Kommunikationskodex : Die perfekte E-Mail hat fünf Sätze
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Ein echter Zeitfresser: die E-Mail Bild: dpa
E-Mails können sehr praktisch sein, verkommen im Alltag aber zum enervierenden Zeitfresser. Ein im Netz kursierender Verhaltenskodex will die E-Mail mit einem simplen Trick auf Effizienz trimmen.
Im beruflichen Alltag hat sie schon längst den Status des wichtigsten Kommunikationsmittels eingenommen: die E-Mail. Praktisch auf der einen Seite, kann die elektronische Post andererseits aber auch viel Arbeitszeit fressen. Bürotätige verbringen einen ganzen Tag der Arbeitswoche damit, E-Mails zu bearbeiten. Viele Arbeitnehmer fühlen sich überlastet von der täglichen E-Mail-Flut. Um die Kommunikation per Mail effizienter zu gestalten, gibt es einen Trend: Demnach soll die perfekte Nachricht nicht mehr als fünf Sätze enthalten. Jeder Satz zu viel gilt als Zeitverschwendung.
Dahinter steht ein Prinzip, das man vom Kurznachrichtendienst Twitter oder der SMS kennt, wo eine Nachricht die Länge von 140 beziehungsweise 160 Zeichen nicht überschreiten darf. So eine Textbeschränkung wünscht sich die Internetseite „Mashable“ auch für E-Mails, aber auf freiwilliger Basis und, weil sich Zeichen so schwer zählen lassen, gemessen in Sätzen. Um diesen Kommunikationskodex in die Welt zu tragen, existiert auch eigens eine schlicht gehaltene Internetseite, die die Verhaltensregeln erklärt. Diese Seite gibt es jedoch schon seit Jahren, durchgesetzt hat sich das Vorhaben noch nicht. Seit „Mashable“ die Fünf-Sätze-Regel vor kurzem aufgegriffen hat, wird sie aber eifrig im Netz geteilt.
„Mashable“ verweist auch auf einige Tipps, wie man seine E-Mails möglichst kurz halten kann. Auf sinnlosen Smalltalk soll man etwa verzichten und gleich zur Sache kommen, statt erst nach den Wochenendplänen zu fragen. Inhaltsleere Phrasen wie „Ich würde mich freuen, wenn ...“ oder „Es wäre vielleicht wünschenswert, dass ...“ sollte man auch lieber für sich behalten. Aber nicht übertreiben: In ganzen Sätzen zu schreiben hat durchaus seinen Sinn, und nachvollziehbar sollte der Inhalt auch besser sein.
Wer Angst hat, den Empfänger mit seiner gestrafften und von jeder Höflichkeitsfloskel befreiten Nachricht zu beleidigen, kann sein ökonomisches, aber auch leicht unpersönliches Verhalten in seiner E-Mail-Signatur erklären und dabei gleich auf die Kampagnenseite verlinken. Vielleicht wird auf diese Weise sogar noch ein weiterer überforderter E-Mail-Nutzer bekehrt.
