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Typologie : Die Macht im Vorzimmer

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Wer zum Chef will, muss an ihr vorbei: Die Sekretärin. Bild: dpa

Wer zum Chef will, muss an ihnen vorbei: Sekretärinnen oder, wie es neudeutsch heißt, Office-Managerinnen. Die fünf wichtigsten Typen. Und wie man mit ihnen umgeht.

          Graue Maus war gestern. Sekretärinnen heißen heute Team-Assistentin, Office-Managerin oder Assistentin des Vorstands. Schon an der Bezeichnung erkennt man ihren Rang im Unternehmen. Kaffee kochen gehört nur noch selten zu ihren Aufgaben, oft steuern sie ganze Projekte, managen das Tagesgeschäft und assistieren bei Präsentationen und anderen Führungsaufgaben.

          Viele haben eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen, sprechen mehrere Sprachen, verfügen über Brancheninsiderwissen und IT-Kenntnisse. Das zahlt sich aus: Das durchschnittliche Gehalt einer Chefsekretärin beträgt rund 60.000 Euro laut der Unternehmensberatung Kienbaum. Neben Fachwissen brauchen Assistentinnen viel Fingerspitzengefühl. Wohl deshalb gilt dieser Beruf immer noch als Frauendomäne: Rund 70 Prozent der Sekretäre/-innen sind weiblich.

          Unbestritten dürfte indes sein, dass die Sekretärinnen in vielen Unternehmen an den inoffiziellen Schalthebeln der Macht sitzen. Wer ihnen gegenüber den falschen Ton anschlägt, kann sich sein Anliegen schnell abschminken oder auf einen Termin beim Chef lange warten. Wir stellen deshalb fünf Modelltypen vor sowie die richtigen Strategien, um bei den guten Seelen des Büros ans Ziel zu kommen.

          Die Vertraute

          Sie arbeitet schon viele Jahre im Unternehmen, ihre Beziehung zum Chef ist besonders innig. Sie hat nicht nur Einblick in seinen Terminkalender, sondern weiß auch, welchen Wein er am liebsten trinkt, wie viele Krawatten er hat, welche Blumen er seiner Frau schickt und welche Redensarten er gern benutzt, wenn er Glückwunschkarten an Geschäftspartner verschickt - meistens übernimmt sie das für ihn. Einige dieser Assistentinnen himmeln ihren Vorgesetzten geradezu an - Kritik an ihm oder seiner Arbeitsweise nehmen sie deshalb krumm. Gerade Neulinge und gutaussehende jüngere Frauen haben es bei ihr nicht leicht. Sie müssen beweisen, dass sie den Chef auch bewundern, aber keine Konkurrenz für sie darstellen. Schon die Bewerbungsunterlagen sortiert sie vor. Wer beim Chef also punkten will, muss zuerst sie beeindrucken.

          Typisches Beispiel: Sie spricht gern von „wir“, um zu zeigen, dass sie sich mit dem Vorgesetzten verbunden fühlt. In seiner Abwesenheit lobt sie den Chef ständig.

          Was tun? Wenn Sie neu sind, stimmen Sie in den „Wir-Chor“ ein, wahren Sie aber eine gesunde Distanz. Wer zu enthusiastisch auftritt, gerät schnell in die Rolle des Strebers. Das kommt gerade bei dem Typ nicht gut an. Stellen Sie Fragen, zeigen Sie Interesse am Unternehmen, erkundigen Sie sich nach den Abläufen und vor allem auch ab und zu nach ihrer Meinung. „So verhindern Sie, dass sie sich in ihrer Vertrauens- und Vormachtstellung bedroht fühlt“, rät Coach und Psychologe Jürgen Hesse. Ein guter Trick ist, ihr oder dem gemeinsamen Boss versteckte Komplimente zu machen, die aber nicht plump wirken sollten. Lassen Sie eher beiläufig fallen, wie froh Sie sind, in diesem tollen und traditionsreichen Unternehmen zu arbeiten. Loben Sie die Expertise des Vorgesetzten, seinen guten Geschmack, die Einrichtung seines Büros, ohne zu übertreiben. Dann können Sie auch ganz lässig im zweiten Satz nach den Informationen fragen, die Sie brauchen, und werden sie auch sofort bekommen. Stellen Sie immer die gemeinsamen Leistungen in den Mittelpunkt, nicht so sehr eigene Erfolge. So fällt ein bisschen Glanz auf sie und den Chef zurück - das bringt Ihnen Sympathien ein.

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