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Verlagsspezial

: Digital gemahnt

Bild: Rawpixel/iStock

Säumige Kunden sind für Unternehmen ein Ärgernis. Digitales Forderungsmanagement kann dabei helfen, die Schulden effizient einzutreiben. Und die Software schützt auch davor, dass Forderungen verjähren.

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          Sie kaufen mit einem Klick, mit dem Bezahlen haben es viele dann aber nicht ganz so eilig: Mit der Zahlungsmoral der Verbraucher beim Online-Shopping ist es nicht so weit her, zumindest wenn man dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen glaubt. Für das kommende Jahr würden die Unternehmen erstmals seit zehn Jahren eine schlechtere Zahlungsmoral erwarten, sagt Verbandspräsidentin Kirsten Pedd. Dabei gehe es den Verbrauchern finanziell gut. Oft seien den Kunden aber Details und Verträge nicht so wichtig, sie würden einfach auf die Mahnung warten. „Das ist eher ein gesellschaftliches Problem nach dem Motto ‚Mir wird schon nichts passieren‘“, so Pedd.

          Wie aus einer Branchenumfrage hervorgeht, klagt besonders der Online- und Versandhandel über Probleme mit säumigen Kunden, es folgen Energieversorger, Vermieter und Handwerker. Hauptgrund ist demnach nicht Überschuldung, sondern „unkontrolliertes Konsumverhalten“, so die Verbandspräsidentin. Was das Problem für die Händler besonders groß macht, ist, dass der Rechnungskauf trotz komfortabler Online-Bezahlmöglichkeiten wie Paypal, Apple Pay oder der Bezahlung per Kreditkarte bei Online-Käufen immer noch weit verbreitet ist.

          Unbezahlte Rechnungen anmahnen zu müssen ist für die Unternehmen ein Ärgernis: Sie müssen ständig die Geldeingänge im Blick haben und mit den Zahlungsfristen abgleichen. Dann werden erst Zahlungserinnerungen verschickt, oft per Post, manchmal auch per Mail. Zahlt der säumige Kunde dann immer noch nicht, folgt die Mahnung, für die dann Gebühren von meistens zwei bis fünf Euro berechnet werden. Diese wird häufig per Post verschickt. Anschließend folgt die zweite Mahnrunde – bis der Fall irgendwann bei einem Rechtsanwalt landet, der auf dem Gerichtsweg versucht, die Forderung geltend zu machen. Dieses Verfahren kostet viel Zeit und Ressourcen.

          Forderungsausfälle minimieren

          Manche Unternehmen schalten deshalb Inkasso-Firmen ein, die das Eintreiben der offenen Forderungen übernehmen, oder sie verkaufen die Forderungen an spezialisierte Factoring-Unternehmen, die das Geld dann auf eigene Rechnung eintreiben. Freunde bei seiner Kundschaft macht man sich damit nicht. Einen Ausweg bietet das digitale Forderungsmanagement, für das Unternehmen wie der Nürnberger IT-Dienstleister DATEV die passenden Tools programmiert haben. Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung seien die wesentlichen Punkte, die Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation angehen müssten, sagt DATEV-Vorstandschef Robert Mayr. „Als berufsständischer IT-Dienstleister bieten wir die passgenauen Lösungen, die unsere Mitglieder auf dem Weg in die digitale Zukunft benötigen.“ Das gilt auch für das digitale Forderungsmanagement.

          „Ziel des Forderungsmanagements ist es, Forderungsausfälle zu minimieren und die Liquidität des Unternehmens nachhaltig zu sichern“, erklärt Mayr. Insofern leiste ein gut funktionierendes Forderungsmanagement einen wichtigen Beitrag zur Existenzsicherung des Unternehmens. Ein wichtiger digitaler Helfer ist dabei die DATEV-Rechnungswesen-Software. „Diese unterstützt die Offene-Posten-Buchführung beispielsweise mit intelligenten Funktionen zum Mahnwesen.“ Auf diese Weise erkennt der Computer dann automatisch, wenn eine eigentlich fällige Rechnung noch nicht bezahlt ist. Die Mitarbeiter im Controlling werden dann direkt informiert und können entweder vorgefertigte Erinnerungs- oder Mahnschreiben nutzen, die dann wiederum entweder per Post oder per Mail an den säumigen Kunden geschickt werden können. Auf diese Weise behalten Unternehmen den Überblick – was erst recht im boomenden Online-Handel unerlässlich ist, wo es um sehr viele recht kleine Beträge geht.

          Tages- oder wochenaktuelle Buchführung ist Voraussetzung

          Basis für ein professionelles, auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnittenes Forderungsmanagement ist dabei eine tages- oder zumindest wochenaktuelle Buchführung. Auf diese Weise lässt sich dann auch eine tagesgenaue Liquiditätsvorschau erstellen, die dem Unternehmer genau zeigt, wie sich die Liquidität entwickelt. Das ist bei Verhandlungen mit den Banken über die jeweiligen Kreditlinien wichtig.

          Auch wenn man sich dazu entschließt, das Zahlungsrisiko dadurch zu bewältigen, dass man seine Forderungen an ein Factoring-Unternehmen verkauft, ist es sinnvoll, auf digitale Helfer zu setzen. Denn schließlich müssen die Daten an den Factoring-Partner übertragen werden – und das möglichst ohne größeren Aufwand. „Wir sorgen für einen reibungslosen, effizienten Datentransfer zwischen Ihnen und Ihrem Factoring-Partner mittels Schnittstellenlösungen, die das Forderungsmanagement direkt an Ihre Finanzbuchführung im DATEV-Rechnungswesen-Programm ankoppeln“, sagt Mayr. Dazu arbeitet der Nürnberger IT-Dienstleister direkt mit Factoring-Dienstleistern zusammen.

          Wenn der Kunde dann trotzdem nicht zahlt, endet die Sache aber letztlich doch vor Gericht – unabhängig davon, ob das Forderungsmanagement zuvor analog oder digital erfolgt ist. Aber auch wenn es darum geht, seine Schulden auf dem gerichtlichen Weg einzutreiben, hilft moderne Forderungsmanagement-Software weiter: Sie sorgt nämlich dafür, dass man keine Fristen versäumt. Denn kaum etwas ist ärgerlicher für einen Unternehmer als eine unstrittige offene Forderung, die aber nicht mehr realisiert werden kann – weil sie dummerweise verjährt ist.

          Bundesregierung will niedrigere Inkasso-Gebühren vorschreiben

          Die Inkasso-Branche steht häufig wegen hoher Gebühren für die Schuldner in der Kritik. Die Bundesregierung will nun per Gesetz niedrigere Inkasso-Gebühren vorschreiben. Während die Inkasso-Firmen derzeit auch bei kleinen Forderungen Gebühren und Auslagen von bis zu 70,20 Euro in Rechnung stellen dürfen, sollen es künftig nur noch maximal 37,80 Euro sein. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen hält davon naturgemäß wenig. Verbandspräsidentin Kirsten Predd befürchtet, dass besonders kleine und mittelständische Unternehmen dann einen Teil ihrer Forderungen nicht mehr eintreiben lassen können. Die dem Gesetzesvorhaben zugrundeliegende Behauptung, die Arbeit der Inkasso-Unternehmen sei die Gebühren nicht wert, weist Predd als völlig undifferenziert zurück: „Wir machen mehr als das Verschicken automatisierter Schreiben.“

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