https://www.faz.net/-gyl-7orfy

Digitaler Stress : Unwichtige E-Mails kosten das Doppelte

  • -Aktualisiert am

Spam: Viel zu viele Menschen antworten per E-Mail viel zu vielen Menschen viel zu oft auf viel zu viele Nachrichten. Bild: Screenshot / F.A.Z.

Die tägliche E-Mail-Flut überlastet immer mehr Arbeitnehmer. Zwei Wissenschaftler haben sich deshalb ein Preissystem für Mails ausgedacht, das Anreize setzt, weniger zu verschicken. Ein Gastbeitrag darüber, wie das funktioniert.

          Mehr und mehr Unternehmen sehen sich mit Klagen ihrer Mitarbeiter konfrontiert. Der stetige Anstieg des zu bewältigenden E-Mail-Aufkommens, im Duett mit dem Verlangen nach permanenter Erreichbarkeit, führt zur Überlastung der Mitarbeiter. Unter dem Schlagwort „Digitaler Stress“ ist dieses Thema seit einiger Zeit ein Dauerbrenner. Das wundert nicht angesichts der kursierenden Zahlen. So beziffert die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin den volkswirtschaftlichen Schaden aufgrund psychischer Erkrankungen bereits auf über 16 Milliarden Euro jährlich allein in Deutschland, Tendenz steigend. Dem McKinsey Global Institute zufolge wenden kommunikationsrelevante Angestellte 28 Prozent ihrer Arbeitszeit allein für die Bearbeitung ihres E-Mail-Postfachs auf. Der Branchenverband Bitkom veröffentlichte Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage, wonach die Zahl der Berufstätigen, die über die Feiertage per E-Mail erreichbar sind, allein in den letzten beiden Jahren um 12 Prozent auf insgesamt 55 Prozent gestiegen ist.

          Weitgehende Einigkeit besteht darin, dass die digitalen Kommunikationsmittel enorme Vorteile gebracht haben. Den übermäßigen Gebrauch gilt es zu verhindern. Bisher existieren vornehmlich zwei Lösungsansätze, um den E-Mail-Verkehr innerhalb eines Unternehmens einzudämmen. Zum einen werden zeitliche oder quantitative Restriktionen eingeführt. Vorreiter war hier der Volkswagen-Konzern, der seine E-Mail-Server nach Feierabend komplett herunterfahren lässt. Bei diesem Vorgehen wird jedoch nicht nach der Bedeutung der konkreten E-Mail differenziert. Besonders wichtige E-Mails erreichen den Adressaten nicht, weil sie dem pauschalen Raster zum Opfer fallen.

          Zum anderen wird versucht, mit E-Mail-Policies das Verhalten der Mitarbeiter zu ändern. Dieser voluntaristische Ansatz scheitert in der Regel, weil es starke Anreize gibt, viele E-Mails zu verschicken. Gleichzeitig kostet es den Sender ja nichts. Die Beschäftigten müssen aber nicht nur weniger E-Mails schreiben, sondern auch ihren Arbeitsstil ändern. Das E-Mail-Aufkommen zu senken bedeutet im Vorfeld besser zu planen, sich genauer abzusprechen, effektiver und eigenverantwortlicher zu arbeiten und sich weniger rückzuversichern, also weniger an nicht direkt Betroffene per „cc“ zu versenden.

          Anreize setzen durch ein Preissystem

          Um dieses Ziel zu erreichen, müssen deutliche Anreize gesetzt werden, die Zahl der verschickten E-Mails zu verringern. Daher plädieren wir für eine softwarebasierte Lösung, die ein Preissystem einführt. Das Preissystem reflektiert die Knappheit der Zeit, die beim Lesen und Beantworten der E-Mails entsteht. Es basiert auf einer künstlichen E-Mail-Währung. Die entstehenden Preise legen das Grunddilemma der E-Mail offen: ein Überangebot infolge der vernachlässigbaren Kosten für die Absender bei gleichzeitig begrenzter Zeit und Aufmerksamkeit auf der Empfängerseite.

          Das von uns „Mail Application with Relevance Classification“ (MARC) getaufte System lässt sich innerhalb eines Unternehmens technisch leicht umsetzen. Der Sender muss beim Versand der E-Mail diese mittels einer von vier Prioritätsstufen klassifizieren. Der Sender kennt den Inhalt der E-Mail. Er muss daher abschätzen, ob der Inhalt der E-Mail „unwichtig“, „wenig wichtig“, „wichtig“ oder „sehr wichtig“ für den Empfänger ist. Jeder Empfänger kann flexibel festlegen, wie viele E-Mails der verschiedenen Prioritätsstufen er am Tag empfangen möchte. Anhand dieses Ziels und der durchschnittlichen Nachfrage wird von einem zentralen Server mittels einer Nachfragekurve der Preis für den Sender an einem konkreten Zeitpunkt bestimmt. Der Sender muss sich überlegen, ob er bereit ist, den ermittelten Preis der künstlichen E-Mail-Währung (Relevance Units) zu zahlen oder die E-Mail doch nicht versenden will. Je unwichtiger eine E-Mail für den Empfänger ist, desto höher ist der zu entrichtende Preis. Für die Prioritätsstufe „sehr wichtig“ wird der Empfänger vermutlich alle E-Mails zulassen. Denn in diesem Fall liegt das Interesse an der E-Mail primär bei ihm. Der Preis für diese Kategorie wäre dann null.

          Dieses System erfordert eine richtige Klassifizierung der Bedeutung des Inhalts durch den Sender. Sonst wählt er die für ihn günstigste Prioritätsstufe, um möglichst billig E-Mails verschicken zu können. Deshalb wird dem Empfänger die Einschätzung des Senders angezeigt. Der Empfänger erhält die Möglichkeit, die Prioritätsstufe bei Missfallen nachträglich per Buttonklick zu revidieren, sollte er der Meinung sein, der Sender habe die Priorität missbräuchlich oder falsch eingeschätzt. In diesem Fall werden dem Sender die doppelten Kosten auferlegt, die er bei richtiger Klassifizierung hätte zahlen müssen. Auf diese Weise wird ein Missbrauch des Systems verhindert.

          Die Zahl der Relevance Units, die jeder Angestellte eines Unternehmens am Monatsanfang erhält, ist beschränkt. Mit dieser Geldmenge muss er den Monat über wirtschaften. Er muss sich gut überlegen, welche E-Mails wirklich wichtig sind und welche nicht. Für Positionen innerhalb eines Unternehmens mit viel Kommunikationsbedarf kann die Zahl der am Monatsanfang zugesprochenen Relevance Units (RUs) höher festgelegt werden. Sind die Einheiten aufgebraucht, kann der Betreffende keine E-Mails mehr versenden. Er ist dann gezwungen, auf andere Medien auszuweichen, zum Beispiel zu telefonieren. Aspekte der sozialen Kontrolle werden so einbezogen. Wer am Monatsende Relevance Units gespart hat, kann belohnt werden. Die mittels Preisen sichtbar gemachten versteckten Kosten stellen einen ausreichenden Anreiz dar, innerhalb eines Unternehmens vernünftig mit E-Mails umzugehen.

          Weitere Themen

          Topmeldungen

          Brexit : Übernimmt das Unterhaus die Kontrolle?

          Am kommenden Dienstag stimmen die Abgeordneten des britischen Unterhauses über das weitere Vorgehen in Richtung Brexit ab. Die Änderungsanträge zur „neutralen Vorlage“ der Regierung haben es in sich.

          Newsletter

          Immer auf dem Laufenden Sie haben Post! Abonnieren Sie unsere FAZ.NET-Newsletter und wir liefern die wichtigsten Nachrichten direkt in Ihre Mailbox. Es ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es erneut.
          Vielen Dank für Ihr Interesse an den F.A.Z.-Newslettern. Sie erhalten in wenigen Minuten eine E-Mail, um Ihre Newsletterbestellung zu bestätigen.