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Vorgaben für E-Mails : Unterschreiben reicht nicht

  • -Aktualisiert am

Was der Absender einer geschäftlichen E-Mail alles wissen muss Bild: Fotolia

„Freundliche Grüße“ an Geschäftspartner sind keine Rechtspflicht. Doch für dienstliche E-Mails gelten seit einem Jahr genug andere Formvorgaben.

          Auf dem Papier wurden die Regeln schon lange eingehalten: In ihren gedruckten Geschäftsbriefen müssen Kaufleute und Unternehmen zum Teil seit Jahrzehnten bestimmte Pflichtangaben machen: welche Rechtsform sie gewählt haben, wer sie vertritt oder in welchem Handelsregister sie eingetragen wurden. Vor einem Jahr wurden diese Vorschriften auf die gesamte dienstliche Korrespondenz in „gleichviel welcher Form“ ausgeweitet – und gelten damit auch für E-Mails.

          Eine klare Regelung, sollte man denken. Trotzdem war die Unsicherheit der Unternehmen vor Inkrafttreten der neuen Regeln am 1. Januar 2007 groß. Tatsächlich sind sich Juristen nach einem Jahr noch nicht über alle Details einig.

          Die Reform kam mit dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“. Die Juristen haben dafür eine praktische Abkürzung gefunden: EHUG. Aber abgesehen davon ist das Regelwerk nicht so leicht zu handhaben. Es ist kein in sich geschlossener Regelkatalog, sondern ein „Artikelgesetz“: Es ändert und ergänzt Vorschriften über die Geschäftskorrespondenz im Handelsgesetzbuch (§§ 37a, 125a, 177a), im GmbH-Gesetz (§ 35a) oder Aktiengesetz (§ 80).

          Geschäftsführer mit Vornamen nennen

          Die Formvorschriften gelten für Kaufleute, für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften, Genossenschaften und Personenhandelsgesellschaften. Ob deren Vertreter nun per E-Mail eine Rechnung schicken, eine Bestellung aufgeben oder einen Liefertermin vereinbaren, die Form muss gewahrt sein: Sie müssen je nach Rechtsform den Geschäftsnamen aufführen, dazu den Ort der Handelsniederlassung, das für sie zuständige Registergericht und ihre Handelsregisternummer. Mitarbeiter von GmbHs müssen ihren Mail-Freunden alle Geschäftsführer und mögliche Aufsichtsratsvorsitzende („mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen“) nennen.

          Viele Arbeitgeber ersparen ihren Mitarbeitern die Mühe, die Pflichtangaben in ihre Mails einzubauen (und sich selbst die Kontrolle). Sie richten die E-Mail-Programme so ein, dass die nötigen Textbausteine automatisch vor dem Versand in die elektronische Post von der Dienstadresse eingefügt werden.

          Aber müssen die Daten unbedingt im Textkörper der Mail stehen? Oder darf man sie auch als Attachment an die E-Mail anhängen? Reicht es, einen Hyperlink einzufügen, der zu einer Internetseite führt, wo alle Daten stehen? So ließe sich Platz und ein kleingedrucktes Gewusel in jeder Mail sparen, mögen manche Unternehmen denken.

          Viel Raum für Haarspalterei

          Stattdessen ist hier Raum für Haarspalterei. Denn der Wortlaut der Gesetze verlangt Pflichtangaben „auf“ allen Geschäftsbriefen. Wo aber liegt das „auf“ einer Mail? Sie hat ja auch kein „unter“, höchstens ein „unten“. Gilt also ein „an“ noch als „auf“? Reicht ein „aufklicken“? In der Fachliteratur gibt es dazu erwartungsgemäß mehrere Meinungen. Viele Autoren verstehen das Wort „auf“ als Pflicht zu einer Art körperlichen Verbindung: Mit den Pflichtangaben werde der E-Mail quasi ein Stempel „aufgedrückt“. Nach diesem Verständnis müssen Pflichtangaben im Text stehen. Was wäre, wenn der Empfänger einen Anhang nicht öffnen kann? Er wird vielleicht nie erfahren, welches Registergericht für seine Geschäftspartner zuständig ist.

          Die vielleicht lebensnahere Position haben Alexander Glaus und Detlev Gabel in der Fachzeitschrift „Betriebsberater“ vertreten (Ausgabe vom 13. August 2007): Ziel der Vorschriften sei, dass sich der Adressat der Mail ohne Schwierigkeiten über wesentliche Merkmale seines Geschäftspartners informieren könne. Dafür müssten ihm die Daten nicht auf dem Silbertablett serviert werden, sondern es sei zumutbar, mit gängiger Geschäftssoftware eine angehängte Datei zu öffnen oder Informationen aus dem Netz herunterzuladen.

          Abmahnungen sind bisher selten

          Rein akademisch ist die Debatte nicht: Bei Zuwiderhandlungen gegen die Formvorschriften drohen den Unternehmen Bußgelder von bis zu 5000 Euro. Zum Thema Attachments gibt es noch keine höchstrichterlichen Urteile. Aber Hildegard Reppelmund, Bereichsleiterin für Wettbewerbsrecht beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) hält das gerichtliche Risiko für gering.

          Viel mehr Angst hatten die Unternehmen ohnehin vor wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen böswilliger Konkurrenten. Auch hier mahnt Reppelmund zur Ruhe: „Ganz wenige Abmahnungen“ habe es gegeben, dann hätte ein „wunderbares Urteil“ des Oberlandesgerichts Brandenburg Klarheit geschaffen: Die Formregeln für E-Mails schützen nicht die Wettbewerber, sondern nur die Geschäftspartner – sie sind also nicht „abmahnfähig“ (Az. 6 U 12/07).

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