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Aufwand und Risiko : Delikate Datensammlung

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Welche Daten dürfen gespeichert werden? Bild: fotolia.com

Klagen von enttäuschten Bewerbern sind für viele Unternehmen ein Albtraum. Sie versuchen sich davor zu schützen, indem sie die Unterlagen speichern. Doch auch das könnte zum Problem werden.

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          Sicherheit, damit verdienen Versicherungsunternehmen ihr Geld. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass die Allianz Deutschland AG bei der Umsetzung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) besonders gewissenhaft vorgeht. Zu groß ist die Angst vor möglichen Klagen. "Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalbereich wurden besonders für den Einstellungsprozess geschult. Wir achten deutlich mehr auf eine umfassende Dokumentation aller Entscheidungen", sagt Vera Werner, Sprecherin für Personalthemen. Absagen werden nur noch schriftlich erteilt. Bewerbungsunterlagen werden bis zu drei Monate aufbewahrt. Denn sollte es tatsächlich zum Ernstfall kommen und ein abgelehnter Kandidat Schadensersatz wegen einer angeblichen Diskriminierung fordern, will der Konzern sich mit schriftlichen Belegen wehren können.

          Das AGG ist seit August des vergangenen Jahres in Kraft. Die befürchtete Klagewelle ist zwar bislang ausgeblieben. Allerdings sehen sich die Unternehmen durch die Antidiskriminierungsregeln mit einem erhöhten bürokratischen Aufwand konfrontiert. Denn wie der Allianz geht es den meisten: Eine Diskriminierung will man sich auf keinen Fall nachsagen lassen. "Abgelehnte Bewerber müssen den Vorwurf lediglich mit Indizien belegen. Den Beweis, dass keine Diskriminierung vorliegt, muss das Unternehmen erbringen", sagt Hildegard Reppelmund, die beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) für das AGG zuständig ist. Innerhalb von zwei Monaten vom Zugang der Ablehnung können Schadensersatzansprüche wegen einer Diskriminierung geltend gemacht werden. Hildegard Reppelmund rät den Unternehmen, so lange die Unterlagen der Kandidaten aufzubewahren.

          Nicht für die Vorratshaltung

          Mit dieser Maßnahme bewegen sie sich allerdings in einem Spannungsfeld. Denn Bewerber haben einen Anspruch darauf, nach dem Ende eines Bewerbungsverfahrens ihre Unterlagen zurückzubekommen. Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts in dem Grundsatzurteil zur Volkszählung dürfen persönliche Daten nicht ohne weiteres auf Vorrat gesammelt werden, um sie gegebenenfalls später für einen heute noch nicht bekannten Zweck zu verwenden.

          "Unternehmen können Bewerbungsunterlagen nur dann über das Ende des Bewerbungsverfahrens aufbewahren, wenn sie die Daten zur Wahrung ihrer Interessen benötigen. Dies kann wegen der Beweispflicht aus dem AGG der Fall sein", sagt Nils Schröder, Sprecher der Landesdatenschutzbeauftragten Nordrhein-Westfalen. Grundsätzlich gelte der Grundsatz der Datensparsamkeit und der Datenvermeidung. "Durch das AGG stellt sich schon generell die Frage, welche Daten überhaupt abgespeichert werden dürfen. Schließlich wird beispielsweise das Alter als Anknüpfungspunkt für eine Diskriminierung im AGG genannt." Diese Information schreiben die einschlägigen Gesetze für Personalbögen jedoch zwingend vor. Dazu gehört beispielsweise auch die Religionszugehörigkeit. Um gar nicht in den Ruch einer Diskriminierung zu kommen, empfiehlt Christoph Klug, Anwalt und stellvertretender Geschäftsführer der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung (GDD), den Personalfragebogen deshalb erst nach der Einstellung auszuhändigen.

          Die gleichen Regeln wie vor dem AGG

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