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Studie : Wie digitale Technologien den Büroalltag erleichtern

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Bis zu 25 Stunden verbringen Wissensarbeiter mit administrativen Tätigkeiten. Bild: dpa

Drucken, Scannen oder Mailversand - all diese Tätigkeiten sind nervig, fressen Zeit und führen oft zu Frust. Aber zum Glück gibt es den technischen Fortschritt.

          Digitaler Fortschritt erleichtert admnistrative Tätigkeiten im Büro. Im Vergleich zu 2016 verbringen Wissensarbeiter weniger Zeit mit Tätigkeiten wie Drucken und dem Versenden von Dokumenten. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie “Digital Workplace - wie Technologie unseren Arbeitsplatz verändert“ von Adobe und Stitista. Befragt wurden Mitarbeiter von Banken, aus IT-Firmen und von Versicherungen.

          56 Prozent der Befragten bestätigen, dass technologischer Fortschritt den Büroalltag erheblich vereinfacht. 40 Prozent der Studienteilnehmer finden außerdem, dass sich durch den technologischen Fortschritt im Berufsleben ihre Work-Life-Balance erheblich verbessert hat. Im Büroalltag der Befragten überwiegen meist administrative Tätigkeiten. Bis zu 25 Stunden pro Woche verbringt der Wissensarbeiter im Schnitt mit Tätigkeiten wie drucken, scannen oder Mailversand. Wenn diese nicht nach Plan laufen, führt das bei 49 Prozent zu unnötigen Überstunden und bei 41 Prozent zur Verzögerung von Projekten.

          Was jedoch auch in Zukunft nicht durch technischen Fortschritt ersetzt werden kann, ist Zwischenmenschlichkeit. Auf die Frage, welche Prozesse weiterhin auf analoger, persönlicher Ebene stattfinden sollten, antworteten die Befragten an erster Stelle mit „Kommunikation mit den Kollegen“, dicht gefolgt von „Besprechungen und Meetings“.

          Chats und elektronische Unterschrift

          Zu den Fortschritten, die den Büroalltag erleichtern gehört zum Beispiel die elektronische Unterschrift. Zwei Drittel bewerten den Einsatz von elektronischen Unterschriften in ihrem Unternehmen als hilfreich oder sehr hilfreich – das sind ein Viertel mehr als noch vor zwei Jahren. Angestellte im Banken-, Finanzen- und Versicherungsbereich beurteilen den Einsatz elektronischer Signaturen hinsichtlich der Effizienz sogar als überdurchschnittlich relevant. „Komplexe Bearbeitungsprozesse, wie beispielsweise eine Kreditanfrage, können sich dank der elektronischen Signatur von Wochen auf wenige Tage verkürzen - da Briefverkehr in Papierform überflüssig wird.“ erklärt Gregor Kolk, Leiter Business Development bei Adobe.

          Auch Chat- und Messenger-Systeme erleichtern den Arbeitsalltag. Mehr als die Häfte der Befragten findet, dass sie Kommunikation schneller und einfacher machen. Digitale Zeiterfassung ist für 48 Prozent wichtig, 43 definieren digitale Dokumentenablage als relevant.

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