https://www.faz.net/-gqe-vzse

Kommunikation : Gegen den E-Mail-Wahnsinn

Klick für Klick: Immer schön das Postfach der Kollegen füllen Bild: ddp

Was tun gegen die E-Mail-Flut am Arbeitsplatz? Einige amerikanische Unternehmen haben „No-E-Mail-Fridays“ eingeführt. Dabei wird den Mitarbeitern das Versenden von E-Mails untersagt – jedenfalls wenn sie an interne Kollegen gerichtet sind.

          3 Min.

          Irgendwann kam es Scott Dockter nur noch lächerlich vor: Der Vorstandschef des Logistikunternehmens PBD Worldwide Fulfillment Services aus der Nähe von Atlanta ertappte sich dabei, wie er und seine Assistentin unablässig geschäftliche E-Mails austauschten. Dabei sitzt seine Kollegin nur ein paar Meter von seinem Arbeitsplatz entfernt. Wäre es anstelle des endlosen Hin und Hers mit E-Mails nicht viel produktiver und angenehmer, die wenigen Schritte zum anderen Schreibtisch zu gehen und die Fragen direkt zu besprechen, dachte sich Dockter. Eine ähnliche Klage über die unternehmensinterne Kommunikation kam unlängst von Paul Otellini, dem Vorstandsvorsitzenden des Mikrochipherstellers Intel: „Ingenieure sitzen nur zwei Schreibtische voneinander entfernt und schicken lieber eine E-Mail, anstatt aufzustehen und persönlich miteinander zu sprechen“, sagte Otellini in einem Zeitungsinterview.

          Roland Lindner
          Wirtschaftskorrespondent in New York.

          Intel und PBD haben drastische Schritte ergriffen, um die E-Mail-Flut einzudämmen. Sie gehören zur steigenden Zahl amerikanischer Unternehmen, die „No-E-Mail-Fridays“ eingeführt haben. Andere Beispiele sind die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche und der Mobilfunkanbieter U.S. Cellular. Dabei wird den Mitarbeitern das Versenden von E-Mails untersagt – jedenfalls wenn sie an interne Kollegen gerichtet sind; E-Mail-Verkehr mit Kunden und anderen externen Parteien ist erlaubt. PBD hat die Politik im vergangenen Jahr für alle 275 Mitarbeiter des Unternehmens eingeführt. Intel hat im Oktober einen Test der „No E-Mail Fridays“ bei einer Gruppe von 150 Ingenieuren gestartet, also einem kleinen Teil der weltweit mehr als 90 000 Mitarbeiter. Das Projekt ist zunächst einmal auf rund ein halbes Jahr begrenzt.

          47 E-Mails täglich

          Die Nutzung von E-Mails in Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren gewaltig erhöht. Das kalifornische Marktforschungsinstitut Radicati schätzt, dass jeder Mitarbeiter in diesem Jahr 47 E-Mails täglich am Arbeitsplatz verschickt. Das würde einem Anstieg von 27 Prozent gegenüber 2006 entsprechen. Eine Studie der University of Glasgow ergab, dass Beschäftigte bis zu 40 Mal in der Stunde ihr E-Mail-Programm aufrufen. Mehr als ein Drittel der Befragten fühlte sich gestresst von dem E-Mail-Aufkommen, das sie zu bewältigen haben. Das Marktforschungsinstitut IDC erwartet, dass in diesem Jahr auf der ganzen Welt jeden Tag 97 Milliarden E-Mails verschickt werden – wobei 40 Milliarden auf unerwünschte Werbebotschaften entfallen. Bei Intel werden einer Umfrage zufolge 30 Prozent aller E-Mails als unnötig erachtet.

          „Mitarbeitern fällt es bei dieser Flut an E-Mails immer schwerer, abzuschalten“, sagt Nancy Flynn, Executive Director der Personalberatungsgesellschaft Epolicy Institute, die zu den Verfechtern einer Reduzierung des E-Mail-Verkehrs in Unternehmen gehört. Mit dem Vormarsch des Blackberry und anderen Handys mit E-Mail-Funktion hat sich das noch verschärft. Diese Geräte haben die E-Mail mobil gemacht, und Mitarbeiter können damit überall und jederzeit Nachrichten senden und empfangen.

          Auf den Punkt kommen

          Es geht aber nicht nur um den Stressfaktor, sondern auch um die Produktivität: PBD hat die „No E-Mail Fridays“ nach Angaben einer Sprecherin mit der Begründung eingeführt, viele Dinge ließen sich im persönlichen Gespräch schneller klären. Es sei mit E-Mails oft zeitraubender oder werde sogar bewusst vermieden, auf den Punkt zu kommen. Nancy Flynn von Epolicy weist außerdem auf die Gefahr von Missverständnissen hin, weil bei der E-Mail Elemente der Kommunikation wie Körpersprache und Tonfall fehlen.

          Die „No-E-Mail-Fridays“ werden nicht überall gleich streng gehandhabt. Intel erlaubt den 150 Ingenieuren, E-Mails an Mitarbeiter außerhalb der Gruppe zu senden. Wenn es wirklich notwendig ist, gilt auch eine E-Mail innerhalb der Gruppe als akzeptabel. „Aber soweit es geht, werden die Leute aufstehen und über den Gang laufen oder zum Telefonhörer greifen“, sagt der in das Projekt eingebundene Intel-Ingenieur Nathan Zeldes. Intel geht es darum, das Bewusstsein für eine bessere Kommunikation der Mitarbeiter untereinander zu schärfen.

          Die 25-Cent-Strafe

          PBD war strikter als Intel. Hier mussten Mitarbeiter nach Einführung der Regel eine symbolische Strafe von 25 Cent zahlen, wenn sie an Freitagen E-Mails an Kollegen verschickten und dabei erwischt wurden. Nach Angaben einer Sprecherin sind dabei etliche 25-Cent-Münzen zusammengekommen. „Es ist nicht so leicht, mit alten Gewohnheiten zu brechen“, sagt sie. Offenen Widerstand gegen die Initiative habe es aber nicht gegeben. Das E-Mail-Aufkommen sei deutlich gesunken, und es seien viel mehr Menschen auf den Gängen im persönlichen Gespräch zu beobachten. „Wir merken das auch an anderen Tagen als an Freitagen. Die Menschen gehen allgemein bewusster mit E-Mails um.“ Die 25-Cent-Strafe wurde mittlerweile wieder abgeschafft. Bei Intel stößt die Aktion auf ein zwiespältiges Echo, wie Zeldes zugibt. Konkrete Angaben zum Erfolg will er erst nach einer Auswertung am Ende des Projekts machen.

          Intel experimentiert unterdessen noch weiter, um die Produktivität seiner Ingenieure zu erhöhen. Durch das Projekt „Quiet Time“ mit 300 Ingenieuren soll die Kommunikation verringert werden. An Dienstagen sollen sich die Ingenieure den ganzen Morgen lang abschotten, um in Ruhe arbeiten zu können. In dieser Zeit gibt es keine Besprechungen, Anrufe werden direkt auf den Anrufbeantworter umgeleitet, auch das E-Mail-Programm wird abgeschaltet. Letztlich haben beide Projekte von Intel nach den Worten von Zeldes den gleichen Hintergrund: „Man ist einfach weniger kreativ, wenn man ständig unterbrochen wird.“

          Weitere Themen

          Warum nachhaltiges Investieren so schwer ist Video-Seite öffnen

          Greenwashing : Warum nachhaltiges Investieren so schwer ist

          Grüne Investitionen erobern die Finanzmärkte. Mehr als 300 Milliarden Dollar flossen 2020 in „nachhaltige“ Anlagen und brachen damit den Rekord des Vorjahres. Doch wirklich "grün" zu investieren, ist schwieriger als es klingt.

          Topmeldungen

          Israelische Polizisten bei einer Demonstration am 12. Mai in Lod

          Ausschreitungen in Israel : „Es geht ihnen nicht um Koexistenz“

          Nach den Unruhen in Jerusalem ist die Gewalt in vielen gemischten Orten in Israel eskaliert. Besonders schlimm war es in Lod, einer Achtzigtausend-Einwohner-Stadt, in der jeder Dritte einen arabischen Hintergrund hat.
          Streitobjekt in der Klimadebatte: Lufthansa-Flugzeug landet in Frankfurt.

          Klimadebatte : Der Zug ist im Inland günstiger als der Flug

          Keine Inlandsflüge und keine Billigtickets mehr – mit diesen Forderungen wird Fliegen zum Wahlkampfthema. Dabei gibt es innerdeutsch schon jetzt fast keine Schnäppchen.

          Newsletter

          Immer auf dem Laufenden Sie haben Post! Abonnieren Sie unsere FAZ.NET-Newsletter und wir liefern die wichtigsten Nachrichten direkt in Ihre Mailbox. Es ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es erneut.
          Vielen Dank für Ihr Interesse an den F.A.Z.-Newslettern. Sie erhalten in wenigen Minuten eine E-Mail, um Ihre Newsletterbestellung zu bestätigen.