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Das Büro wird zum Chatroom : Schluss mit den E-Mails!

Nachrichten schreiben, immer und überall. Bild: Getty

Im Privatleben schreibt fast jeder Kurznachrichten mit Whatsapp. Jetzt verändern Chat-Programme wie Slack auch die Kommunikation im Büro. Klingt einfach, wirbelt aber manches durcheinander.

          Was ist klein und braun und stört im Meeting? Affen. Zumindest ist das Jennifer Miksch immer wieder passiert. So etwas kommt vor, wenn man in Südafrika von zu Hause aus arbeitet. Dann rasen die Affen durch die Küche, der Hund dreht durch und die Videoschalte muss um ein paar Minuten verschoben werden. Viel häufiger allerdings braucht es gar keine ungebetenen Gäste, damit es hakt. „Ich kann nicht glauben, dass die Menschheit zum Mond fliegt und wir es immer noch nicht hinkriegen, eine anständige Videokonferenz herzustellen“, sagt Miksch. „Das hat noch in keiner Firma geklappt, in der ich war.“

          Jonas Jansen

          Redakteur in der Wirtschaft, zuständig für die „Netzwirtschaft“.

          Mal ist das Mikrofon nicht ordentlich aufgeladen, dann fehlt es an Datenvolumen, oder die Kamera ist dreckig. „Wenn eine Videoschalte zustande kommt, ist sie genial, aber leider funktioniert es immer noch nicht zuverlässig.“ Das sind Hindernisse, auf die Miksch immer wieder stößt und die für sie weniger leicht zu bewältigen sind als für jemanden, der im Großraumbüro arbeitet und auch mal eben kurz beim Kollegen vorbeigehen kann. Denn Miksch hat ein Team zwischen Kapstadt und Johannesburg organisiert, während sie selbst in den ersten Monaten noch immer wieder in Berlin unterwegs war. Vier Tage in der Woche ist sie danach gependelt, einen Tag hat sie von zu Hause aus gearbeitet. Bevor sie im Januar zur Bundeswehr gewechselt ist, um deren Cyber-Innovation-Hub mit aufzubauen, hat Miksch das operative Geschäft von Sweep South geleitet, einem südafrikanischen Start-up, das Putzkräfte vermittelt. Das bedeutete: Arbeiten mit dem Smartphone oder dem Laptop auf dem Schoß im Café, am Flughafen oder eben mit dem Hund zu den Füßen in der Küche. Mikschs Motto: Wo immer man ist, dort kann man auch arbeiten. Dabei kam ihr zugute, dass es in Südafrika normal ist, alles mit dem Handy zu machen: Mobiles Bezahlen etwa ist dort viel verbreiteter als in Deutschland. Und so hat sie auch ihre Mitarbeiter daran gewöhnt, ständig mobil erreichbar zu sein.

          Das funktioniert mittels einer Kommunikationsapp namens Slack. In vielen Büros verbreiten sich solche Programme immer stärker: Chefs und Mitarbeiter wollen weniger über E-Mails oder das Telefon kommunizieren. Während sich der Umgang mit dem Smartphone im Privaten schon verselbständigt hat und jeder Programme wie Whatsapp oder andere Messengerdienste zur Kommunikation verwendet, ist ein Umstieg auf mobiles Arbeiten in einem Unternehmen ungleich komplizierter. Dabei geht es um die Organisation von Arbeitszeiten, um ständige Erreichbarkeit und je nach Größe des Unternehmens auch darum, welche Programme überhaupt erlaubt werden. Berufliche Kommunikation muss anders abgesichert werden als private und nicht jedes Dokument sollte auf privaten Smartphones geöffnet werden. Start-ups haben durch ihre geringe Größe einen Vorteil: Sie sind oft weniger hierarchisch organisiert und können in kleinen Teams schnelle Entscheidungen treffen. Deshalb war für Miksch klar, dass die gesamte interne Kommunikation über Slack laufen sollte.

          Mit dem Programm organisieren Teams ihre Kommunikation in unterschiedlichen Kanälen, bei Sweep South haben sich die 35 Mitarbeiter mehr als 50 Kanäle eingerichtet. „Die Entwickler zum Beispiel sind im persönlichen Gespräch nicht gerade die sozialsten Wesen. Aber über Slack sind sie wahnsinnig witzig. Dafür rasten sie aus, wenn man einfach so in ihrem Büro steht, da ist die schriftliche Kommunikation viel leichter“, sagt Miksch über ihre früheren Kollegen. Als Chief Operating Officer klickte sie sich durch mehr als 50 Kanäle, las sich alles durch, reagierte aber nur, wenn nötig. Slack hat gegenüber dem Telefon für Miksch einen Vorteil: Wenn Absprachen verschriftlicht werden, sind sie verbindlicher. Außerdem ist das Programm leichter durchsuchbar als E-Mails, einzelne Aufgaben oder Dokumente können schnell wiedergefunden werden.

          High Fives per App

          Zur Organisation haben sich die Mitarbeiter von Sweep South allerhand Zusatzprogramme installiert: Der Kundenservice etwa bekommt alle Anfragen, die über Twitter einlaufen, in einen eigenen Kanal geschickt. Mit einer programmierten Künstlichen Intelligenz filtern sie zudem besonders negatives Feedback extra heraus, um schnell zu reagieren. Mit synchronisierten Kalendern verpasst man auch mitten im Chat kein Meeting und keinen Geburtstag der Mitarbeiter, über das Programm Trello werden Projektabläufe auf einer digitalen Pinnwand abgelegt. Und mit einer App können die Kollegen sogar High Fives sammeln, wenn sie etwas besonders gut erledigt haben, virtuelle Fleißkärtchen sozusagen.

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