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Sekretärinnen : Gebraucht, aber nicht respektiert

  • -Aktualisiert am

Chefin des Chefs oder Chefin der Kaffeemaschine? Bild:

Textverarbeitungssysteme und flache Hierarchien haben manche Sekretärin um Ihren Job gebracht. Manche Unternehmen haben diese Entscheidung bereut.

          Der Mann auf dem Golfplatz ist mausetot. Neben der Leiche hat der Täter praktischerweise ein Taschentuch mit Initialen vergessen. Für die Hamburger Mordkommission ist der Fall damit klar. Adelheid Möbius sieht das anders - aber natürlich hört niemand auf die Sekretärin. Also recherchiert sie auf eigene Faust und überführt am Ende den wahren Mörder.

          Fast vier Millionen Zuschauer sahen ihr vor ein paar Wochen dabei zu - und das, obwohl die Sendung bereits zum zweiten Mal wiederholt wurde. „Adelheid und ihre Mörder“ flimmerte 1993 zum ersten Mal über die Bildschirme, ihren Marktanteil von ursprünglich 20 Prozent konnte sie fast halten. Die Sekretärin mit Durchblick hat sich zum Publikumsliebling gemausert.

          „Telefonieren kann ich selbst!“

          Im realen Leben sind Sekretärinnen keineswegs so hoch angesehen. Genau genommen wissen die meisten gar nicht, was sie eigentlich machen. 500 000 Frauen bezeichnen sich in Deutschland als Sekretärin - obwohl es den Lehrberuf gar nicht gibt. Die Meinungen darüber, was ihr Berufsbild ausmacht, gehen weit auseinander - und liegen meist schwer daneben. Mal gilt die Sekretärin als Adelheid, als heimlich Boss hinter dem Boss. Für andere ist sie allenfalls der Boss der Kaffeemaschine. Und auch die Meinung, dass Sekretärinnen an sich überflüssig seien, ist weit verbreitet.

          Seit rund zehn Jahren lassen Textverarbeitungssysteme, Sprachcomputer und Managementsysteme die Dame im Vorzimmer als verzichtbar erscheinen. Auch die Entwicklung hin zu flachen Hierarchien war folgenreich. Ein moderner Chef wollte nicht gegen seine Mitarbeiter abgeschirmt werden, Post bekam er per E-Mail und Anrufe erreichen ihn jederzeit über Rufumleitung auf dem Handy. Was brauchte er da eine Sekretärin?

          Eine ständig wachsende Informationsflut hat diese Entwicklung zwar wieder gebremst, vor allem kleine Unternehmen und Gründer tendieren aber noch immer dazu, auf professionelle Unterstützung zu verzichten. „Bloß keine fixen Kosten“, so lautete auch die Devise von Klaus Goschmann, als er sich vor Jahren in Frankfurt mit der kleinen Beratungsagentur FairCon in Frankfurt selbständig machte. Briefe schreiben, Telefonate führen, Termine machen, so lautet seine Einschätzung, „das kann ich schließlich selbst.“

          Von flachen Hierarchien profitieren

          Doch weit gefehlt: Fünf lange Monate kämpfte Goschmann selbst mit dem Timer und der elektronischen Wiedervorlage, wagte sich ohne Handy nicht mehr aus dem Haus und tippte die Texte, für die er im Tagesgeschäft keine Ruhe fand, eben nachts. Dann gab er auf. Seither managt bei FairCon eine versierte Sekretärin den Arbeitsalltag. Und seitdem, freut sich der PR- und Organisationsberater, „habe ich endlich wieder Zeit für das was ich kann.“

          Eine professionelle Einschätzung, findet inzwischen auch Kommunikationstrainerin Sibylle May. Obwohl sie selbst seit Jahren Sekretärinnen schult und deren Know-how kennt, unternahm auch sie den Versuch ihre Trainings selbst zu managen. Katastrophal, erinnert sie sich heute, und alles andere als gut für die Auftragslage. Anstatt ihre alten Kunden zu betreuen und neue zu akquirieren, saß sie da und korrigierte Excellisten.

          Maria Akhavan, Chefredakteurin von working@office, der größten deutschen Fachzeitschrift für Büromanagement bringt es auf den Punkt: Dass Spezialisten oder gar hoch bezahlte Führungskräfte ihre Mails selbst beantworten, hält sie für eine „gigantische Verschwendung von Ressourcen“. Im Idealfall, so die Expertin, schafft die Sekretärin das professionelle Umfeld, das der Vorgesetzte braucht, „um den Job zu machen, für den er bezahlt wird“.

          Ihr Erfolg lässt sich nicht in Zahlen messen

          Spätestens wenn die Anzahl von fünf Mitarbeitern erreicht ist, so auch die Meinung von Organisationsexperten, sollte man eine Halbtagskraft beschäftigen. In Branchen, wo viele Termine zu managen sind, liegt die Grenze niedriger. Flache Hierarchien haben auch dafür gesorgt, dass eine Sekretärin heute viel mehr kann als vor zehn Jahren. Wo ganze Ebenen abgeschafft und Aufgaben neu verteilt wurden, fiel ein nicht unerheblicher Teil an die Sekretärinnen, die denn inzwischen auch Office-Managerinnen heißen und ohne ständige Weiterbildung nicht mehr konkurrenzfähig sind.

          Sogar in Großunternehmen ist es immer häufiger allein die Sekretärin, die alle Softwareprogramme kennt und über Nacht eine Powerpoint-Präsentation aus dem Hut zaubern kann. Darüber hinaus managt sie den Informationsfluss, vermittelt zwischen Hierarchieebenen, kontrolliert, wo delegiert wurde, organisiert Termine, Reisen und manchmal ganze Veranstaltungen. Nicht selten übernimmt sie auch noch Fachaufgaben und arbeitet in Projektteams mit.

          Dass ihr dennoch immer wieder die Anerkennung für ihre Arbeit verwehrt wird, liegt nach Auffassung von Beobachterin Akhavan daran, dass sich ihr Erfolg nicht wie bei Adelheid in Aufklärungsquoten von 100 Prozent ausdrücken lässt, sondern eben überhaupt nicht in „harten Zahlen“. „Weil sich Sekretariaten keine Umsätze zuordnen lassen, gibt es auch bis heute noch keine Studien, die ihren Nutzen eindeutig belegen“, sagt sie.

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