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Abrechnung per Knopfdruck : 350 Millionen Euro pro Monat für Rezepte

  • -Aktualisiert am

In Ordnung bringen: Vincenzo Vassallo bedient eine Maschine, mit der Rezepte sortiert werden. Bild: Marcus Kaufhold

Als „Blackbox“ sieht sich das Apothekenrechenzentrum in Darmstadt, das Arzneimittelrezepte mit den Krankenkassen abrechnet. Patienten bekommen davon nichts mit – wegen der Sicherheitsauflagen auch sonst niemand.

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          Ein Knopfdruck reicht aus, dann rattert die große, weiße Maschine los. Mehrere hundert Arzneimittelrezepte rasen über das Laufband des Beleglesers – allein in den wenigen Sekunden, bis Vincenzo Vassallo das Gerät wieder stoppt. Sie werden einzeln eingezogen, markiert, gescannt und am Ende sortiert. Vassallo ist als sogenannter Operator zuständig für die drei eindrucksvollen Kästen, die im Erdgeschoss des Apothekenrechenzentrums in Darmstadt stehen. Jeder von ihnen ist knapp sechs Meter lang. „Alles Sonderanfertigungen, die genau an unsere Bedürfnisse angepasst sind“, sagt Dirk Arnold.

          Gemeinsam mit Vassallo und seinem Kollegen Michael Röhr steht der Leiter der Kundenbetreuung vor einem der Belegleser und präzisiert den Arbeitsablauf. „Die Rezepte werden vor dem Scan mit einem Barcode sowie einem alphanumerischen Code versehen, um sie später wieder identifizieren zu können“, sagt Arnold. Ohne die technische Hilfe könnte das Apothekenrechenzentrum seine Aufgabe kaum bewerkstelligen: Bis zu fünf Millionen Rezepte im Wert von mehr als 350 Millionen Euro werden dort pro Monat abgerechnet.

          Konkurrenz unter Rechenzentren

          In diesem Jahr feiert das Unternehmen Jubiläum. Vor exakt 50 Jahren haben die Vermögensverwaltungsgesellschaften der Apothekerverbände in Hessen und Rheinland-Pfalz das Rechenzentrum gegründet, um ihren Mitgliedern eine lästige bürokratische Arbeit abzunehmen. Inzwischen ist die Zahl der Gesellschafter gestiegen: Erst ist der saarländische Apothekerverein hinzugekommen, später noch der thüringische. Bundesweit hat das Unternehmen nun etwa 2500 Kunden und kümmert sich mit rund hundert Mitarbeitern um deren Belange. Im Kern ist das Rechenzentrum als Dienstleister dafür zuständig, bei den Krankenkassen das Geld einzuholen und es auf die Konten der Apotheken zu überweisen. Der Patient bekommt davon zumeist nichts mit, weshalb Röhr das Unternehmen als „Blackbox“ bezeichnet.

          Außer dem Betrieb im Darmstädter Industriegebiet gibt es 16 weitere Rechenzentren, die alle in Konkurrenz zueinander stehen. Die Kunden unter diesem Gesichtspunkt anzulocken erfordert eine besondere Strategie. Arnold und seine Kollegen setzen auf verbindliche Versprechen: „Wir sichern den Kunden den genauen Tag zu, an dem sie das Geld wieder auf ihrem Konto haben“, sagt der Leiter der Kundenbetreuung. „Das ist unser Bonus.“ Um dieses Versprechen dauerhaft halten zu können, habe man einige technische Vorkehrungen getroffen.

          Eine davon steht im Keller des Gebäudes, genauer gesagt im Batterieraum. In den Anfangszeiten reichte den Bedürfnissen des Rechenzentrums noch eine Etage. „Oben war zum Beispiel die Staatsanwaltschaft untergebracht“, erzählt Arnold. Mit dem Wachstum des Unternehmens ist auch die benötigte Fläche gestiegen. Nun sind die Mitarbeiter in sämtlichen Stockwerken untergebracht.

          Datenschutz hat Priorität

          Auf dem Weg in den Keller wird Arnold kurz aufgehalten. An einem Nebeneingang stehen vier Männer und noch mehr große, silberne Kisten. Sie sehen aus wie Mülltonnen – und sind es im Grunde auch. „Darin waren Unterlagen, die noch hier vor Ort geschreddert werden“, sagt Arnold. Ein ausgezeichneter Datenschutz ist eine der größten Maximen des Rechenzentrums.

          Ein paar Treppenstufen abwärts, hinter einer weißen Stahltür, versteckt er sich nun: der Batteriekeller. Links hinten in der Ecke, vorbei an einer Menge ausrangierter Computer, steht das Herzstück der Stromversorgung. Ein schwarzer Schrank und daneben ein Regal mit 40 Batterien, damit dem Unternehmen und besonders den Online-Diensten nie der Saft ausgeht. „Wenn der Strom mal ausfallen sollte, gehen die Batterien sofort an und überbrücken die Zeit, bis das Notstromaggregat anspringt“, erläutert Arnold.

          Zurück im Erdgeschoss, bei Operator Vassallo. Er überwacht das Scannen der Rezepte den ganzen Tag lang. Auf dem Belegleser stehen zwei Bildschirme und einer links neben der Maschine. „Die ersten beiden sind dafür da, um diverse Sortierprogramme zu laden“, sagt Vassallo. „Auf dem dritten“, ergänzt Arnold, „erscheint jedes fünfzigste Exemplar zur Kontrolle.“ Die Geräte werden gepflegt, laufen niemals zwei Tage in Folge. Nach jeder Nutzung kommt ein Techniker und wartet sie. Damit sich kein Papierstaub ansetzt, wird mit Pressluft gereinigt. Auch der Raum weist eine Besonderheit auf. „Wir haben hier immer eine Luftfeuchte von 48 Prozent und stets dieselbe Temperatur, weil sich das Papier so am besten verarbeiten lässt“, sagt Arnold. An der Decke sind Absauganlagen angebracht, die frische Luft kommt aus dem Boden.

          Umfassende Plausibilitätsprüfung

          Wenige Meter links des Beleglesers herrscht reges Treiben. Gerade werden neue Rezepte angeliefert. Ein Subunternehmen steuert jede Apotheke zweimal im Monat an und bringt die Zettel ins Rechenzentrum. Diesmal ist es ein blauer Wagen, der vor der Tür hält. Verpackt sind die Rezepte in kleinen Plastikkartons, die alle mit einer Plombe versiegelt sind. Auch hier steht die Sicherheit über allem. Auf der anderen Seite lagern schon sortierte Rezepte in Pappkartons; sie werden in dieser Form an die Krankenkassen verschickt.

          Mindestens ebenso wichtig wie die Vorgänge im Erdgeschoss ist allerdings auch die Arbeit in den Büros der oberen Etagen. Dort beraten Mitarbeiter anrufende Kunden, werden Rezeptinformationen manuell ergänzt, wenn der Belegleser an seine Grenzen kommt. „Das kann mangels Qualität der Rezepte sein oder weil die Arztunterschrift ins Feld des Apothekers hineinreicht und einzelne Ziffern unleserlich macht“, sagt Arnold. Zudem werden die Rezepte mehrfach auf ihre Plausibilität geprüft. Denn die Aufgabe des Rechenzentrums ist es auch, Apotheken vor Fehlern zu bewahren. Haben die Rezepte Makel, zahlt die Krankenkasse nicht. Zum Beispiel, wenn die Arztunterschrift fehlt oder der Patient ein falsches Medikament – wenngleich mit dem korrekten Wirkstoff – erhalten hat.

          Online-Service für Apotheken und deren Kunden

          Um den Kontakt mit den Apotheken zu vereinfachen, hat das Unternehmen eine Online-Plattform eingerichtet, die natürlich gegen Ausspähversuche gesichert ist. „Dort können Apotheker die ganze Woche lang zu jeder Zeit hineinschauen. Es werden mögliche Fehler angezeigt, zudem können die Rezepte darüber zurückgefordert werden“, sagt Arnold. Am Ende des Prozesses, der sich jeden Monat wiederholt, steht die Abrechnung. Wenn alle Rezepte digitalisiert und geprüft sind, sendet der Betrieb die fehlerhaften Exemplare an die jeweilige Apotheke zurück. „Das sind immer zwischen 8000 und 10.000 Stück“, sagt Arnold. Die übrigen knapp fünf Millionen werden abgerechnet. „Die Kostenträger erhalten dann Rechnungen und Daten, die Apotheke bekommt eine aussagekräftige Monatsabrechnung, in der auf Wunsch auch diverse Statistiken enthalten sind.“

          Doch inzwischen ist das Rechenzentrum nicht mehr nur ein reiner Dienstleister für die Apotheken, sondern wendet sich mit einer App neuerdings auch an Endkunden. „Apojet“ heißt das Produkt, mit dem Privatpersonen ihr Rezept einscannen und digital an die Apotheke ihres Vertrauens übermitteln können, um prüfen zu lassen, ob das entsprechende Medikament verfügbar ist. „Das erspart den Leuten den zweiten Weg“, sagt Arnold und verweist auf die besondere Sicherheit der App. „Die Server stehen hier in Darmstadt.“

          Die Kernkompetenz umfasst allerdings weiterhin das Abrechnen. Am Anfang dieses Prozesses steht ein Knopfdruck. Dann rattert der Belegleser los.

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