Manchmal ist der erste Schritt in die Digitalisierung ein Schritt in die analoge Welt. Der Schweizer Naturkosmetikhersteller Weleda wollte ein Mitarbeitertreffen an einem seiner deutschen Standorte organisieren – und das nicht von der Konzernführung planen lassen, sondern von denen, die sich auf einem Mitarbeiterfest wohl fühlen müssen: den Angestellten selbst.

Rund 1400 Mitarbeiter beschäftigt Weleda an seinen deutschsprachigen Standorten. Diese alle an einem Ort zu einem Datum zu versammeln bedarf daher einiger Organisation. Über ein Chatprogramm im konzerneigenen Intranet, bislang eher ein ungenutzter Raum, fanden sich plötzlich Planungsgruppen zusammen: Wer übernachtet wo, wer übernimmt welche Aufgabe, welche Planung leitet man an welche Abteilung weiter?

In einem traditionellen Konzern, der früher alles so gemacht hat, wie er es schon immer machte, deutete sich plötzlich ein Kulturwandel an. Statt alles über Rund-E-Mails zu regeln, wurde die Planung effizient. Darauf konnte man aufbauen.

Weleda möchte digital werden

Das bedeutet: Weleda möchte nun digital werden, und deshalb fängt das Unternehmen ganz simpel an; mit einem modernen Intranet, das mehr einem sozialen Netzwerk gleicht als einer Nachschlage-Datenbank. Ein Platz, an dem sich die Mitarbeiter rund um die Welt vernetzen können.

Wenn Unternehmen heute danach gefragt werden, wie sie Schritt halten wollen mit der Konkurrenz oder das Tempo vorgeben in der Entwicklung, dann fallen meistens zwei Wörter: digitale Transformation. Darunter fällt heute praktisch jede Anpassung der Strategie. Es ist also auch ein Begriff, hinter dem man sich gut verstecken kann, wenn man sich noch nicht sicher ist, wie die Digitalisierung das Geschäft verändert.

Manche große Unternehmen agieren schon in Start-up-Strukturen, schaffen Digitaleinheiten oder virtuelle Arbeitsplätze. Manche Unternehmen wie Weleda stehen noch ganz am Anfang der digitalen Transformation. Vladimir Filevs Berufsbezeichnung lautet „Enterprise Architect“, er kümmert sich also um die Struktur des Naturkosmetikunternehmens.

Wo steht man im Vergleich zur Konkurrenz?

Er sagt: „Bevor wir eine stärkere Vernetzung mit Zulieferern finden, müssen wir erst mal intern besser zusammenarbeiten.“ Wenn ein Unternehmen digitaler werden will, muss es sich also selbst verorten: Wo steht man im Vergleich zu der Konkurrenz? Was will man als Erstes erreichen? Für Filev war klar: „Wir sehen das in erster Linie als eine Kulturfrage. Eine Kulturveränderung schaffen wir am einfachsten mit greifbaren Beispielen.“

Nachdem das Mitarbeiterfest über die konzerneigene Plattform organisiert wurde, war klar: Technische Neuerungen im Unternehmen brauchen einen konkreten Bedarf. Technischen Fortschritt, der nur als Spielerei angesehen wird, akzeptieren die Mitarbeiter nicht.

Neue Programme können zwar durch Trainings erklärt werden, doch in der Unternehmenskultur verändert sich erst etwas, wenn ein Nutzen entsteht. Wenn Abteilungen plötzlich an virtuellen Arbeitsplätzen zusammenarbeiten können, zeigen sich Vorteile der digitalen Vernetzung. Einfach nur eine Plattform bereitzustellen reicht da nicht aus.

Zusammenarbeit muss im Vordergrund der Digitalisierung stehen

Weleda hat sich deshalb Unterstützung gesucht bei einem Unternehmen, das sich auf die Entwicklung eines Intranets spezialisiert hat. Hirschtec betreut nicht nur die Deutsche Bundesbank, Ritter Sport oder Eon, sondern auch viele Mittelständler, die Schritte in die Digitalisierung suchen. Lutz Hirsch, Chef von Hirschtec, sagt: „Der Vorstandsvorsitzende hatte eine klare Vision und sagte, Weleda müsse effizienter arbeiten. Digitale Kommunikation und Vernetzung wird dabei immer wichtiger.“