen Forderungen einzuziehen. Der Registereintrag bedeutet aber nicht, dass jede verlangte Zahlung berechtigt ist. Für Rechtsanwälte gelten andere Regeln. Sie müssen nicht als Inkassodienstleister in diesem Register stehen.

Ein Inkassobüro darf Zahlungen verlangen und rechtliche Schritte veranlassen. Es darf aber nicht selbst Ihr Konto oder Gegenstände pfänden. Dafür sind staatliche Stellen zuständig. Auch die Ankündigung einer Pfändung oder eines Schufa-Eintrags bedeutet noch nicht, dass diese Maßnahme zulässig wäre.

Wann müssen Sie Inkasso­kosten überhaupt zahlen?

Prüfen Sie die ursprüngliche Rechnung und die zusätzlichen Inkassokosten getrennt. Dass Sie die Rechnung bezahlen müssen, bedeutet noch nicht, dass Sie auch alle Inkassokosten übernehmen müssen.

Die Forderung muss zunächst fällig sein. Das heißt: Der Gläubiger darf die Zahlung jetzt verlangen. Wann das der Fall ist, ergibt sich aus dem Vertrag oder aus gesetzlichen Regeln. Außerdem müssen Sie grundsätzlich bereits in Zahlungsverzug sein. Das geschieht meist, wenn Sie eine fällige Forderung trotz Mahnung nicht bezahlen.

Verzug ist auch ohne Mahnung möglich, etwa nach Ablauf eines vertraglich vereinbarten Zahlungstermins. Außerdem gibt es die 30-Tage-Regel: Sind die Forderung fällig und die Rechnung bei Ihnen angekommen, geraten Sie spätestens 30 Tage später in Verzug. Für Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Wichtig: Die Regel gibt Ihnen keine 30 zusätzlichen Tage zum Bezahlen. Denn eine Mahnung oder ein vereinbarter Zahlungstermin kann den Verzug schon früher auslösen. Sie müssen für die verspätete Zahlung zudem selbst verantwortlich sein, etwa weil Sie das Bezahlen vergessen haben.

Ist eine Rechnung trotz Zahlungsverzugs offen, darf der Gläubiger grundsätzlich ein Inkassobüro einschalten und die dadurch berechtigt entstandenen Kosten von Ihnen verlangen. Prüfen Sie aber den zeitlichen Ablauf: War die Forderung schon vollständig beglichen, bevor das Inkassobüro beauftragt wurde, sollten Sie die zusätzlichen Kosten beanstanden und Ihren Zahlungsnachweis vorlegen.

Haben Sie die Rechnung inzwischen bezahlt, können Zusatzkosten trotzdem noch offen sein, wenn sie zuvor berechtigt waren. Lassen Sie sich bei Unklarheiten aufschlüsseln, wann welche Kosten entstanden sind und wie Ihre Zahlung berücksichtigt wurde. Sie haben ein Recht auf diese Information.

Welche Gebühren und Zinsen sind zulässig?

Für Inkassokosten gibt es eine gesetzliche Obergrenze: Sie müssen höchstens so viel erstatten, wie ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) verlangen dürfte. Das bestimmt § 13e RDG.

Diese Obergrenze ist kein Betrag, den jedes Inkassobüro automatisch verlangen darf. Lassen Sie sich die Kosten einzeln aufschlüsseln. Prüfen Sie, welche Forderungshöhe und welcher Gebührensatz für die Berechnung verwendet wurden und welche Auslagen hinzukommen. Die folgenden Abschnitte erklären die wichtigsten Positionen. Eine erste Einschätzung für Ihren eigenen Fall bietet außerdem der kostenlose Inkasso-Check der Verbraucherzentralen.

Was bedeutet eine Geschäftsgebühr von 0,5 oder 0,9?

Mit der Geschäftsgebühr wird die Tätigkeit des Inkassobüros bezahlt. Ihre Berechnung beginnt mit einem gesetzlich festgelegten Eurobetrag. Er richtet sich nach der Höhe der Forderung, dem sogenannten Gegenstandswert. Auf diesen Betrag wird ein Faktor angewendet: Eine 0,5-Gebühr entspricht 50 Prozent der gesetzlichen 1,0-Gebühr, eine 0,9-Gebühr entspricht 90 Prozent. Wie das konkret in Euro aussieht, zeigt das Beispiel weiter unten.

Bei unbestrittenen Forderungen, gegen die Sie also keine Einwände erhoben haben, gelten folgende Grenzen:

• In einfachen Fällen beträgt der Gebührensatz 0,5. Ein solcher Fall liegt in der Regel vor, wenn die Forderung innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung bezahlt wird.
• Mehr als 0,9 darf nur verlangt werden, wenn die Inkassotätigkeit besonders umfangreich oder besonders schwierig war. Der Höchstsatz beträgt dann 1,3.

Ist der gesamte Auftrag auf ein »Schreiben einfacher Art« beschränkt, kommt eine 0,3-Gebühr infrage. Gemeint ist ein Schreiben ohne schwierige rechtliche Ausführungen oder größere inhaltliche Auseinandersetzung. Dass Sie lediglich einen kurzen Brief erhalten haben, beweist diese Beschränkung des Auftrags aber noch nicht. Die Regeln stehen in den Nummern 2300 und 2301 des RVG-Vergütungsverzeichnisses.

Beispiel: Welche Inkassokosten können bei 100 Euro hinzukommen?

Für ein Beispiel nehmen wir an: Eine ausstehende Forderung in Höhe von 100 Euro ist berechtigt und unbestritten. Sie waren bereits in Zahlungsverzug, als der Gläubiger das Inkassobüro einschaltete, und die Beauftragung war erforderlich. Es gilt das aktuelle Gebührenrecht. Umsatzsteuer müssen Sie in diesem Beispiel nicht erstatten, weil der Gläubiger sie selbst mit dem Finanzamt verrechnen kann.

Bei einer Forderung von 100 Euro beträgt die gesetzliche 1,0-Gebühr fix 51,50 Euro. Daraus ergeben sich beispielsweise folgende zusätzliche Inkassokosten:

Modell­fall	Geschäfts­gebühr	Post- und Telekom­muni­kations­pau­schale	Inkasso­kosten insge­samt
Einfacher Fall mit 0,5-Gebühr	25,75 €	5,15 €	30,90 €
Fall, in dem eine 0,9-Gebühr angemes­sen ist	46,35 €	9,27 €	55,62 €

Die beiden Zeilen zeigen alternative Berechnungen. Sie werden nicht zusammengerechnet. Auch nach Ablauf der zwei Wochen ist eine höhere Gebühr nicht automatisch berechtigt.

Die Post- und Telekommunikationspauschale deckt Ausgaben etwa für Briefe und Telefonate ab. Sie beträgt 20 Prozent der Gebühr, höchstens 20 Euro. In derselben Angelegenheit darf sie aber nicht für jeden Brief erneut berechnet werden.

Die ursprünglichen 100 Euro sowie die Zinsen und mögliche weitere Kosten stehen nicht in der Tabelle. Für ältere Inkassoaufträge können übrigens andere Gebührenregeln gelten.

Welche weiteren Kosten sollten Sie prüfen?

Mahnkosten: Mahnkosten können berechtigt sein, wenn Sie schon vor der Mahnung in Zahlungsverzug waren. Löst erst diese Mahnung den Verzug aus, müssen Sie diese Kosten grundsätzlich nicht übernehmen. Eine gesetzlich festgelegte Pauschale pro Mahnung gibt es nicht. Erstattungsfähig können beispielsweise Porto und Materialkosten sein. Den üblichen Personal- und Verwaltungsaufwand darf der Gläubiger dagegen nicht zusätzlich berechnen.

Umsatzsteuer: Manche Gläubiger können die Umsatzsteuer aus der Inkassorechnung mit dem Finanzamt verrechnen. Das heißt Vorsteuerabzug. In diesem Fall müssen Sie diese Steuer nicht zusätzlich erstatten. Wird Umsatzsteuer von Ihnen verlangt, muss das Inkassobüro erklären, dass sein Auftraggeber sie nicht als Vorsteuer abziehen kann.

Inkasso und Anwalt: Werden beide eingeschaltet, müssen Sie grundsätzlich höchstens die Kosten tragen, die bei der alleinigen Beauftragung eines Anwalts entstanden wären. Nach § 13f RDG gibt es eine Ausnahme: Sie bestreiten die Forderung erst, nachdem das Inkassobüro beauftragt wurde, und der Gläubiger schaltet gerade deshalb einen Anwalt ein.

Wie hoch dürfen Verzugszinsen sein?

Verzugszinsen werden für den Zeitraum berechnet, in dem Sie mit der Zahlung in Verzug sind. Bei gewöhnlichen Verbraucherschulden beträgt der gesetzliche Zinssatz grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Das ist ein gesetzlich geregelter Wert, den die Bundesbank veröffentlicht.

Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent. Zusammen mit den fünf Prozentpunkten ergeben sich 6,52 Prozent Verzugszinsen pro Jahr. Für einen kürzeren Zeitraum wird entsprechend weniger berechnet.

Verlangt das Inkassobüro einen höheren Zinssatz, muss es die Grundlage dafür erklären. Die gesetzliche 40-Euro-Verzugspauschale darf Ihnen bei einer privaten Rechnung nicht berechnet werden. Sie kommt nur in Frage, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (etwa Selbstständige oder Unternehmen).

So reagieren Sie auf das Ergebnis der Prüfung

Ob Sie die Forderung vollständig akzeptieren, nur einzelne Zusatzkosten beanstanden oder die gesamte Summe bestreiten – Ihre Antwort sollte klar machen, welche Beträge Sie bezahlen und wo Sie Einwände haben:

Die Forderung ist vollständig berechtigt

Bezahlen Sie den offenen Betrag auf das überprüfte Konto. Geben Sie den verlangten Verwendungszweck an, damit Ihre Zahlung zugeordnet werden kann, und bewahren Sie den Zahlungsnachweis auf. Haben Sie Zweifel an der Echtheit des Schreibens oder an der Bankverbindung, lassen Sie sich diese Angaben vorher vom Inkassounternehmen bestätigen. Finden Sie die Kontaktdaten selbst heraus. Nutzen Sie nicht einfach die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die im fraglichen Schreiben stehen.

Können Sie derzeit nicht bezahlen, fragen Sie beispielsweise nach einer Ratenzahlung oder Stundung. Prüfen Sie aber deren genaue Bedingungen, bevor Sie zusagen. Hinweise dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt zur Ratenzahlung.

Die Hauptforderung stimmt, Zusatzkosten sind strittig

Beschreiben Sie möglichst genau, welche Position Sie beanstanden und weshalb. Vielleicht wurden Zinsen für einen falschen Zeitraum berechnet oder eine frühere Zahlung nicht berücksichtigt. Bitten Sie um eine nachvollziehbare Berechnung und bewahren Sie Ihre Antwort sowie die Zahlungsbelege auf.

Benedikt Walzel von der Bundesarbeitsgemeinschaft Schuldnerberatung (BAG-SB) sagt dazu: »Wenn einzelne Kosten nicht nachvollziehbar erscheinen, sollten Betroffene sie nicht allein aufgrund weiterer Zahlungsaufforderungen ungeprüft akzeptieren.«

Eine Hauptforderung, die berechtigt ist und obendrein noch fällig, sollten Sie wegen strittiger Zusatzkosten nicht unbezahlt lassen. Allerdings muss klar sein, welchen Teil der Schuld Sie tatsächlich begleichen. Wenn Sie weniger als die Gesamtsumme überweisen und auch Zinsen und Kosten schulden, gilt nach § 367 BGB grundsätzlich diese Reihenfolge: Zuerst werden die Kosten, dann die Zinsen und zuletzt die Hauptforderung damit bezahlt.

Deshalb ist die ursprüngliche Rechnung nicht unbedingt vollständig bezahlt, wenn Sie nur deren Betrag überweisen. Unberechtigte Gebühren werden dadurch allerdings nicht zulässig. Sie können ausdrücklich erklären, dass Ihre Zahlung zuerst die Hauptforderung begleichen soll. Versuchen Sie, diese Zuordnung schriftlich mit dem Gläubiger zu vereinbaren. Er darf eine Zahlung mit dieser Vorgabe nämlich ablehnen.

Überweist er deswegen das Geld zurück, bleibt die berechtigte Schuld offen stehen. Kommt keine Einigung zustande, lassen Sie bei einer Verbraucherzentrale oder Anwaltskanzlei klären, welche Beträge Sie schulden und wie Ihre Zahlung angerechnet wird. Legen Sie dafür das Inkassoschreiben, die ursprüngliche Rechnung, Ihre Zahlungsnachweise und den bisherigen Schriftwechsel vor. Nennen Sie bereits bei der Anfrage eventuell laufende Fristen.

Sie halten die gesamte Forderung für unberechtigt

Teilen Sie dem Absender mit, warum Sie die Forderung für unberechtigt halten, etwa weil Sie den genannten Vertrag nicht abgeschlossen haben. Fordern Sie Unterlagen an, die den behaupteten Anspruch belegen. Bewahren Sie Ihre Antwort und einen Nachweis über den Versand auf.

Wenn Sie den Kaufvertrag nicht abgeschlossen haben, können Sie den kostenlosen Musterbrief der Verbraucherzentralen »Inkasso – ich habe nichts gekauft« (PDF) nutzen. Passen Sie den Text an Ihren Fall an.

Geht das Inkassobüro auf Ihren Einwand nicht ein und schickt nur weitere Zahlungsaufforderungen, lassen Sie die Unterlagen bei einer Verbraucherzentrale, anerkannten Schuldnerberatung oder Anwaltskanzlei prüfen. Sagen Sie dort auch, ob bereits ein Gerichtsverfahren läuft oder ein Urteil beziehungsweise Vollstreckungsbescheid vorliegt.

Ratenzahlung: Was steht außer der Monatsrate im Formular?

Eine kleine Monatsrate kann zunächst bezahlbar wirken. Prüfen Sie trotzdem, wie lange Sie zahlen sollen, welche Gesamtsumme sich daraus ergibt und welche Zusatzkosten auf Sie zukommen.

Prüfen Sie, ob die Ratenvereinbarung zugleich ein Schuldanerkenntnis enthält. Damit bestätigen Sie die darin genannte Forderung. Je nach Formulierung können Sie dadurch die Möglichkeit verlieren, später noch bestehende Einwände vorzubringen, etwa dass Sie bereits bezahlt hatten. Unterschreiben Sie deshalb keine solche Erklärung, solange Sie die Forderung oder einzelne Gebühren noch prüfen oder bestreiten.

Vor einer Ratenzahlung oder Stundung, also einer Verschiebung des Zahlungstermins, muss das Inkassobüro Sie über die Kosten informieren, die dadurch entstehen. Vorgeschrieben ist die Textform (Brief oder E-Mail), ein mündlicher Hinweis allein reicht nicht.

Ob die Rate dauerhaft in Ihr Budget passt, beurteilen Sie anhand Ihrer notwendigen Ausgaben. Walzel erklärt: »Entscheidend ist, ob die vereinbarte Rate über einen längeren Zeitraum tatsächlich gezahlt werden kann, ohne dass dadurch etwa Miete, Energie oder der notwendige Lebensunterhalt gefährdet werden.«

Gerichtspost: Ein Ein­wand beim Inkasso­büro genügt nicht

Bei einem gerichtlichen Mahnbescheid hat das Gericht noch nicht geprüft, ob die Forderung berechtigt ist. Sie werden aufgefordert, innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung zu bezahlen oder bei dem Gericht zu widersprechen, das den Bescheid geschickt hat. Der Widerspruch kann sich auf die gesamte Forderung oder einzelne Teile beziehen. Fehlendes Geld allein ist übrigens keine ausreichende Begründung für einen Einwand.

Für die Frist zählt die Zustellung, also die offizielle Übermittlung des Schreibens. Dazu kann bereits der Einwurf in Ihren Briefkasten ausreichen. Bewahren Sie den Umschlag mit dem Zustellungsdatum auf. Ein Widerspruch kann auch später noch möglich sein, solange das Gericht keinen Vollstreckungsbescheid erlassen hat. Verlassen Sie sich darauf nicht.

Bleibt ein Mahnbescheid ohne Widerspruch und die Forderung offen, kann der Gläubiger nach Ablauf der Zwei-Wochen-Frist einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Erlässt das Gericht diesen Bescheid, kann der Gläubiger damit bereits eine Pfändung veranlassen. Bei gewöhnlicher Zustellung innerhalb Deutschlands haben Sie ab Zustellung des Vollstreckungsbescheids zwei Wochen Zeit für einen Einspruch. Dieser stoppt eine Vollstreckung allerdings nicht automatisch.

Lesen Sie die Rechtsbehelfsbelehrung in den Briefen: Dort steht, wie Sie gegen den Bescheid vorgehen können und welches Gericht zuständig ist. Eine gewöhnliche E-Mail an das Gericht genügt nicht. Holen Sie bei Unsicherheit schnell rechtliche Hilfe. Ihr Einwand beim Inkassobüro ersetzt keinen Widerspruch oder Einspruch beim Gericht.

Wo bekommen Sie Unterstützung?

Der kostenlose Inkasso-Check der Verbraucherzentralen gibt eine erste Einschätzung dazu, ob die Forderung und die Kosten berechtigt sind. Bei Zweifeln oder einem Gerichtsverfahren ersetzt der Check keine persönliche Beratung.

Haben Sie mehrere Schulden oder reicht Ihr Geld dauerhaft nicht, kann eine unabhängige Schuldnerberatung Ihre gesamte finanzielle Lage mit Ihnen ordnen. Über die BAG-SB-Suche finden Sie auch kostenlose Angebote. Nennen Sie laufende Fristen bereits bei der Kontaktaufnahme. Diese laufen weiter, während Sie auf einen Termin warten.

Bei geringem Einkommen und wenig Vermögen kann Beratungshilfe infrage kommen. Unter weiteren Voraussetzungen übernimmt der Staat dann die Kosten anwaltlicher Hilfe außerhalb eines Gerichtsverfahrens (eine Eigenbeteiligung von 15 Euro ist möglich). In Hamburg und Bremen gibt es stattdessen die öffentliche Rechtsberatung.

Geht es um ein Gerichtsverfahren, kommt Prozesskostenhilfe infrage. Sie kann unter bestimmten Voraussetzungen helfen, die Gerichts- und eigenen Anwaltskosten zu tragen. Lassen Sie prüfen, welche Unterstützung für Ihren Fall passt.

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