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„Clean Desk Policy“ : Wir basteln uns ein Büro

  • -Aktualisiert am

Plötzlich im „Hasenstall“ arbeiten? Das geht nicht gut! Bild: AFP

Keine Fotos mehr auf den Schreibtischen, Persönliches jeden Abend wegräumen: Firmen machen oft den Fehler, Einzelbüros rigoros abzuschaffen und durch eine „Clean Desk Policy“ zu ersetzen. Nur selten werden die Mitarbeiter darauf vorbereitet.

          5 Min.

          Wer in Vollzeit arbeitet, verbringt oft mehr Stunden im Büro als zu Hause, jedenfalls im wachen Zustand. Dort müssen wir uns allerdings mit den Kollegen arrangieren. Das gilt auch für nötige Veränderungen: Wem die heimische Einrichtung nicht mehr gefällt, kann einfach umräumen, ausrangieren, neu kaufen. Wenn jedoch das Büro modernisiert werden soll, müssen Kompromisse eingegangen werden. Da sind Hindernisse fast schon zwangsläufig.

          Das klassische Bürokonzept mit fest zugeteilten Plätzen – an denen man alle Unterlagen sammelt, Aufgaben erledigt, telefoniert, mit den Kollegen plaudert oder sein Mittagessen einnimmt – ist ein Auslaufmodell. Schließlich ist es heutzutage möglich, fast alle wichtigen Informationen überallhin mitzunehmen. Deshalb setzen moderne, dezentrale Arbeitsplatzkonzepte darauf, das Büro zum Ort eines kreativen Gedankenaustauschs werden zu lassen, der die Mitarbeiter zusammenschweißt. Dunkle Korridore und beengte Räume weichen nach und nach Open-Space-Konzepten. Der Grundgedanke dahinter ist, dass die Mitarbeiter – ähnlich wie in ihrer Wohnung – verschiedene Zonen für verschiedene Tätigkeiten nutzen: Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Ruheräume für die Konzentration, ähnlich wie in einer Bibliothek. Spezielle Medien- und Konferenzräume stehen für Präsentationen oder Kundengespräche bereit, zudem gibt es einzelne isolierte Bereiche, in denen ein diskretes Telefonat möglich ist. Eine solche Zuteilung ist deutlich besser für die einzelnen Arbeitsabläufe geeignet als der „All-in-One-Platz“ in einem herkömmlichen Büro.

          Für Unternehmer gibt es klare Vorteile: Während in konventionellen Büroräumen ein ständiger Leerstand von bis zu 40 Prozent herrscht, ist das bei einem Open-Space-Konzept nicht der Fall. Daher lohnt es sich finanziell, einmal mehr Geld in die Hand zu nehmen, um seine Flächen effizienter nutzen zu können. Es geht nicht darum, einfach nur Quadratmeter einzusparen, sondern darum, den vielerorts vorherrschenden Flächenüberschuss besser zu nutzen. Zudem sind Mitarbeiter, die sich in ihrem zeitgemäßen Büro wohl fühlen, deutlich produktiver als diejenigen, die sich beschweren und eventuell andere Kollegen mit herunterziehen. Und junge, vielversprechende Bewerber könnten durch einen grauweißen Gang mit einförmigen „Hasenställen“ abgeschreckt werden.

          Aber Achtung: Für die Mitarbeiter ist diese Umstellung in der Regel mit dem Verlust des lang vertrauten Einzelbüros verbunden. Und genau dort beginnen die Probleme, wenn bei der Umsetzung Versäumnisse passieren.

          Eine bunte Designer-Sitzecke reicht nicht

          Der wohl größtmögliche Fehler bei der Umgestaltung des Büros ist es, die Sache halbherzig anzugehen. Eine bloße Aneinanderreihung von Büromöbeln und das Entfernen der Zwischenwände reichen nicht aus. Wenn ein Unternehmer ankündigt, ein Open-Space-Büro zu gestalten, aber nur links und rechts Sechser-Werkbänke installiert und am Ende eine bunte Designer-Sitzecke aufstellt, die ihm der Firmenvertreter 30 Prozent günstiger überlassen hat, wird das ganze Projekt sehr schnell als Kosteneinsparung entlarvt. Daran ändert dann auch der brandneue Kickertisch in der Lounge nichts mehr. Das ist bei einem durchdachten Konzept anders. Wichtig ist, dass sich – wann immer möglich – auch die Führungskräfte an die eingeführten Regeln halten.

          Doch selbst ein schlüssiges Konzept trifft häufig auf Widerstand. Menschen sind Gewohnheitstiere. Häufig ist die Umgestaltung mit Ängsten verbunden, den Rückzugsraum für vertrauliche Gespräche zu verlieren und unter ständiger Beobachtung zu stehen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass eine Änderung einfach so über sie hereinbricht, kann jede noch so durchdachte Umgestaltung scheitern. Schlimmstenfalls werden die Maßnahmen per Rund-Mail und mit „vielen Grüßen“ angekündigt.

          Zudem ist das Einzelbüro häufig nach wie vor ein Statussymbol. Das gilt insbesondere für Mitglieder der unteren Führungsebene, die fünfzehn Jahre auf das Eckbüro mit dem tollen Panoramablick über die City hingearbeitet haben. Daher ist es nötig, Wertesysteme umzubauen und das auch zu kommunizieren. Wenn die Geschäftsführung selbst in die offene Fläche geht und damit als Vorbild wirkt, kann dies ein wichtiges Zeichen setzen.

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