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Team-Messenger : Gegen das Kommunikations-Chaos im Büro

  • -Aktualisiert am

Digitale Programme wie Slack oder Microsoft Teams helfen bei der Organisation im Büro. Bild: dpa

E-Mails und Telefon haben nach wie vor ihren Platz im Büro – dazu kamen in den letzten Jahren Chatprogramme wie Slack und Microsoft Teams. Bringt es das?

          Büroalltag: Eine E-Mail gesellt sich zu den 50 anderen unbearbeiteten und im Team-Messenger finden sich auch wieder diverse Nachrichten, die man noch nicht gelesen hat. Nervig. Oder?

          Die vergleichsweise neuen Team-Messenger heißen „Slack“, „Trello“ oder „Microsoft Teams“ - sie sollen die Kommunikation zwischen einzelnen Arbeitsgruppen erleichtern und dafür sorgen, dass alle einen besseren Überblick darüber haben, wer im Team was gerade macht. Die Apps organisieren sich in sogenannten Kanälen - im Vertriebs-Kanal werden beispielsweise relevante Informationen für Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt gepostet. So werden auch Kollegen mitgenommen, die eventuell nur Teilzeit oder außer Haus arbeiten. Außerdem kann man einzelne Mitarbeiter gezielt über die Chat-Funktion ansprechen und Aufgaben delegieren. Die Zahlen sprechen für die Messenger-Dienste in der Arbeitswelt: 13 Millionen nutzen Microsoft Teams täglich, beim Konkurrenten Slack sind es 10 Millionen – das entspricht ungefähr der Einwohnerzahl von Tschechien. Dennoch steht die Frage im Raum, was die Büro-Messenger eigentlich im Büro-Alltag bedeuten: Ablenkung oder Zeitersparnis?

          Verstärkte Zusammenarbeit

          Eine Studie scheint die Antwort darauf gefunden zu haben: Mitarbeiter, die häufig digitale Organisationsprogramme wie Slack oder Trello benutzen, können ihre Effizienz angeblich um das Doppelte steigern. Das zeigt zumindest die diesjährige „Deutsche Collaboration Studie“, die die Technische Universität Darmstadt in Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung Campana durchgeführt hat. So nahmen rund 49 Prozent der Befragten dank der Organisationsprogramme eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen wahr. Zwischen den einzelnen Branchen kommen die Büro-Messenger allerdings unterschiedlich oft zum Einsatz: Beim öffentlichen Dienst und im Gesundheitswesen kommen sie am wenigsten zur Anwendung. In der IT-, der Kommunikations- und der Versorgungsbranche sind sie dagegen am stärksten verbreitet.

          Die Studie untersucht den Einsatz von digitalen Technologien sowie die Auswirkungen von virtuellen Organisationsprogrammen. 1465 Mitarbeiter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz nahmen an der Erhebung teil, zum ersten Mal befragte man auch Angestellte mit direktem Kundenkontakt. Die Umfrage ist zwar nicht repräsentativ, die Ergebnisse sind aber dennoch im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung im deutschsprachigen Raum interessant.  

          Nachholbedarf bei Einführung von Programmen

          So verwenden Mitarbeiter immer häufiger digitale Technologien, vor allem bei der Recherche nach Informationen. Zwischen Angestellten, die direkten Kundenkontakt haben, und Mitarbeitern, die überwiegend im Büro tätig sind, gibt es allerdings Unterschiede: Angestellte mit direktem Kundenkontakt verwenden bei organisatorischen Angelegenheiten seltener digitale Technologien und weisen laut Studie dadurch eine geringere Arbeitseffizienz aus. Ihnen stehen allerdings auch weniger digitale Werkzeuge zur Verfügung als beispielsweise Angestellten, die nur im Büro arbeiten.

          Kritik gibt es von den Befragten an der Einführungsphase von digitalen Werkzeugen: Fast zwei Drittel der Befragten ist mit dieser unzufrieden und wünscht sich beispielsweise mehr Zeit, um die Programme besser kennenzulernen.

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