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Management : Die Angst der Chefs vor dem Mitarbeitergespräch

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Miteinander zu sprechen ist wichtig: Insbesondere das Zuhören ist eine Kunst, die manche Chefs zu wenig beherrschen Bild: Fotolia

„Mein Chef weiß gar nicht genau, womit ich mich herumschlagen muss.“ Solche Aussagen sind in vielen Belegschaften verbreitet. Warum? Viele Vorgesetzte scheuen das Mitarbeitergespräch. Unternehmensberater Rainer Stolz erklärt in einem Gastbeitrag woher diese Scheu kommt.

          Wenn man Mitarbeiter im Vertrieb fragt, welche aktive Unterstützung sie durch ihre Vorgesetzten bei der Bewältigung von Arbeitsproblemen erhalten, stößt man oft auf Unverständnis und Achselzucken. „Mein Chef weiß gar nicht genau, womit ich mich herumschlagen muss. Wir sind hier weitgehend auf uns selbst gestellt.“ Hätten diese Mitarbeiter eine kontinuierliche Unterstützung durch ihren Chef, würde das bei ihnen nicht nur die Stimmung erheblich verbessern. Sie hätten zudem auch mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

          Überall wird in den Betrieben heute darüber nachgedacht, wie die Leistungs-fähigkeit der Organisation erhöht werden kann. Es werden dazu die modernsten elektronischen Methoden eingesetzt, Teams und Projektgruppen gebildet und Spezialwissen in Seminaren gesammelt – alles mit dem Ziel, Informationen schnell zu übertragen, Reibungen und Missverständnisse zu reduzieren und erprobte Verfahren zur Arbeitsbewältigung einzusetzen. Unverständlicherweise wird bei diesen Aktivitäten aber ein ganz wesentliches Instrument der Leistungssteigerung häufig vernachlässigt: das kritische, konstruktive, nach vorne führende Gespräch mit dem Vorgesetzten.

          Spricht man mit Vorgesetzten über dieses Thema, hört man oft das Argument: „Ich lasse meinen Mitarbeitern einen großen Freiraum, wenn sie aber Probleme haben, bin ich für sie da.“ Das hört sich gut an, geht aber an den Erfordernissen vorbei. Vorgesetzte werden ihrer Funktion nur gerecht, wenn sie auch die Einzelheiten der Arbeiten ihrer Mitarbeiter betrachten, Anteil nehmen an deren Problemen und mitwirken an deren Überwindung.

          Der Chef muss Zuhörer und Aufnehmer der Probleme sein

          Bekannterweise werden Probleme oft schon dadurch transparenter und leichter lösbar, dass man sie detailliert beschreibt und ihre Merkmale erläutert. Wenn dann noch jemand gut zuhört und Verständnis und Anteilnahme signalisiert, fühlt sich der Problembetroffene verstanden und erleichtert und gewinnt häufig ganz neue Einsichten. Hiermit ist die erste Rolle des verantwortungsbewussten Vorgesetzten beschrieben: Er muss Zuhörer und Aufnehmer der Probleme seiner Mitarbeiter sein. Er muss darüber hinaus auch mit seiner ganzen Kraft Problemlösungen durchdenken, mit dem Mitarbeiter Alternativen diskutieren und im Detail mögliche Engpässe erörtern. Abwehrende und ver-tröstende Sprüche wie „Machen Sie sich mal an die Arbeit, Sie schaffen das schon“ sind völlig unangebracht. Sie frustrieren den Mitarbeiter und veranlassen ihn, in Zukunft nicht mehr die Nähe des Chefs zu suchen. Stattdessen wird er mehr oder weniger verbissen an seinen Problemen weiter herumbeißen.

          Wer seine Rolle als Vorgesetzter wirklich ernst nimmt, muss sich immer wieder auch um Details der Arbeit seiner Mitarbeiter kümmern. Es gehört zu seinen wesentlichen Aufgaben, die Arbeitsergebnisse seiner Mitarbeiter nicht nur pauschal entgegenzunehmen, sondern an ihrer Bewältigung aktiv mitzuwirken.

          Was? Warum? Wie?

          Der Mitarbeiter benötigt immer wieder den kritischen, konstruktiven, am gleichen Strang ziehenden Helfer, der sein Vorgesetzter sein muss. Wie kann dieses aktive Zusammenwirken ablaufen? Der Vorgesetzte vereinbart mit seinem Mitarbeiter regelmäßige, mehrstündige Arbeitstreffen, in denen jeder Schritt der Aktivitäten des Mitarbeiters besprochen wird. Dabei lauten die Fragen: Was muss getan werden? Warum? Wie? Was ist das Ziel? Wo liegen Probleme? Wie werden sie gelöst? Die Ergebnisse dieser Diskussion werden schriftlich festgehalten und im nächsten Treffen kritisch überprüft, abgehakt oder neu diskutiert.

          Viele Vorgesetzte scheuen diese Arbeitsweise, weil sie viel von ihnen verlangt. Denn der sachlich und fachlich mit der Materie bestens vertraute Mitarbeiter präsentiert eventuell Probleme, für die wirklich keinerlei Lösungen zu bestehen scheinen. Und dann kommen dem Vorgesetzten zu Recht Zweifel, wie er in dieser Situation seine Chefrolle ohne Gesichtsverlust aufrechterhalten kann.

          Chef zu sein ist in der Tat oft ein schwieriger und viel verlangender Job. Der akzeptierte, hilfreiche, die Sache nach vorne bringende Vorgesetzte muss Kompetenz und Persönlichkeit besitzen. Das verlangt die Position, und das erwarten die Mitarbeiter. Wer befürchtet, gut qualifizierten Mitarbeitern nicht das Wasser reichen zu können, und wer sich Sorgen macht, dass seine Kenntnisse und Erfahrungen vielleicht nicht ausreichend sind, dürfte nicht die geeignete Person sein, eine Chefposition einzunehmen.

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