Die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs muss versteuert werden. Steuerpflichtig sind Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten. Für die Bemessung des Privatanteils besteht ein Wahlrecht zwischen einer pauschalen 1-Prozent-Regelung und der Möglichkeit des Einzelnachweises (Fahrtenbuchmethode). Bei der 1-Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung (inklusive aller Sonderausstattungen) als geldwerter Vorteil angesetzt.

Dienstfahrzeuge, die die Firma für private Zwecke zur Verfügung stellt, werden hierfür auch genutzt. Aufgrund dieses sogenannten Anscheinsbeweises geht das Finanzamt regelmäßig von einer Privatnutzung des Dienstwagens aus. Um eine Versteuerung zu verhindern, gilt es, diesen Anschein zu entkräften. Die 1-Prozent-Regelung greift nämlich nicht, wenn eine private Nutzung tatsächlich nicht stattgefunden hat.

Dienstwagenbesteuerung nur mit hohem Aufwand vermeidbar

Eine solche Entkräftung sah der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil (Aktenzeichen VIII R 42/09) als gelungen an. Dem Steuerpflichtigen stand als Firmenfahrzeug ein Sportwagen zur Verfügung, den er auch privat nutzen durfte. Im Privatbesitz hatte der Kläger einen Sportwagen gleichen Fabrikats, den das Gericht hinsichtlich Ausstattung, Fahrleistung und unter Prestigegesichtspunkten mit dem Firmenfahrzeug als vergleichbar ansah. Der Ehefrau stand zudem ein gut ausgestatteter privater Kombi für Aufgaben des Familienalltags, wie beispielsweise Fahrdienste für die Kinder, zur Verfügung. Nach alledem sah es der BFH als glaubwürdig an, dass für den Kläger keine nachvollziehbare Veranlassung vorläge, den Dienstwagen auch privat zu nutzen.

Gelingt es dem Steuerpflichtigen, den Anscheinsbeweis zu entkräften, muss das Finanzamt eine private Nutzung des Firmenfahrzeugs nachweisen. In der Praxis gelingt dies manch findigem Betriebsprüfer, indem er den Dienstwagen besichtigt. Findet er dann beispielsweise im Fahrzeug den Golfschläger oder Kinderspielzeug, erübrigt sich eine weitere Diskussion.

Eine Dienstwagenbesteuerung lässt sich somit nur mit hohem Aufwand vermeiden. Hat eine Familie beispielsweise nur ein privates Fahrzeug, kann die Finanzverwaltung regelmäßig annehmen, dass auch der Dienstwagen für Privatfahrten eingesetzt wird.

Fahrtenbuch handschriftlich, zeitnah und mit Detailangaben führen

Das gilt auch, wenn dem Arbeitnehmer zwar ein privates Fahrzeug uneingeschränkt zur Verfügung steht, dieses aber nicht mit dem Dienstfahrzeug vergleichbar ist. Das Finanzamt könnte dann vermuten, dass der Steuerpflichtige seinen Dienstwagen gelegentlich privat nutzt, da dieser beispielsweise repräsentativer ist.

Einen Ausweg bietet dann nur die Führung eines Fahrtenbuches und somit der Wechsel zur sogenannten „Ist-Besteuerung“ der echten Privatfahrten mit dem nachgewiesenen privaten Nutzungsanteil. Vor den hohen Anforderungen an die Anerkennung eines Fahrtenbuchs sei gewarnt. Wer kein elektronisches Fahrtenbuchprogramm nutzt, welches die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt, muss das Fahrtenbuch handschriftlich, zeitnah und mit allen Detailangaben führen (Kilometerstand, Reiseziel, Zweck der Fahrt etc.).

Unternehmern mit mehreren Autos im Betriebsvermögen hilft ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. November 2012. Danach genügt es, das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis pauschal nach der 1-Prozent-Regelung zu versteuern. Für jedes weitere nutzungsberechtigte Familienmitglied ist auch der Wagen mit dem nächsthöheren Listenpreis so zu versteuern. Das Finanzamt nimmt dann zunächst an, dass nur diese Fahrzeuge privat genutzt werden. Allerdings ist zu beachten, dass das Finanzamt diese Annahme widerlegen kann.