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Das Büro wird zum Chatroom : Schluss mit den E-Mails!

Das ist freilich nicht nur Ansporn, sondern auch ein Programm, um Leistung zu messen – wer sehr viele High Fives im Monat gesammelt hat, kommt vielleicht eher für eine Lohnerhöhung in Frage. Dass so eine Rund-um-die-Uhr-Vermessung nicht für jeden erstrebenswert ist, weiß Miksch. Deshalb ließ sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, auch einfach nicht zu antworten am Wochenende oder am Abend.

Slack me, if you can: Die Nachrichten aus dem Messengerdienst sind schnell, oft flapsig und kommen in der Regel auch aufs Handy.

Mit dem Programm können die Aufgaben allerdings jederzeit delegiert werden – so lange sie abgearbeitet und nicht vergessen werden, war das für Miksch in Ordnung. „Natürlich gab es Momente, in denen ich sonntags allein zu Hause war, am Handy arbeitete und mich fragte: Diktiert mein Smartphone gerade mein Leben?“ Aber gleichzeitig habe ihr ein Teil des Unternehmens gehört, dann musste sie auch einen Teil dafür geben, findet Miksch.

Gechattet wird auch bei Stadtwerken und der Deutschen Bahn

Bei Uschi hingegen muss niemand auch am Wochenende auf Nachrichten antworten. Uschi steht für „Unser schnelles Intranet“; das Programm setzen die Stadtwerke Düren seit gut einem halben Jahr als eine Art soziales Netzwerk fürs Büro ein. Gebaut hat es das Hamburger Unternehmen Coyo, benutzt wird es unter anderem auch von der Deutschen Bahn. Die hat ihr Intranet DB-Planet genannt und vernetzt damit schon 82.000 ihrer 320.000 Mitarbeiter. Bei den Stadtwerken in Düren ist das noch etwas kleiner, die 260 Mitarbeiter haben inzwischen aber auch immerhin 112 Arbeitsgruppen angelegt. In Hilfe-Gruppen tauschen sich die Mitarbeiter aus, wenn sie Fragen zu Windows 10 oder Excel haben. Das ähnelt den Gruppen, wie man sie von Facebook kennt.

Während die Stadtwerke in Düren früher praktisch monopolistisch Strom und Gas verkaufen konnten, gibt es heute auf dem Strommarkt mehr als 100 Wettbewerber. Deshalb müssen sich auch Stadtwerke digital weiterentwickeln. „Man muss hart dran arbeiten in der Belegschaft, wenn man solche neuen Tools einführt“, sagt Jürgen Schulz, der die Kommunikation der Stadtwerke leitet. Privat nutzten alle Whatsapp und Facebook, aber das im Unternehmen umzusetzen sei nicht so einfach. Denn die Mitarbeiter bauen sich Abkürzungen: Wenn es etwa verboten ist, Whatsapp auf dem Diensthandy zu installieren, laufen Absprachen eben über die privaten Smartphones. „Mit Uschi versuchen wir, diese Kommunikation ins Unternehmen zurückzuholen“, sagt Schulz.

Während die Marketing-Abteilung gleich fleißig experimentiert hat, waren vor allem die Monteure zögerlich. „Wir sitzen praktisch ohnehin die ganze Zeit vor dem Bildschirm, wer im Außenbetrieb ist, hat da andere Prioritäten“, sagt Schulz. Doch wenn die Kollegen, die draußen unterwegs sind, auch mobil mit dem Smartphone auf alle Arbeitsgruppen und Inhalte zugreifen können, sinken die Eintrittshürden.

Bessere Absprachen

Mit dem „Social Intranet“, wie Uschi im Fachjargon heißt, können sich die Mitarbeiter zwischen dem Hauptgebäude, dem 15 Kilometer entfernten Wasserwerk und dem Kundenzentrum in der Innenstadt besser absprechen. „Wir wollten einmal eine Warnmeldung an türkischsprachige Kunden herausgeben“, sagt Schulz. Da habe er die Meldung in Uschi eingestellt und gefragt, ob es jemanden gebe, der Türkisch spricht. „Innerhalb von kurzer Zeit hatte ich die Übersetzung.“

Ganz wichtig beim „Slacken“: Smileys verwenden!

Gleichzeitig hat auch solch ein Programm Hürden: Die Mitarbeiter müssen sich langsam daran gewöhnen, das Programm auch geöffnet zu lassen und es nicht nur einmal morgens abzurufen. Sonst funktioniert das mit der Kommunikation nicht. Gleichzeitig muss sich jeder Mitarbeiter aus Datenschutzgründen jeden Morgen wieder neu einloggen. Schulz hofft, dass das in Zukunft leichter funktioniert, wie etwa mit dem E-Mail-Postfach, in dem man sich auch nicht immer neu anmelden muss.

Gleichzeitig sagt Schulz: Die E-Mail hat Uschi noch lange nicht abgelöst. Noch ist es für viele Mitarbeiter ungewohnt, wenn im Chat plötzlich die Höflichkeitsfloskeln aus einer E-Mail fehlen. „Am wichtigsten ist, dass solch eine Software alters- und hierarchieübergreifend funktioniert“, sagt Schulz. Die Führungskräfte müssen das also nicht nur unterstützen, sondern manche Informationen aktiv auch einmal nur dort teilen – damit der Anreiz größer ist, mitzumachen. Und noch mehr Fragen kommen auf: Wie viele Smileys und Emojis sollte ein Chef nutzen? Setzt er beim Post des einen Mitarbeiters ein Like, oder wäre dann ein anderer frustriert? Auch die Führungskräfte müssen die richtige Tonalität erst finden.

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