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Der Steuertipp : Auf Dienstreise Steuern sparen

  • -Aktualisiert am

Unterwegs für die Firma Bild: Stefanie Silber

Nutzen Arbeitnehmer privat gekaufte Monatsfahrkarten im öffentlichen Nahverkehr für betriebliche Reisen, können sie sich die Kosten ganz oder teilweise steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen. Doch nur unter bestimmten Bedingungen.

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          Die Abrechnung von Dienstfahrten stellt sich nicht immer als einfach dar. Arbeitnehmer, die privat gekaufte Monatsfahrkarten im öffentlichen Nahverkehr für betriebliche Reisetätigkeit nutzen, können sich die Kosten für das Monatsticket ganz oder teilweise steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer betriebliche Reisen im Interesse des Arbeitgebers vornimmt und dass das Ziel der Reisen nicht die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers ist.

          Zur Ermittlung des steuerfrei erstattbaren Betrags gibt es laut Fachinformation der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin vom 27. Juni 2016 zwei Herangehensweisen. So kann anhand eines Fahrtenbuches der quotale Anteil der dienstlichen Fahrten im Verhältnis zu den Gesamtfahrten ermittelt und dieser quotale Anteil an den Kosten dann steuerfrei erstattet werden. Dies erfordert jedoch umfangreiche Aufzeichnungen, darunter auch der privaten Fahrten, durch den Arbeitnehmer.

          Die andere Möglichkeit stellt aus Vereinfachungsgründen auf die ersparten Kosten des Arbeitgebers ab. Hierfür sind nur die Dienstreisen und nicht die Privatfahrten des Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Es werden die tatsächlich ersparten Kosten für die Einzeltickets aller Dienstreisen im Monatszeitraum saldiert. Dies stellt den steuerfrei erstattbaren Betrag dar, allerdings begrenzt auf die tatsächlichen Kosten für das Monatsticket.

          Erreichen oder übersteigen die saldierten Kosten den Preis des Monatstickets, so kann der gesamte Betrag des Monatstickets durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Liegt der Preis der Monatsfahrkarte über der Summe der Einzelkosten, so kann nur die Summe der Einzelkosten steuerfrei erstattet werden. Wird jedoch trotzdem der gesamte Betrag des Monatstickets durch den Arbeitgeber erstattet, so ist für die Differenz zwischen der Monatsfahrkarte und der Summe der Einzeltickets Lohnsteuer abzuführen.

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