Ein Jahr Planung für fünf Tage Buchmesse Kettenreaktionen auf grauem Teppich

Manchmal muss ich bei der Frankfurter Buchmesse an eine Blüte denken. Eine Blüte, die sich sehr langsam über einen großen Zeitraum aufrollt, sie wird immer schöner, um dann nur einige wenige Tage in voller Pracht zu stehen. Und dann, nach dem letzten Messetag am Sonntag, faltet sie sich in Windeseile wieder zusammen und muss ein Jahr warten, bis sie von Neuem erblüht.

Für mich ist es immer wieder ein faszinierender Moment, wenn ich am letzten Aufbautag sehr spät noch durch die Hallen gehe. Überall liegt noch sehr viel Müll und Verpackungsmaterial herum, da wird mir manchmal himmelangst. Aber am nächsten Morgen ist alles blank und aufgeräumt, und alle, die einen Tag vorher noch in Arbeitskleidung am Werk waren, stehen im Anzug an ihren Ständen und warten auf ihre Kunden. Dieser Wechsel vom chaotischen Aufbau bis hin zur fertig herausgeputzten Messe, das ist jedes Mal toll - und eine Belohnung für ein Jahr Arbeit.

Möglichst wenig Sand im Getriebe

Von Haus aus bin ich eigentlich Übersetzerin, ich habe Englisch und Französisch studiert. Das Internationale hat mich schon immer angezogen, und bei der Buchmesse gefällt mir, dass Sprache als Medium zwischen Menschen von Angesicht zu Angesicht stattfindet. Ich arbeite seit dreiundzwanzig Jahren bei der Buchmesse, zehn Jahre war ich stellvertretende Abteilungsleiterin im Messemanagement. Ich bin jetzt siebenundvierzig und seit Juni Abteilungsleiterin. Management ist ja immer ein schwammiger Begriff, man könnte auch einfach sagen, dass ich ein Jahr lang dafür sorge, dass ein paar Tage lang möglichst wenig Sand im Getriebe ist: Jedes Körnchen kann den ganzen Ablauf stören. Die Buchmesse ist ja kein Termin, den man verschieben kann, und wenn am ersten Tag alles steht, steckt eine riesige Organisationsmaschinerie dahinter.

Dieses Jahr haben wir sechzigstes Jubiläum. Die Dimensionen haben sich immens verändert: 1949 auf der ersten Frankfurter Buchmesse waren 205 Aussteller in der Paulskirche und etwa 14.000 Besucher. Dieses Jahr kommen 7448 Aussteller aus mehr als 108 Ländern, die wir auf 172.000 Quadratmeter und dreizehn Hallenebenen verteilen müssen. Und dann die Besucher: Letztes Jahr waren es 283.000. Die müssen gastronomisch versorgt sein, die brauchen Eintrittskarten, die sanitären Anlagen müssen ausreichen - das muss alles im Vorfeld organisiert sein. Der Aufbau dieser gigantischen Buchmesse ist eine riesige Teamleistung, und in meiner Abteilung laufen alle Fäden zusammen.

Direkt davor ist schon mittendrin

Im Prinzip besteht die Vorbereitung aus lauter Kettenreaktionen, aus Informationen, die weitergegeben werden, eine Bewegung, die sich fortsetzt wie eine Welle. Am Ende steht dann zum Beispiel die Texterin, die den Katalogtext redigiert, der Drucker, der die Eintrittskarten druckt, der Schreiner, der einen Stand zusammenzimmert, die Putzfrau, die ihren Dienstplan abstimmt, oder die Messehostess, die Prosecco serviert.

Mit der Organisation dieser Buchmesse haben wir am Ende der letzten begonnen. Manchmal überlappt sich das auch, die Ehrengäste planen wir mindestens zwei Jahre im Voraus, für Island 2011 haben wir schon angefangen. Die Wochen direkt vor der Messe sind natürlich besonders stressig, direkt davor ist für uns schon mittendrin. Richtig akut wird es, wenn wir mit zwei großen Umzugswagen auf das Messegelände umziehen und für fast zwei Wochen unsere Büros im Zwischengeschoss zwischen der Halle 4.0 und der Halle 4.1 beziehen. Von meinem Schreibtisch aus kann ich auf die Agora hinunterschauen. Dieses Jahr steht dort das Lesezelt, das Hörfunkstudio der ARD und ein Zelt des Ehrengasts Türkei, und ich sehe auch, wenn ein VIP mit einer Eskorte vorfährt. Von hier oben habe ich buchstäblich im Blick, wie sich die Messe bewegt, genau darum geht es ja bei meiner Arbeit, das ist sehr symbolisch.

Ein riesiges Puzzle

Ein großer Teil der Arbeit meiner Abteilung ist die Plazierung der Verlage, das dauert vier bis fünf Monate. Ich betreue die deutschen, Schweizer und österreichischen Verlage, und die meisten möchten in der Nähe ihrer früheren Nachbarn und am liebsten genau an ihrem alten Platz bleiben. Wir müssen aber oft alle ein Stück verschieben, weil zum Beispiel ein Verlag den anderen gekauft hat und man die Stände zusammenlegen muss. Wir fangen ab Januar mit der Standverteilung an, das sind dann schon wieder Kettenreaktionen: Wenn A nach B geht, kann C nach A gehen und so weiter; jeder Schritt kann erst gegangen werden, wenn der Weg frei ist, das dauert seine Zeit. Im Juni verschicken wir die Standnummern. Früher haben wir mit Papiersymbolen an Planwänden gearbeitet, da war es sehr schwer, einem Kunden zu vermitteln, wie sein Stand aussieht, weil man nur per Hand alles aufzeichnen und faxen konnte. Heute läuft das alles digital, und wir können Ausschnitte aus dem elektronischen Hallensystem per Mail verschicken, das ist ein großer Schritt.

Wenige Tage vor der Eröffnung baut sich dann in kürzester Zeit eine richtige kleine Stadt auf - komplett mit Kindergarten, Bankautomaten, Verkehrssystem, Friseur und Feuerwehr. Das Fundament sind etwa 170.000 Quadratmeter grauer Teppich, und darauf stellt man die leeren Stände auf, es ist das Gerippe, das Skelett der Buchmesse. Noch bevor die Aussteller und Fachbesucher kommen, sind schätzungsweise an die tausend Menschen an dieser Aufbauphase beteiligt, die Teppichleger, die Spediteure, die Kraftfahrer, die Standbauer und unsere Elektriker verlegen ungefähr zwanzig Kilometer Stromkabel. Bis vor wenigen Jahren haben die meisten auch noch Telefonanschlüsse an ihre Stände legen lassen, inzwischen benutzen fast alle Mobiltelefone.

400 Tonnen Bücher - so viel wiegt der Berliner Funkturm!

Viele bestellen einen Systembaustand, das ist eine Art Grundausstattung mit weißen Wänden, Buchleisten und kleinen Sitzschränken. Die Buchleisten sind etwa einen Meter lang, die können wie Regalbretter in die Wände eingehängt werden. Davon haben wir dieses Jahr allein 83.000 Stück aufgebaut. Das ergibt dann eine Strecke von 83 Kilometern, das ist so, als würde man viermal quer durch Frankfurt fahren. Und dann kommen noch die vielen Regalmeter von den individuell aufgebauten Ständen dazu.

Drei Tage vor Eröffnung kommen die Aussteller, dann arbeiten hier etwa dreitausend Menschen. Ab sieben Uhr früh am Sonntag dürfen die Stände dekoriert werden - das Gerippe wird verkleidet. Dann erst kommen die Bücher, jede Menge Kisten, die Spediteure haben ganz schön zu schleppen. Es sind etwa vierhundert Tonnen, die jedes Jahr auf die Messe gekarrt werden. Vierhundert Tonnen! Das ist so viel wie der Berliner Funkturm wiegt.

Bücherwürmer lieben Sushi

Bevor die Besucher kommen, werden die Lebensmittel und Getränke geliefert. Auf so einer Messe wird wahnsinnig viel gegessen, 35.000 Würstchen zum Beispiel und mindestens 25.000 belegte Brötchen in jedem Jahr. Auf der Buchmesse geht übrigens besonders viel Sushi weg, am Tag etwa tausend Schachteln, das ist viel mehr als zum Beispiel auf der Internationalen Autoausstellung. Und es gibt auch besonders viele Empfänge und daher auch einen besonders hohen Alkohol- und Kaffeekonsum.

Manchmal muss man auch ein bisschen unkonventionell sein, es läuft nie alles so wie geplant. Im letzten Jahr wurde der Bahnverkehr bestreikt, da war ringsum alles dicht, und wir haben uns kurzfristig entschlossen, die Messe einfach eine Stunde länger offenzuhalten. Wir haben Telefonketten gestartet und Durchsagen gemacht, und innerhalb kürzester Zeit wussten alle Bescheid, von den Sanitätern bis zu den Shuttlebusfahrern.

Untergangsstimmung am letzten Tag

Eine große Herausforderung ist auch der Abbau. Die Messe schließt am Sonntagnachmittag um halb sechs, und die meisten Aussteller räumen das Feld ziemlich schnell, oft noch am selben Abend. Es herrscht eine regelrechte Untergangsstimmung. Zuerst wird der Teppich wieder eingerollt, damit die Gabelstapler durchfahren können. Spätestens nach zwei Tagen sind die Hallen wieder leer und blankgefegt. Ein komisches Gefühl. Das ist die Zeit, wenn ich langsam wieder runterkomme von diesem Level, auf den ich mich hochgepuscht habe.

Das Ende der Messe ist für mich ein Geräusch: dieses Klappen der Wände, die aufeinandergestapelt werden. Ich bin dann jedes Mal erleichtert, wenn alles glattgegangen ist, gleichzeitig bin ich auch traurig, weil die Messestadt wieder untergegangen ist. Zu diesem Zeitpunkt haben wir aber oft schon den größten Teil der Anmeldungen für das nächste Jahr zusammen. Nach der Messe ist vor der Messe.