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E-Mail-Flut : Setz mich bloß nicht in Cc!

Spam: Viel zu viele Menschen antworten per E-Mail viel zu vielen Menschen viel zu oft auf viel zu viele Nachrichten. Bild: Screenshot / F.A.Z.

Wer E-Mails schreibt, verfährt oft nach dem Prinzip: Je mehr Empfänger, desto besser. Doch das stößt nicht immer auf pure Freude. Und es kann teuer werden.

          5 Min.

          Stephan W. hat genug. Früher hat er sich noch redlich darum bemüht, der anwachsenden Flut von E-Mails Herr zu werden, hat jede einzelne Nachricht gelesen und, wenn nötig, auch beantwortet. Doch dann wurden es immer mehr, inzwischen ist die Flut nicht mehr zu bewältigen. Denn mittlerweile bekommt er nicht mehr nur die elektronische Post, die direkt an ihn gerichtet ist, sondern auch die seiner Kollegen, Projektpartner, manchmal ganzer Abteilungen. Seine E-Mail-Adresse rutscht in diesen Fällen dann von der A- herunter in die C-Ebene. Im berüchtigten Abschnitt „Cc“ (carbon copy) geht die E-Mail nur noch als Durchschlag an einen x-beliebigen Empfänger.

          Corinna Budras

          Redakteurin in der Wirtschaft und für Frankfurter Allgemeine Einspruch.

          Als Stephan W. das realisiert, zieht er die Notbremse. In seinem E-Mail-Programm sucht er nach Hilfe und findet sie schließlich in einer Funktion, die alle E-Mails, die nur „Cc“ an ihn gehen, aussortiert. „Wenn ich dann mal Zeit habe, gehe ich diesen Ordner durch“, sagt der Jurist und grinst. Man ahnt, was er eigentlich sagen möchte: Die E-Mails sind für ihn verloren, endgültig. Und bisher hat es ihn auch nicht wirklich gestört. „Meine Mitarbeiter wissen, woran sie sind, ich spiele mit offenen Karten.“ Wer wirklich etwas von ihm will, soll ihn direkt anschreiben - oder lieber gleich anrufen.

          Das Phänomen der überquellenden elektronischen Postkästen ist weithin bekannt, und doch scheint sich in dieser Frage die Bürowelt in zwei Lager zu teilen. Es dürfte nicht wenige geben, die sich insgeheim gerne an Stephan W. ein Beispiel nehmen würden. Allein die Angst, etwas zu verpassen, hindert sie daran. Und die ist in vielen Fällen übermächtig.

          Auf der anderen Seite gibt es wahre Anhänger der Cc-Kultur, die an nichts so sehr Freude haben, wie die Empfänger ihrer E-Mails in verschiedene Klassen einzuteilen: Da sind zum einen die direkten Ansprechpartner, meist auch formvollendet adressiert. Das sind diejenigen, die etwas zu sagen haben und es auch sagen sollen. Weiter unten, auf der C-Ebene, lümmelt sich das Fußvolk, das der Konversation beiwohnen darf. Schon so mancher, der hier einsortiert wurde, hat das beleidigt zur Kenntnis genommen. Was dem Absender mitunter nur in absoluter Gedankenlosigkeit unterläuft, ist für andere ein knallhartes Signal. Denn unter Cc stehen die, die nur bezeugen dürfen, ohne wirklich gefragt zu sein. Und implizit gilt der Ratschlag: Diese Personengruppe sollte dem illustren Gedankenaustausch der Hauptakteure besser folgen, um nachher nicht (wieder) doof dazustehen.

          Keiner will sich so recht zuständig fühlen

          So sieht die Sachlage jedenfalls aus, wenn man noch Glück hat. Im schlimmsten Fall dreht sich die Konversation gar um die Cc-Personen selbst und ihre Verfehlungen, über die die Chefetage in Kenntnis gesetzt werden muss. Immerhin: Technik kennt keinen Klassenkampf. Wer dagegen einschreiten will, muss nur beherzt „Antworten“ anklicken - und wird gehört.

          Schwieriger dürfte dagegen die weithin beklagte „Verwässerung der Verantwortungsstrukturen“ zu fassen sein, die Gegner gegen die Massenverteiler einwenden. Je mehr Menschen in den schriftlichen Beratungsprozess einbezogen werden, desto weniger dürften sich direkt angesprochen fühlen. So sind zwar viele in Kenntnis gesetzt, aber keiner fühlt sich zuständig. Klare Verantwortungsstrukturen sehen anders aus.

          Die Gefahren für das Büroklima sind offenkundig, allerdings eher subtiler Natur. Viel handfester sind die rechtlichen Folgen, wenn Mitarbeiter den Empfängerkreis nicht vernünftig einsortieren können - und zwar aus Gründen des Datenschutzes. Das musste die Angestellte eines Handelsunternehmens jüngst erfahren, die eine E-Mail an Hunderte Kunden gleichzeitig verschickte. Der Verteiler fiel so üppig aus, dass allein der Ausdruck aller Adressnamen zehn Seiten umfasste. Dabei hat sie die Adressen fein säuberlich in den obersten Abschnitt eingestellt. Dort, wo alle sich angesprochen fühlen - aber auch für alle anderen sichtbar sind. Die einzige Ebene, in der sich das verstecken lässt, ist das Bcc-Feld (blind carbon copy). Die E-Mail geht damit an einen Verteiler, der nur dem Absender sichtbar ist. Im konkreten Fall konnten dagegen alle Kunden nachverfolgen, wer noch so in den Verteilerkreis aufgenommen worden war.

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