Teilnehmermanagement Die Namensliste im Klemmbrett hat ausgedient. Smartes Teilnehmermanagement ist digital

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Jedes Event ist nur so gut, wie es die Besucher in Erinnerung behalten

Wenn Eventmanagement Hochleistungssport ist, dann ist Teilnehmermanagement die Königsdisziplin, quasi der Zehnkampf der Veranstaltungsorganisation. Warum das so ist? Weil hier wie bei aller Event-Durchführung unbedingte Perfektion gefragt ist. Ein Gastgeber wird nur positiv in Erinnerung bleiben, wenn Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung seiner Veranstaltung makellos sind. Zugleich benötigen Verantwortliche im Teilnehmermanagement reaktionsschnelle Improvisationsgabe.

Denn das Herzstück jeder Veranstaltung sind die Gäste. Für sie kann Teilnehmermanagement logistisch vieles im Vorfeld regeln: Einladungen verschicken, Reminder versenden, An- und Abreisedaten erfragen, Hotelzimmer buchen, die Sitzordnung planen, Menüwünsche erfragen, vor Ort Personen professionell akkreditieren und Namenschilder drucken. Auch kostenpflichtige Veranstaltungen können mit einer modernen Anmeldeseite problemlos abgebildet werden.

So weit, so anspruchsvoll. Zugleich sind Gäste immer auch Menschen – und Menschen verhalten sich nicht nach Protokoll. Da gehen kurzfristige Ab- und Zusagen ein, verspäten sich Anreisen, wollen individuelle Wünsche berücksichtigt werden, müssen in Pandemiezeiten Hygienemaßnahmen kommuniziert werden und was an Unvorhersehbarem noch alles geschehen kann. Das Entscheidende: Auch bei diesen spontanen Änderungen gilt der Anspruch der Perfektion, denn eine Veranstaltung prägt Image und Außenwirkung der gastgebenden Organisation wie wenig anderes.

Effizientes Teilnehmermanagement ist digital

Der Zweck aufwändiger Events ist somit immer ein doppelter: Einerseits geht es um Repräsentation, andererseits um Resonanz. Für beides ist das Teilnehmermanagement verantwortlich. Repräsentativ ist, wenn die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung wie aus einem Guss wirkt. Sämtliche Dokumente müssen die Corporate Identity des Gastgebers widerspiegeln, von unterschiedlich formatierten Anredezeilen bis hin zu Tischkärtchen.

Live-Marketing- und Corporate-Events sind jedoch vor allem an der Resonanz interessiert – und die ist nur aussagekräftig auf Basis von Zahlen: Wer hat noch nicht auf die Einladung reagiert? Wer ist bereits vor Ort eingetroffen und kann begrüßt werden? Wie zahlreich waren Zusagen und die tatsächlich Anwesenden? Wer kann zur Nachakquise kontaktiert werden? Wer solche Fragen anhand ausgedruckter Excellisten auswerten will, macht es sich unnötig schwer.

Denn längst hat sich smarte Teilnehmermanagement-Software am Markt etabliert. Sie hält durch weitgehend automatisierte Prozesse den manuellen Aufwand bei Veranstaltungen klein und schafft Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben. Digitale Gästeorganisation ist flexibel auf Veranstalter, Event-Format und -Zweck anzupassen, auf beliebige Teilnehmerzahlen skalierbar, sie speichert Vorlagen und Daten erfolgreicher Veranstaltungen für eine mögliche Wiederholung und liefert belastbares Material für die Nachbereitung.

Eine Plattform, beliebig erweiterbare Funktionen

Anbieter eines Programms zum digitalen Teilnehmermanagement ist die in Münster ansässige Conventex Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH. Das Unternehmen entwickelte mit GENOLIVE® Events eine Plattform speziell für die Anforderungen von Corporate-Events großer Unternehmen, Banken, Verbände und Interessenvertretungen. Die Software unterstützt die schnelle, benutzerfreundliche Organisation von Veranstaltungen sowie die professionelle Außenwirkung. Dabei ist unerheblich, ob ein Event in Präsenz, als hybride oder virtuelle Veranstaltung geplant wird.

Durch den hohen Grad an Automatisierung können Eventmanager mit GENOLIVE® Events viel Zeit sparen – hilfreich, da Deadlines sich in der Regel nicht verschieben lassen. Mit der Anwendung kann man eine individuell gestaltete Online-Anmeldeseite in wenigen Minuten aufsetzen, Teilnehmerlisten importieren und Personen direkt aus dem System einladen, via E-Mail oder postalisch, mit individuellen Einladungscodes und zugewiesenen Kontingenten. Die gesamte Kommunikation auch während und nach einem Event wird einheitlich und lässt sich nahtlos dem Corporate Design des Veranstalters angleichen.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen können unterschiedliche Preisstufen definiert werden, etwa nach Alter oder Besuchszeiten. Mittels Integration eines eigenen Payment-Service-Providers stehen alle gewünschten Zahlungsarten zur Verfügung, die Kostenkontrolle bleibt stets im Blick.

Beim laufendem Event ermöglicht GENOLIVE® das Scannen von Tickets und Ausgeben von Namensschildern an die Besucher. Nach Beendigung liegen alle Statistiken automatisch für die Nachbereitung vor, beispielsweise, um den Teilnehmern noch einmal per Mail für ihre Anwesenheit zu danken.

Die Funktionen der Anwendung gelten für alle Veranstaltungsformate, egal ob in Präsenz, Hybridform oder rein digital. Die GENOLIVE® Teilnehmer Event-App ist für alle Lizenzkunden kostenfrei nutzbar und das perfekte Tool, um die Digitalisierung Ihrer Veranstaltungen weiter zu optimieren. Sie können hier die Agenda Ihrer Veranstaltung, rechts- und revisionssichere Abstimmungen für Ihre Versammlungen, Matchmaking-Features und viele weitere Funktionen einbinden.

Als Modulsystem ist GENOLIVE® Events extrem flexibel und genau an individuelle Bedürfnisse anpassbar. Die Software stellt für Laien keine Überforderung dar, alle Grundfunktionen sind leicht zu bedienen und nutzerfreundlich. Expertenfunktionen lassen sich mit wenigen Klicks ergänzen.

Die Nutzung der Plattform ist webbasiert, online somit jederzeit möglich. Da der Verlust oder Diebstahl von Kundendaten ein gewaltiger Imageschaden wäre, erfüllt GENOLIVE® Events die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit: Der Hersteller ist von externen Stellen datenschutzgeprüft, die Software selbst läuft ausschließlich auf zertifizierten Servern in Deutschland.

Durch die zahlreichen Features, wie Event-App, Digitale Events oder Akkreditierung ist GENOLIVE® Events viel mehr als nur Teilnehmermanagement und ein smartes und flexibles Event-Tool für Eventmanager mit hohen Ansprüchen an sich und ihre Veranstaltungen.
Impressum
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