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Studie : Manager müssen 30.000 E-Mails im Jahr abarbeiten

30.000 Mal im Jahr dieselbe Ankündigung Bild: dpa

Sinnlose Besprechungen und massenhafte Emails kosten zu viel Zeit. Wie Konzerne es schaffen, sich vor allem mit sich selbst zu beschäftigen.

          Kaum ein Schlagwort haben internationale Konzerne in den vergangenen Jahren so verinnerlicht wie das der „Lean Production“: Bis ins kleinste Detail wurden die Abläufe in den Fabriken optimiert, Zeit und Geld gespart, indem Einkauf, Produktion und Lagerung gestrafft wurden. In den Führungsetagen der Unternehmen hingegen war genau das Gegenteil der Fall, wie eine neue Studie zeigt. Zur Lean Production gesellt sich sozusagen ein „Bombastic Management“.

          Julia Löhr

          Wirtschaftskorrespondentin in Berlin.

          Das Gefühl vieler Manager, einen Großteil ihrer Zeit mit dem Abarbeiten von – vielfach wenig erhellenden – E-Mails und Besprechungen zu verbringen, untermauert die Unternehmensberatung Bain & Company jetzt mit Zahlen. Jede Führungskraft erhält demnach im Schnitt 30.000 E-Mails im Jahr, so haben es die Berater nach einer Analyse der Abläufe in 17 Konzernen ausgerechnet. In den siebziger Jahren, also lange vor dem Einzug der Computer in die Büros, harrten dagegen nur 1000 Anfragen und Mitteilungen im Jahr der Bearbeitung.

          Die gesamte Belegschaft der Unternehmen verbringt aufs Jahr gerechnet rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Seit dem Jahr 2008 steige dieser Wert stetig, schreibt Bain. Je höher jemand auf der Karriereleiter gestiegen ist, desto ausgeprägter die Meeting-Manie: Ein Manager im Rang eines „Senior Vice President“ etwa sitze jede Woche mehr als 21 Stunden in Besprechungen. Die breite Masse der Belegschaft kommt immerhin noch auf neun Stunden.

          Viele Besprechungen fänden dabei allein aus Gewohnheit statt und nicht etwa, weil es einen konkreten Anlass gebe, moniert Bain. Kein Wunder, dass viele Teilnehmer das eine Übel nutzen, um das andere abzuschütteln: In einem der von den Beratern untersuchten Unternehmen tippte jeder fünfte Teilnehmer während einer Besprechung E-Mails. 20 Prozent der Besprechungszeit verbuchen die Berater als „low engagement hours“, sprich: als unproduktiv, dadurch entstehe einem 10.000-Mitarbeiter-Unternehmen im Jahr ein Schaden im Wert von 60 Millionen Dollar.

          Sanktionen für belanglose Besprechungen

          „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, sagt Bain-Partner Imeyen Ebong. Das Phänomen betrifft vor allem Konzerne, weniger die Mittelständler. In großen Organisationen würden sich im Zeitverlauf komplexe Mechanismen ausprägen, die einer ständigen „Wartung“ bedürften, wie die Berater es formulieren. Diese Zeit fehle dann in der Kundenarbeit. Eigentlich müssten für jeden Manager anderthalb zusätzliche Kräfte eingestellt werden, um allein die Arbeit abzutragen, die er zusätzlich verursacht.

          Das Thema sorgt in den Vereinigten Staaten schon seit einer Weile für Wellen. Einer der Redakteure des Journals „The Atlantic“ schlug kürzlich vor, wenn schon nicht das E-Mail-Aufkommen, so doch zumindest die Bearbeitungszeit zu senken: Er wünscht sich in Anlehnung an den gereckten Daumen, mit dem die Nutzer im sozialen Netzwerk Facebook Zustimmung zu den Beiträgen anderer signalisieren, eine Art „Cool, einverstanden“-Button in den einschlägigen E-Mail-Programmen.

          Die Bain-Berater empfehlen dagegen, für jedes Projekt konkrete Zeitbudgets festzulegen und sich an diese ebenso zu halten wie an die finanziellen Budgets. Das Ausmaß der verschwendeten Arbeitszeit müsse den Beteiligten zunächst bewusst werden, dann könnten Sanktionen für belanglose Besprechungen und Mails folgen. Vorerst aber gilt weiter das Bonmot von Management-Vordenker Peter Drucker: „Vieles von dem, was wir Management nennen, besteht darin, den Menschen die Arbeit schwerzumachen.“

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