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Raumgestaltung und Recht : Darf der Arbeitgeber Mitarbeiter auf dem Handy orten?

  • -Aktualisiert am

Arbeiten draußen im Grünen - grundsätzlich ist das möglich. Aber der Chef weiß dann nicht immer, wo seine Mitarbeiter gerade sind. Bild: Helmut Fricke

Mobiles Arbeiten, gemeinsam genutzte Schreibtische, Home Office: Wo wir arbeiten wird immer flexibler. Und der Chef weiß nicht mehr unbedingt, wo seine Mitarbeiter stecken. Wie weit aber darf die Überwachung gehen? Ein Gastbeitrag.

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          Sind Mitarbeiter auf Reisen, in Besprechungen oder im Homeoffice, bleiben Büroräume leer. Unternehmen haben ausgerechnet, dass rund 30 Prozent der Arbeitsplätze nicht genutzt werden. Sie setzen daher auf Großraumbüros und „shared desk“-Lösungen: Mitarbeiter nutzen keine festen Arbeitsplätze, sondern können nach Bedarf an jedem Arbeitsplatz arbeiten. Solche Konzepte sind auch ein Argument im Wettbewerb um die besten Talente. Allerdings stellen sie Architekten, Projektentwickler, Vermieter und Mieter vor neue Herausforderungen - auch rechtlicher Art.

          Die Risiken sollten bereits bei der Projektentwicklung berücksichtigt werden. So könnten die Anforderungen an die Deckenlast steigen. Zu beachten sind insbesondere baurechtliche Vorschriften, wie der Brandschutz oder die Arbeitsstättenverordnung. Danach hat der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen und entsprechende Maßnahmen für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten festzulegen.

          Der Arbeitgeber muss zum Beispiel Arbeitsräume bereitstellen, die eine ausreichende Grundfläche und Höhe sowie einen ausreichenden Luftraum aufweisen - hier stoßen viele Konzepte an rechtliche Grenzen. In Mietverträgen sollte zudem eine Flächenreduktion berücksichtigt werden, etwa zur Untervermietung oder Rückgabeoption. Bei geteilten Arbeitsplätzen ist in der Regel ein höherer Reinigungsaufwand erforderlich, so dass die Betriebskosten steigen.

          Die Auffindbarkeit der Mitarbeiter wird schwerer

          Es gibt weitere Hürden: Der Verzicht auf eine feste Zuteilung der Arbeitsplätze erschwert regelmäßig die Auffindbarkeit der Mitarbeiter. Daher orten Unternehmen ihre Belegschaft immer häufiger über deren dienstliche Smartphones oder Laptops, um den aktuellen Arbeitsplatz bestimmen zu können. Technisch ist dies leicht, zum Beispiel anhand der MAC-Adresse des Endgeräts, der Bluetooth-Verbindung oder einer Magnetfelderfassung. Aber das Datenschutz- und Mitbestimmungsrecht muss beachtet werden.

          Grundsätzlich ist die Ortung in diesen Fällen erforderlich, weil der Arbeitgeber dies zur Organisation des Betriebes und für den Personaleinsatz und die Koordinierung benötigt. Um aber unzulässige Bewegungsprofile und Dauerüberwachung zu vermeiden, sollten Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen.

          Vor allem ist die Standortbestimmung in zeitlicher und räumlicher Hinsicht so zu beschränken, dass kein permanenter „Überwachungsdruck“ entsteht. Durch die Standortbestimmung dürfen keine Rückschlüsse auf die Leistung oder das Verhalten der Mitarbeiter möglich sein. Eine Echtzeit-Verfolgung ist ebenfalls zu vermeiden. Lokationsdaten sollten zudem am Ende jedes Tages automatisch gelöscht werden.

          Eine Löschroutine hilft

          Grundsätzlich sollte das Vorhaben außerdem einer strengen Zweckbindung und Löschroutine unterworfen sowie schriftlich dokumentiert sein. Schließlich müssen die Mitarbeiter über die Ortung ihrer Arbeitsplätze, die damit einhergehende Verarbeitung personenbezogener Daten sowie den Zweck und die Dauer der Verarbeitung informiert werden. Eine solche Information kann in die allgemeine Datenschutzunterrichtung für die Belegschaft aufgenommen oder separat für die betroffenen Mitarbeiter zum Abruf bereitgehalten werden, etwa im Intranet.

          Darüber hinaus besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats: Vorhaben dieser Art gelten als Einführung und Anwendung einer technischen Einrichtung, die objektiv dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Über die für die Mitarbeiterortung verwendeten Lokationsdaten lassen sich Rückschlüsse auf den zeitlichen Umfang der Tätigkeit des Mitarbeiters ziehen. Allein die theoretische technische Möglichkeit löst ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates aus, der erfahrungsgemäß regelmäßig darauf drängen wird, das Verfahren in einer Betriebsvereinbarung zu regeln. Hier muss sich das Unternehmen betriebsverfassungsrechtlich aber auch datenschutzrechtlich festlegen.

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