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Beschaffung : Aus dem Einkäufer wird der Supply-Chain-Manager

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Einkäufer - das klingt nach Routine und vielleicht sogar etwas nach Langeweile. Für Hochschulabsolventen war der Beruf selten eine Option. Doch mit der Bedeutung der Beschaffung im Unternehmen wachsen auch die Anforderungen an den Einkäufer.

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          „Guten Morgen, Karl-Heinz! Ich brauche zwei Paletten, wie immer.“ So ungefähr hörten sich die typischen Telefongespräche in Einkaufsabteilungen deutscher Unternehmen lange Zeit an.

          Einkauf bedeutete in erster Linie Routine, vergleichsweise unaufwendige Pflege steinalter Beziehungen zum (in aller Regel nationalen) Lieferanten - und für die meisten Hochschulabsolventen keine wirkliche Berufsoption. Im Marketing spielte die Musik, für Zahlenbegabte vielleicht noch im Controlling. Das Beschaffungswesen stand dagegen für Verwaltung, Staub, Langeweile, Karrieresackgasse und für schlechte Bezahlung.

          Das alles war einmal, von der pekuniären Seite vielleicht abgesehen. Die Einkaufsabteilung modernen Zuschnitts denkt und arbeitet global. Sie ist direkt verknüpft mit Produktplanung und -entwicklung, Produktion und Marketing des Unternehmens und sogar der Lieferanten, und sie nutzt moderne Hilfsmittel wie Online-Auktionen.

          Die Einkäufer sind idealerweise Experten in Themengebieten wie „Supply-Chain-Management“, „Design-to-cost“, „Vendor-managed-inventory“ und „Just-in-time“-Lieferung. Seit Untersuchungen gezeigt haben, welchen Hebel auf das Ergebnis eines Unternehmens Einsparungen im Einkauf haben können, wächst das Selbstbewußtsein der Abteilung ebenso wie deren Bedeutung in der Unternehmensstrategie - wenn auch langsam. Längst werden zudem nicht mehr Schrauben und Büropapier eingekauft, sondern - Outsourcing sei Dank - auch komplizierte Komponenten und Dienstleistungen.

          Phantastischer Beitrag zum Unternehmensgewinn?

          Die Aufgaben in der Beschaffung sind somit in den vergangenen Jahren um ein Vielfaches komplexer geworden und wesentlich interessanter. Und geradezu phantastisch mutet der Beitrag an, den der Einkäufer zum Gewinn eines Unternehmens leisten kann. Lutz Kaufmann, Professor an der Wissenschaftlichen Hochschule für Unternehmensführung (WHU) in Vallendar, hat dazu eine Modellrechnung angestellt. Danach bringt in einem Unternehmen wie Linde eine Reduzierung der Einkaufskosten um 2,5 Prozent ein Plus beim Vorsteuerergebnis von immerhin 19,7 Prozent. Um zu solchen Resultaten zu gelangen, müßte sich der Vertrieb schon mächtig anstrengen.

          „Was wir im Einkauf einsparen, wirkt direkt auf den Unternehmenserfolg“, bringt Telekom-Chefeinkäufer Hans Heith dies auf den Punkt. In Branchen wie der Automobilindustrie und im Handel hat man dies schon erkannt. In den anderen Branchen gibt es hier noch viel Potential. Daß mit schon geringen Einsparungen hier eine Menge bewegt werden kann, zeigt schon ein Blick auf das Volumen, um das es in Einkaufsabteilungen geht. Die Telekom kauft im Jahr Waren und Dienstleistungen im Wert von rund 18 Milliarden Euro ein. 1000 Mitarbeiter beschäftigt der Konzern im Einkauf, die sich um die 30 großen Warengruppen des Konzerns kümmern.

          Wertvoll ist der Einkäufer modernen Zuschnitts nicht in erster Linie dadurch, daß er gut mit den Lieferanten verhandelt, nachdem ihm eine Fachabteilung den entsprechenden Bedarf gemeldet hat. Er ist vielmehr schon beteiligt, wenn das Produkt entwickelt wird, für daß er die erforderlichen Zutaten später beschaffen soll. „80 Prozent der Kosten werden in der Produktentwicklung bestimmt“, sagt Heith. Der Einkäufer, der hier frühzeitig einbezogen wird, kann dem Unternehmen eine Menge Geld sparen.

          Hochschulen am Thema Einkauf kaum interessiert

          „Dazu müssen neben der kaufmännischen und technischen Kompetenz auch Kenntnisse des globalen Marktes vorhanden sein“, sagt Heith. Die Absolventen, die dieses anspruchsvolle Profil erfüllen, könnte nicht zuletzt ein zweistufiger Studiengang hervorbringen, sagt WHU-Professor Kaufmann: „Ein Engineering-Bachelor plus MBA wäre ideal.“ Bei der Telekom setzen sich die Einkaufsteams, die für ihre Warengruppe zuständig sind, sowohl aus Ingenieuren als auch aus Kaufleuten zusammen.

          Nicht nur zur Produktentwicklung, auch zum Absatzmarkt muß der Einkäufer einen Draht haben. „Er muß abschätzen, welche Teile er schlicht zu einem möglichst niedrigen Preis einkauft und bei welchen der Kundennutzen und die Differenzierung vom Wettbewerb im Vordergrund stehen“, sagt Kaufmann. Gelinge es dem Einkäufer bei aus Kundensicht wichtigen Komponenten, der Konkurrenz eine Produktgeneration voraus zu sein, schaffe er damit für sein Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil am Markt.

          Trotz der unstrittigen Bedeutung des Einkaufs und der immer anspruchsvolleren Aufgaben, die Einkaufsmanager zu erfüllen haben, ist das Interesse der Hochschule an dem Thema bisher äußerst begrenzt. Vielleicht eine Handvoll Lehrstühle - etwa an der Universität Köln, der European Business School in Oestrich-Winkel oder an der WHU in Vallendar - widmen sich der Beschaffung beziehungsweise des Einkaufs.

          Folge: Die Einkaufsabteilungen haben längst nicht die Akademikerdichte wie etwa der Vertrieb. Außerdem führt die Ausbildungslücke vieler Universitäten in Sachen Beschaffung dazu, daß auch die Geschäftsführung den Stellenwert des Einkaufs nicht richtig einschätzen kann - auch wenn sich dies in den vergangenen Jahren etwas gebessert hat. Einkaufsleiter auf Ebene der Geschäftsführung findet man aber immer noch äußerst selten. „Es fällt auch deshalb den Einkaufsleitern häufig schwer, ihren Wertbeitrag deutlich zu machen“, sagt Kaufmann.

          Es fehlen Vergleichsgrößen

          Auch die hier gezahlten Gehälter sind häufig nicht als Argument geeignet, Hochschulabsolventen in die Beschaffungsabteilung zu locken. Firmenwagen sind keine Selbstverständlichkeit, die Jahresbezüge liegen zum Teil deutlich unter denen von Vertriebs- und Marketingprofis. Die Gesamtbezüge eines Einkaufsleiters auf der ersten Ebene unterhalb der Geschäftsführung liegen - je nach Unternehmensgröße - laut der Managementberatung Kienbaum bei zwischen 80.000 und 130.000 Euro. Zum Vergleich: Vertriebsleiter verdienen auf vergleichbarer Hierarchieebene zwischen 95.000 und 160.000 Euro. „Es ist fast unverantwortlich, Einkäufer derart schlecht zu bezahlen“, sagt WHU-Professor Kaufmann.

          Eine besondere Schwierigkeit besteht hierbei in der Bemessung variabler Vergütungsbestandteile. Schließlich würde es falsche Anreize setzen, den Einkäufer allein für die Einsparungen zu belohnen, die er realisiert hat. Hinzu kommt, daß es zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit eines Einkäufers oft an Vergleichsgrößen fehlt. „Daß der Einkäufer ein toller Hecht ist, der im Branchenvergleich die besten Konditionen erzielt, wird ihm häufig von seinem Lieferanten suggeriert“, sagt Gerd Kerkhoff, auf Einkaufsthemen spezialisierter Unternehmensberater.

          Mit Sprüchen wie „Sie verhandeln in der Branche mit Abstand am härtesten, wir haben jedesmal Angst, zu Ihnen zu kommen“ soll der Einkäufer dazu gebracht werden, eben gerade nicht hart zu verhandeln. Die Recherche beim direkten Konkurrenten ergibt dann nicht selten, daß dieser beim gleichen Zulieferer weitaus günstiger einkauft.

          Kleine Psycho-Tricks

          Möglicherweise in Zusammenhang mit der nicht gerade üppigen Bezahlung steht die Anfälligkeit der Einkäufer für Zuwendungen seitens der Lieferanten, wie gerade in der jüngeren Vergangenheit in einigen Unternehmen zu beobachten war. Bei der Telekom gebe es verschiedenste Instrumente, die Korruption verhindern sollen, erklärt Heith.

          Neben einheitlichen Prozessen und internen Kontrollen gebe es beispielsweise das Vieraugenprinzip. „Wenn es kriminelle Bestrebungen geben sollte, sind Restrisiken leider nicht völlig auszuschließen“, räumt der Telekom-Einkaufschef ein. Es greife aber zu kurz, kriminelle Energie in erster Linie beim Einkäufer zu vermuten. Schließlich könne man auch Spezifikationen bereits so formulieren, daß nur ein Lieferant in der Lage sei, das Produkt mit den geforderten Eigenschaften zu liefern. Und: „Der Einkäufer sitzt doch quasi auf dem Präsentierteller.“

          Aber nicht nur die offensichtliche Korruption verhindert häufig, daß der Einkäufer neutral an seine Aufgabe herangeht. Statt ihn plump zu bestechen, setzen gewiefte Lieferanten vielmehr auf kleine Psycho-Tricks, um den Einkäufer für sich zu gewinnen. Dabei nutzen sie auch aus, das er im eigenen Haus oft nicht allzuviel gilt. „In der Organisation vieler Unternehmen ist der Einkäufer ein kleines Licht, der Vertriebsmann seines Lieferanten überschüttet ihn dagegen mit Anerkennung“, sagt Einkaufsexperte Kerkhoff.

          „Good morning, Kim“

          Hinzu kommen die gerade für den Mittelstand typischen langjährigen Kunden-Lieferanten-Beziehungen. „Im Durchschnitt sind diese Beziehungen 12 Jahre alt“, sagt Kerkhoff. Daß solche Dauerverhältnisse irgendwann auch persönliche oder freundschaftliche Züge annehmen, versteht sich fast von selbst. Harte Verhandlungen werden so allerdings nicht unbedingt gefördert. Ein Einkäufer hat sein ganzes Berufsleben lang viele Freunde, die meisten dieser Freundschaften enden nach dessen Ausscheiden allerdings häufig recht schnell.

          Mehr und mehr zum Kernthema im Einkauf wird das „Global Sourcing“, also die internationale Suche nach Beschaffungsquellen. Doch während große Konzerne längst weltweit einkaufen und teils vor Ort eigene Einkaufsbüros unterhalten, hält sich der Mittelstand hier noch deutlich zurück. Einer der Gründe für diese Zurückhaltung liege auch in der Mentalität des typischen deutschen Einkäufers, hat Kerkhoff beobachtet. Fehlende Fremdsprachenkenntnisse, geringe Mobilität und starke Vorbehalte gegenüber fremden Kulturen gehörten zu den Eigenschaften, die für Einkäufer nicht völlig untypisch seien.

          Nach Ansicht des Einkaufsberaters braucht der Einkauf dringend international erfahrene Mitarbeiter: „Wer nicht auch nach Lieferanten im Ausland Ausschau hält, kann seine Wettbewerbsposition im Handumdrehen verlieren.“ Zum „Guten Morgen, Karl-Heinz“ sollte sich also schnell ein „Good morning, Kim“ gesellen.

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