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Computerpannen : Viel Ärger mit Excel

Quell des Ärgers: Microsoft Excel Bild: Screenshot F.A.Z.

Auf fast jedem PC der Welt läuft das Programm Excel von Microsoft. Schön für den Konzern, schwierig für die Menschheit – denn Excel hält für uns so einige unerwartete Tücken im Büroalltag bereit.

          6 Min.

          Eine der größten Pannen im Umgang mit der Corona-Seuche hat sich im britischen Gesundheitssystem ereignet. Schuld waren nicht etwa Politiker, die das Virus falsch eingeschätzt haben; schuld waren nicht Virologen, die den Politikern schlechten Rat gegeben ha­ben; schuld waren weder renitente Impfgegner noch verantwortungslose Partygänger. Schuld war das Computerprogramm Excel von Microsoft.

          Sebastian Balzter
          Redakteur in der Wirtschaft der Frankfurter Allgemeinen Sonntagszeitung.

          Mitarbeiter der Gesundheitsbehörden hatten Excel benutzt, um nach positiven Corona-Tests die Kontaktnachverfolgung zu organisieren. Schließlich hatten sie Excel seit jeher für alles Mögliche eingesetzt. Das Programm ist ein Tausendsassa für Listen, Rechenauf­gaben und Diagramme aller Art. Nur wa­ren auf dem Amt wohl nie zuvor mehr als 64.000 Einträge in ein und derselben Arbeitsmappe nötig gewesen. Sonst hätten die Leute gleich gewusst, dass ihre Version des Programms nicht mehr Zeilen je Mappe annimmt und jeder weitere Eintrag dazu führt, dass eine andere Zeile samt Inhalt verschwindet. So aber vergingen im vergangenen Herbst Tage, bis das auffiel. Rund 16.000 Infizierte wurden mit Verspätung über ihr positives Testergebnis unterrichtet und nach ih­ren Kontaktpersonen befragt.

          Etwa 750 Millionen Menschen nutzen Excel

          Wer selbst schon einmal zu Hause oder im Büro über Excel geflucht hat, weil es partout nicht so funktionieren wollte wie erhofft, mag erst einmal bloß mitgefühlt oder auch geschmunzelt haben, als diese Meldung aus Großbritannien die Runde machte. Dann rechneten zwei Forscher die verheerenden Folgen der Fehler hoch. Die Verzögerung hat demnach zu rund 125.000 zusätzlichen Infektionen geführt, von denen 1500 tödlich ausgegangen sein dürften. Deutschland ist von einer vergleichbaren Panne bisher verschont ge­blieben. Obwohl auch hierzulande einige Gesundheitsämter Excel nutzen.

          Das Beispiel zeugt davon, wie groß der Einfluss von Software auf unser Leben ist. Keine andere Software prägt den Arbeitsalltag von vielen Millionen Menschen so sehr wie Excel. Genaue Verkaufs- und Li­zenzzahlen verrät Microsoft nicht; Fachleute gehen davon aus, dass mindestens 750 Millionen Menschen auf der Welt das Programm nutzen. Für den Hersteller ist das ein fabelhafter Erfolg. Für die Menschheit insgesamt fällt das Urteil nicht so eindeutig aus. Und zwar nicht nur wegen der Corona-Panne.

          Alles andere als fehlerfrei

          „Wenn ein einzelnes Programm so weit verbreitet ist, bereitet mir das immer latente Bauchschmerzen“, sagt der Informatik-Professor Christian Dörr, der am Hasso-Plattner-Institut (HPI) in Potsdam „Cyber Security and Enterprise Security“ lehrt. Allerdings geht es bei Excel in der Praxis weniger darum, dass Hacker massenweise Daten klauen. Sondern darum, welche Folgen Macken im Programm oder Bedienungsfehler haben können. Microsoft verweist auf fortlaufende Verbesserungen. Und ob den Hersteller eine moralische Schuld an dem trifft, was unkundige Nutzer mit dem Programm anstellen, darüber kann man lange streiten. Aber wie oft gehen wohl Informationen verloren, weil die Leute wie die Mitarbeiter im britischen Gesundheitssystem nichts von den Begrenzungen der Software ahnen? Wie oft stimmt das Ergebnis einer Rechnung nicht, weil irgendwo in der Mappe eine fehlerhafte Formel steckt? Wie oft ist in den Tiefen der Menüs ein Häkchen gesetzt, das zu falschen Schlüssen mit weitreichenden Folgen verleitet?

          Man muss die Antwort nicht bloß ins Blaue schätzen, es gibt eine belastbare Untersuchung dazu: In Amerika hat die Justiz rund 500.000 geschäftliche E-Mails von Mitarbeitern des Energieversorgers Enron veröffentlicht, nachdem 2001 ein skandalöser Betrugsfall in dem Konzern aufgeflogen war. In den Anhängen fanden sich gut 35.000 Excel-Dateien. Fachleute haben sie sich ge­nauer angeschaut und herausgefunden, dass jede vierte Datei mindestens einen solchen Fehler enthielt; oft waren es Hunderte in einer einzigen Tabelle.

          Excel kam erstmals 1985 in die Läden

          Keine Frage, auch andere Computerprogramme verdienen Kritik. Der inflationäre Gebrauch von Powerpoint-Folien etwa tut der Beredsamkeit, Gedankenschärfe und Konzentrationsspanne in den Betrieben gewiss nicht gut. Mit Excel aber ist es ernster. Manager verlassen sich auf Excel-Kalkulationen, wenn sie über In­vestitionen und Entlassungen entscheiden. Und an den Finanzmärkten werden die Risiken von Milliardengeschäften mithilfe von Excel-Tabellen bewertet. Hier geht es also um harte Währung, um Zahlen und Finanzen.

          Dafür war das Programm von Anfang an gedacht. Die erste Version kam am 30. September 1985 in die Läden, auf Disketten. Damals war Microsoft, heute an der Wall Street mit knapp 2 Billionen Dollar bewertet, noch nicht mal an der Börse. Excel war Chefsache, Unternehmensgründer Bill Gates schaute den Programmierern immer wieder persönlich über die Schulter. Er ahnte, was für ein Potential in der Idee steckte, Buchhaltern, Controllern und Wirtschaftsprüfern das Leben leichter zu machen. Denn das tat Excel: Die Software ersetzte die großen Papiertabellen, auf denen bis dahin die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens mühsam mit Bleistift und Ra­diergummi notiert, addiert oder subtrahiert wurden – daher der Gattungsname Tabellenkalkulation für diese Art von Software.

          Excel wird für Aufgaben verwendet, für die es nicht taugt

          Gates hatte die Idee dazu nicht als Erster. Excel lief Konkurrenten wie Visicalc und Lotus 1-2-3 aber schnell den Rang als Marktführer ab. Das war nicht nur für Microsoft ein Meilenstein. Fachleute wie Christian Dörr vom HPI halten es sogar für möglich, dass der PC ohne die Verbreitung von Tabellenkalkulationen kaum zur Standardausstattung von Büroarbeitsplätzen geworden, sondern eine Spielerei für Freaks geblieben wäre.

          Heute sind wir viel weiter. Doch das ist kein Grund zur Beruhigung. Excel wird längst nicht mehr nur von Buchhaltern, Controllern und Wirtschaftsprüfern ge­nutzt. Die Entscheidung, es im Paket mit anderer Büro-Software unschlagbar günstig auf viele Rechner mit dem Betriebssystem von Microsoft zu packen, hat sich als geniale Vertriebstaktik erwiesen. Um das einst für Spezialisten erdachte Programm kommt kaum jemand, der in einem Büro arbeitet, überhaupt noch herum. Es wird auch längst nicht mehr bloß als Werkzeug zum Zahlenknacken eingesetzt. Mit ein paar Klicks und etwas gutem Willen lässt sich Excel für alle erdenklichen Zwecke zurechtbiegen, dafür ist nicht einmal ein Volkshochschulkurs nötig. Darin liegt der Charme, darin besteht aber auch das Problem. An Excel werkeln viele Leute herum, die es lieber nicht tun sollten; trotzdem vermitteln Excel-Tabellen mit ihrer grau-grünen Optik einen buchhaltermäßig professionellen Eindruck. Au­ßerdem wird Excel weithin für Aufgaben genutzt, für die es nicht taugt. HPI-Professor Dörr drückt es so aus: „Wenn ich nur einen Hammer habe, dann sehe ich überall Nägel. Auch wenn es Schrauben sind.“

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          Excel ist, um im Bild zu bleiben, ebendieser Hammer. Wozu dessen un­sachgemäßer Einsatz führt, wissen diejenigen, die den Schaden hinterher re­parieren. Von versehentlich unsichtbar gemachten Daten, von unheilvoll miteinander verbundenen Zellen, von un­bedacht eingegebenen Plus- oder Mi­nuszeichen und von handgestrickten Rechenformeln mit eingebauter Fehlerquelle berichtet Michael Kulozik, der technische Leiter des Software-Systemhauses Your Admins aus Fulda, das nach eigener Auskunft rund 150 Steuerkanzleien und noch einmal so viele Indus­triebetriebe zu seinen Kunden zählt. Ein Excel-Notruf je Woche gehe im Schnitt bei ihnen ein, sagt Kulozik. Die Suche nach den Ursachen könne Tage dauern – je nachdem, wie tief sie in den Arbeitsmappen verborgen sind. „Häufig entstehen Schwierigkeiten, weil das Programm als Datenbank missbraucht wird“, sagt Kulozik. „Wenn wir auf ei­ne zwei Gigabyte große Tabelle stoßen, die mit anderen Tabellen verknüpft ist, womöglich sogar aus anderen Abteilungen, stecken darin fast zwangsläufig Fehler.“

          Vor den schlimmsten anzunehmenden Excel-Unfällen wissen sich größere Un­ternehmen heute einigermaßen zu schützen. Wo es ans Eingemachte geht, in der Finanz- und Steuerbuchhaltung, setzen sie Programme ein, die den Nutzern we­niger Freiheiten lassen und deshalb ro­buster sind als Excel. So berichtet es Roland Werner, Partner für „Finance Transformation“ der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PWC. „Nur so bekommt man über mehrere Länder und Abteilungen hinweg zuverlässig ho­mogene Daten hin“, sagt Werner. „Das ist die stabile Grundlage, auf der man dann auch Excel wieder nutzen kann.“

          Übung zu den Tücken von Excel wären sinnvoll

          Dazu passt, dass Microsoft für die nächste Version von Excel eine Funktion für die private Geldverwaltung angekündigt hat. Das lässt sich als Reaktion auf die wachsende Skepsis in den Firmen in­terpretieren. Doch es spricht einiges da­für, dass die Konzerne mit ihrer Einhegung der allgegenwärtigen Tabellen­kal­kulation einen Vorsprung vor anderen Arbeitswelten haben, die ebenfalls zu Excel-Biotopen geworden sind.

          Wissenschaftler etwa speichern die Er­­gebnisse ihrer Experimente zuhauf in Excel-Mappen ab und teilen sie dann mit ihren Kollegen. Was dabei passieren kann, hat die Zunft der Genforscher vergangenes Jahr erfahren. Die Gene mit den Namen MAR1 und SEP1 wurden von Excel so hartnäckig in die Datumsangaben „1. März“ und „1. September“ umformatiert, bis das dafür zuständige internationale Komitee ihnen und zwei Dutzend anderen Genen neue Excel-sichere Bezeichnungen verpasste. Das ging leichter, als der Software die Verschlimmbesserung auszutreiben.

          „Solche Excel-Fehler tauchen in Forschungsarbeiten immer wieder auf“, sagt Stefan Wiemann, der im Deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg die Ab­teilung für Molekulare Genomanalyse leitet. „Die Angaben aus diesen Tabellen werden aber gründlich überprüft, ehe sie in öffentlich zugängliche Forschungsdatenbanken aufgenommen werden. Deshalb sind die Konsequenzen solcher Fehler überschaubar“, beschwichtigt Wiemann. „Eine verpflichtende Übung zu den Tücken von Excel wäre für Erstsemester bestimmt trotzdem sinnvoll.“

          Besser noch: gleich für alle Schulabgänger im Land. Man muss schließlich nicht erst studieren, um es später mit Excel zu tun zu bekommen. In der Verwaltung etwa breitet sich der Klassiker auch gut 35 Jahre nach seiner Premiere noch schwungvoll aus, allen warnenden Beispielen zum Trotz. Victor Perli, Abgeordneter der Linkspartei, fragt die Bundes­regierung regelmäßig, was sie für Microsoft-Software ausgibt: 2015 waren es 43 Millionen Euro, 2017 schon 74 Millionen und 2020 rund 178 Millionen Euro. Für alle, denen diese drei Zahlen nicht deutlich genug sind: Excel macht daraus im Handumdrehen ein schickes Schaubild.

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