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Karrieresprung : Wenn die Personalabteilung Service-Center wird

  • -Aktualisiert am

Viele Unternehmen fassen ihre Aktivitäten im Bereich Personal in so genannten Service Centern zusammen - eine Art internes Outsourcing. Was bringt das? Und wie geht man das erfolgreich an? Unsere Gastautoren Sabine Rachor und Tobias Plafky haben sich in zwei Studien genauer damit befasst.

          Human-Resources-Organisationen (HR-Organisationen) müssen unterschiedlichste Erwartungen erfüllen. Einerseits sollen sie die Personaladministration optimieren - also Reaktionszeiten und Fehlerquoten reduzieren, Kosten senken und Reportings verbessern. Andererseits sind sie zunehmend gefordert, das Linienmanagement als Business-Partner in strategischen Fragen zu unterstützen.

          Um diesen verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden, fassen immer mehr Unternehmen ihre operativen HR-Prozesse in so genannten „Shared Service Centers“ (SSC) zusammen. Unter dem Begriff „Shared Services“ wird dabei im Regelfalle die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen verstanden. Dabei werden gleichartige Prozesse aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zusammengefasst und von einer zentralen Stelle erbracht. Diese Stelle wird dann „Shared Service Center“ genannt. Die Abteilungen, die die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen in einer Art Kunden-Dienstleister-Verhältnis zum SSC. Im Unterschied zum Outsourcing, bei dem externe Dienstleister mit einer Dienstleistung beauftragt werden, handelt es sich bei der Shared-Service-Konstruktion um eine Art internes Outsourcing.

          Das Beratungsunternehmen Hewitt hat zwei Studien erarbeitet, die die Erfolgsfaktoren und Vorteile dieser Organisationsform, aber auch die Hürden auf dem Weg zur neuen HR-Struktur beschrieben. Hier sind die wichtigsten Ergebnisse dokumentiert:

          1. HR Shared Service Centers (HR SSC) sind weit verbreitet

          Das Modell der HR SSC, das in den achtziger Jahren aus den Vereinigten Staaten nach Europa gekommen ist, hat sich in vielen deutschen und europäischen Unternehmen bereits seit längerem etabliert. Insbesondere Unternehmen mit mehr als 50.000 Beschäftigten haben in den vergangenen Jahren Ihre operativen HR-Strukturen neu ausgerichtet, HR Shared Services eingeführt und weiter entwickelt. Die meisten HR SSC dieser Unternehmen befinden sich bereits in der Wachstums- oder Reifephase. Aber auch Unternehmen mit weniger als 50.000 Beschäftigten tendieren mehr und mehr zu HR SSC, sind jedoch hinsichtlich der Verbreitung und Entwicklungsphase weniger weit fortgeschritten. Insgesamt zeigt sich aus unserer Projekterfahrung, dass die Unternehmensgröße, ab der sich die Einführung von HR SSC lohnt, weiter gesunken ist, und mittlerweile bei 5000 - 10.000 Mitarbeitern liegt.

          2. HR SSC steigern die Qualität und senken die Kosten

          Wie die Studienergebnisse zeigen, haben sich HR SSC als ein bewährtes Mittel etabliert, um die Qualität sowie den Wertschöpfungsgrad der HR-Arbeit zu steigern. Auch die Kundenzufriedenheit der Geschäftsbereiche nimmt nach der Einführung der HR SSC zu. Während Mitarbeiter und Führungskräfte in der Einführungs- und Testphase oft noch unzufrieden mit den HR-Leistungen sind, weil sich die neuen Strukturen erst etablieren müssen, verbessert sich die Zufriedenheit in der Wachstums- und Reifephase deutlich.

          In den meisten Fällen konnten durch die Einführung zudem Kosteneinsparungen realisiert werden. Die meisten befragten Unternehmen (86 Prozent) haben HR SSC eingeführt, um Kosten zu sparen - und mehr als zwei Drittel haben diese Einsparungsziele auch erreicht: 70 Prozent konnten ihre jährlichen HR-Kosten um mehr als zehn Prozent senken, was aufzeigt, welches Effizienzpotential, durch diese Organisationsform realisiert werden kann.

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