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Der Moment ... : ... in dem mal wieder das Postfach voll ist

Wer sein E-Mail-Postfach nicht unter Kontrolle hat, hat auch sein Leben nicht im Griff – oder? Bild: AFP

Wer sein E-Mail-Postfach nicht unter Kontrolle hat, hat auch sein Leben nicht im Griff – oder? Über den Moment, in dem der digitale Briefkasten mal wieder überquillt.

          3 Min.

          Dass ich diese Nachrichten bekomme, sollte ich eigentlich niemandem erzählen. „Ihr Postfach ist fast voll.“ „Bald können Sie keine neuen Nachrichten mehr senden oder empfangen.“ „Bitte seien Sie so nett, die Größe Ihres Postfachs zu verringern.“ Am Anfang kommen sie ab und zu, dann in immer kürzeren Abständen. Digitale Eskalation. Ich beeile mich jedes Mal sehr, sie zu löschen. Kleinlaut, beschämt, so wie damals in der Schule nach einer verheerend ausgefallenen Chemie-Abfrage an der Tafel. Setzen, Sechs.

          Anna-Lena Ripperger

          Redakteurin in der Politik.

          Dabei ist die Situation im Vergleich zu früher ziemlich komfortabel. Von der eigenen Unfähigkeit bekommt erst mal niemand etwas mit – solange man den Konflikt mit dem Speicherplatz nicht auf die Spitze treibt und andere per Fehlermeldung über das eigene Postfach-Versagen informiert werden.

          Denn ein Versagen ist es. Wer seine E-Mails nicht unter Kontrolle hat, hat auch sein Leben nicht im Griff. Die automatisch generierten, neutral bis nett formulierten Warnmeldungen senden eigentlich die Botschaft: Du bist ein Digital-Messie und wahrscheinlich kannst Du auch außerhalb dieses Postfachs nicht zwischen „wichtig“ und „wegschmeißen“ unterscheiden. Ein Vorwurf, der – betrachtet man den Zeitungsstapel neben meinem Couchtisch – nicht komplett unbegründet ist.

          Dabei gibt es ja einfache Regeln („Kündigen Sie Newsletter“, „E-Mails behandelt man am besten wie heiße Kartoffeln: Man nimmt sie nur einmal kurz in die Hand“) und sogar Ratgeberliteratur („Get Your Inbox Down To Zero“, „Praxishandbuch Outlook-Organisation“). Aber was so einfach klingt, ist für mich jedes Mal ein riesiges Dilemma. Woher soll ich wissen, ob ich die Infos der Kollegen übermorgen nicht vielleicht doch brauche? Ob ich den hintergründigen Newsletter nicht doch noch lese? Ob ich irgendwann irgendwem nachweisen muss, wie eine Entscheidung zustande kam und welche Rolle ich dabei gespielt habe? So entsteht der erste E-Mail-Berg.

          Perfektionismus und Aufschieberitis

          Dann ist da das Antworten-Problem: Wenn sich liebe Menschen melden oder man komplizierte Anfragen bekommt; wenn man erst mal keine Zeit zum Schreiben hat oder erst noch Informationen sammeln muss; wenn man deshalb gerne ausführlicher antworten würde und es dann weiter aufschiebt. So entsteht E-Mail-Berg zwei.

          Oft ist das Problem auch viel banaler: Der Arbeitstag ist zu Ende, ich will zum nächsten Termin (oder einfach nur aufs Sofa) und fahre den Rechner runter. Das Löschen überflüssiger E-Mails verschiebe ich auf den nächsten Tag. Und wenn der dann da ist, sind noch mehr Mails dazugekommen – und neue Aufgaben, die plötzlich viel dringender erscheinen als das digitale Aufräumen. So vermüllt nun auch der letzte Rest Speicherplatz.

          Richtig cool ist dieser Umgang mit Mails nur in jenen seltenen Momenten, wenn Kollegen nach einer wichtigen Nachricht suchen, die sie voreilig gelöscht haben – und ich sie in wenigen Sekunden zu Tage befördere. Wusst' ich’s doch, dass ich die noch brauchen würde.

          Viel öfter kommt es aber vor, dass ich mich gerne unter meinem Schreibtisch verkriechen würde. Nämlich dann, wenn Kollegen zufällig einen Blick auf die Zahl in der linken oberen Ecke meines Postfachs erhaschen: 822 ungelesene Mails.

          Sind wir die heimlich hortende Mehrheit?

          Klar, ich könnte einfach jeden Morgen auf „Alles als gelesen markieren“ klicken. Aber beim Bewältigen der E-Mail-Flut hilft das auch nicht wirklich weiter. Dann fällt nämlich noch ein Sortierkriterium weg, das relevant werden könnte, sobald die „Ihr Postfach ist fast voll“-Meldungen wiederkommen. (Ordner mit Namen wie „Alter Posteingang“, „Sortieren!“ oder „Noch lesen“, in die ich in schwachen Momenten E-Mail-Berge versenkt habe, gibt es schon genug.)

          Meine Scham verwandelte sich erst dann langsam in Selbsttoleranz, als ich ein paar fremde volle Postfächer beobachten konnte. Wie ich müssen deren Besitzerinnen und Besitzer sich regelmäßig Postfach-Luft verschaffen. Wie ich stolpern diese Freunde und Kollegen manchmal in peinliche Situationen, weil sie keine Mails mehr empfangen können, auf falsche antworten oder am Morgen erst mal länger damit beschäftigt sind, sich arbeitsfähig zu machen.

          Vielleicht sind wir Postfach-Messies gar nicht die Ausnahme, denke ich inzwischen. Vielleicht sind wir die heimlich hortende Mehrheit. Und vielleicht haben wir vom E-Mail-Management viel mehr verstanden als alle Aufräum-Gurus da draußen. Denn wir Verschwenden erst dann Zeit mit der Löscherei, wenn es überlebensnotwendig ist.

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