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Verlagsspezial

: Digitale Transformation: Ist Ihr Unternehmen schon dabei?

Bild: Datev

Die Digitalisierung ist der Megatrend der Wirtschaft. Vernetzte Systeme und hochverfügbare Daten senken Kosten und steigern Effizienz. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten ihre Chancen ergreifen.

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          Viele Studien zur digitalen Transformation der vergangenen Jahre zeichnen Zukunftsszenarien und schwärmen geradezu von beschleunigten Prozessen und der Automatisierung kompletter Prozessketten. Dennoch fokussieren sich gerade kleinere und mittlere Unternehmen weniger auf die Chancen als auf die Risiken. Aus ihrer Sicht ist die Digitalisierung ein Projekt, dessen Kosten und Komplexität sie nicht gewachsen zu sein scheinen. Prozesse müssen umgestellt, neue Hardware beschafft und Mitarbeiter geschult werden. Zu umständlich, zu teuer, zu risikoreich – so lautet oft das Fazit der Unternehmer.

          Dabei können die Unternehmen gerade von den Vorzeigeunternehmen der Digitalisierung, den Start-ups, etwas lernen. Viele haben mit einer kleinen, stark fokussierten Idee begonnen, um schnell am Markt zu sein, und erst später ihre Geschäftstätigkeit erweitert. Auch für bestehende Unternehmen muss die Digitalisierung kein Marathonlauf über einen unüberwindbaren Berg sein, sondern kann aus vielen kleinen Schritten bestehen. Wichtig ist, sich am Anfang auf Stellen im Unternehmen zu beschränken, an denen schnelle, gewinnbringende Fortschritte gemacht werden. Eine davon sind die kaufmännischen Prozesse, die für die meisten Unternehmer eher eine lästige Pflicht darstellen. Umso logischer erscheint es daher, diese Prozesse als Erste per Digitalisierung zu optimieren.

          Aktuelle Technologie bietet gute Startposition

          Der aktuelle Stand der Technik bei Hardware und Software gleichermaßen bietet dafür eine gute Ausgangsposition. Sind erst einmal Daten digital erfasst, können sie in sicheren Cloud-Plattformen gemeinsam genutzt und mit vielen bereits vorhandenen Anwendungen automatisiert abgearbeitet werden. Geeignete Beispiele gibt es genug, von der Angebotserstellung über die Rechnung, vom Zahlungseingang über das Mahnwesen bis zu Buchführung und Controlling. Anbieter von Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen wie die DATEV eG stellen solche cloud-basierten Lösungen bereit, mit denen sich die Prozesse rund um die Buchhaltung kleinerer und mittlerer Unternehmen schnell und einfach digitalisieren lassen.

          Ein einfacher erster Schritt besteht in der Digitalisierung von Rechnungen und anderen Belegen, um sie danach in allen relevanten digitalen Prozessen weiterverarbeiten zu können. Diese Aufgabe kann heute ganz einfach mit einem handelsüblichen Smartphone erledigt werden: Rechnung abfotografieren und in die Cloud schicken – fertig. Die in der Rechnung enthaltenen Zahlungsinformationen können automatisch ausgelesen, in andere Programme eingespielt und weiterverarbeitet werden. Sie lassen sich dann beispielsweise mit den parallel digital eingespielten Kontoumsätzen des Unternehmens abgleichen. Möglich ist das beispielsweise in DATEV Unternehmen online, einem browserbasierten Anwendungspaket von DATEV.

          Digitalisierung über das eigene Unternehmen hinaus nutzen

          Bereits mit diesem ersten unkomplizierten Schritt haben die Unternehmer einen stets aktuellen Einblick in ihre finanzielle Situation. Und das ist erst der Anfang. Solche digitalen Prozesse lassen sich auch außerhalb des Unternehmens nutzen, beispielsweise in Verbindung mit Kunden und Lieferanten oder auch in der Zusammenarbeit mit Institutionen und Behörden. Auch die Arbeit mit dem Steuerberater kann davon erheblich profitieren. Können dessen Systeme über gemeinsam genutzte Plattformen auf die Daten des Unternehmens zugreifen, ermöglicht das sehr zeitnahe Auswertungen, die für die Unternehmenssteuerung von Vorteil sind. Beides, die sinkenden Kosten für die administrativen Aufgaben und die zeitnahe finanzielle Kontrolle, sind einfach zu erzielende Mehrwerte der Digitalisierung.

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