Karrieresprung

Internationales Geschäft (7): Die souveräne Präsentation

Von Sergey Frank

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09. Dezember 2005 Peter H. ist Bereichsleiter für technische Kooperationen in einem Unternehmen aus der Automobilzuliefererindustrie. Nach dem Studium des Maschinenbaus begann er als Projektleiter. In fünf Jahren vollzog er dort eine bemerkenswerte Karriere. Die zunächst inländische Aufgabe wurde innerhalb von drei Jahren stark international ausgerichtet mit Schwerpunkten in den Vereinigten Staaten, Mexiko und Rußland. Peter H. mußte der Internationalisierung Rechnung tragen und absolvierte neben einem „training on the job“ einen zweimonatigen Intensivkurs auf Englisch in den Vereinigten Staaten.

In der Serie Internationales Geschäft geht es heute um das Präsentieren unternehmerischer Inhalte vor einem internationalen Publikum. Das gewählte Beispiel des Bereichsleiters Peter H. handelt von einer Präsentation vor einem amerikanischen Kooperationspartner. Ziel ist eine weitergehende technische Kooperation mit einem amerikanischen Partner, um dann mit den gemeinsamen Produkten Mehrwert für den Kunden zu schaffen und sich damit von der Konkurrenz abzuheben. Seine Präsentation zielt vornehmlich auf die technische Kompetenz der deutschen Seite ab.

Verlangen Sie nicht zuviel von Ihren Zuhörern

Sergey Frank

Peter H. hat bereits einige ähnliche Präsentationen gehalten. Je mehr Details, desto mehr technische Kompetenz. Genauso macht er dies jetzt auf Englisch: Zahlreiche Schaubilder, jedes davon mit viel Information und hoher Komplexität, charakterisieren seine Präsentation. Trotz der Anhäufung an technischer Brillianz und Kompetenz merkt Peter H. im Laufe seines Vortrags, wie er die Aufmerksamkeit seiner amerikanischen Partner verliert.

Am Ende des zu langen Vortrags erreicht er sein Ziel nicht: Peter H. hat ihr Interesse an mehr Informationen nicht gewonnen. Anstelle dessen haben die Zuhörer den Faden verloren. Was ist falsch gelaufen?

Die beschriebene Situation, ungeachtet der spezifischen Probleme von Peter H., zeigt die Verbindung der Präsentation mit anderen Vorgängen: dem Vertrag, der Verhandlung und der Implementierung. Die Präsentation steht nicht für sich selbst, sondern ist ein Teil des Geschäftsprozesses:

Die Präsentationssprache

Wie sollte die Sprache und der Sprachstil der Präsentation gehalten sein? Englisch als Muttersprache oder Englisch als Drittsprache - Vergessen Sie nicht die Sprache der Präsentation: Sofern die Präsentationssprache nicht die Muttersprache ist (für Referenten und /oder Adressaten), kann die Aufnahmefähigkeit begrenzt sein. Verfahren Sie nach dem Motto „KISS“ - Keep it short and simple: Kurze Aussagen, häufig ohne Verben, eher plakativ.

Beachten Sie: Ihr Vortrag ergänzt die Aussagen auf der Präsentation. Deshalb: Nicht einfach die Präsentation vorlesen, sondern ergänzen und kommentieren.

Andere Länder, andere Präsentationsstile

Sicher wird man keinem der im folgenden genannten Länder gerecht mit den pauschalisierenden Einordnungen. Sie mögen dennoch einen wenn auch plakativen Überblick über länderspezifische Besonderheiten im Bezug auf einen erfolgversprechenden Präsentationsstil geben:

- Detailliert mit professioneller Technik ( Deutschland, Japan)

- Attraktiv mit Show-Effekten ( Vereinigte Staaten )

- Eher nüchtern, aber humorvoll: Understatement ( UK )

- Abstrakt ( Frankreich )

- Intuitiv ( Italien )

- Sehr detailliert ( Rußland )

Was sollte bei einer Präsentation bedacht werden:

Die Einführung - der Überblick

- Führen Sie die Zuhörer durch Ihre Präsentation und geben Sie am Anfang einen kurzen Überblick

- Umreißen Sie kurz 3 bis 4 Kernaussagen der Präsentation

- Geben Sie kurz einige Details oder Beispiele unter jede der Kernaussagen

- Enden Sie mit einem guten Argument

- Empfehlen Sie weitere Schritte, die Sie oder die Zuhörer realisieren sollten

Das Zeitbudget und die Interaktion

Achten Sie auf die geplante Dauer und erklären Sie ihren Zuhörern, wie Sie sich eine mögliche Interaktion im Rahmen der Präsentation vorstellen.

- Beschreiben Sie das allgemeine Format der Präsentation (Zeitbudget / eingehen auf Fragen während der Präsentation oder am Ende)

- Verweisen Sie bei längeren komplexen Sachverhalten auf die Struktur sowie auf eine Aktionsliste für die Diskussion von Fragen zum Schluß

- Nicht vergessen: Die Konzentrationsfähigkeit Ihrer Zuhörer ist begrenzt, insbesondere bei Präsentationen in einer Fremdsprache!

Zweck der Präsentation

Vermitteln Sie den Zuhöhrern, worum es Ihnen bei Ihrer Präsentation geht.

- Beschreiben Sie den Status Quo (Wo sind wir?)

- Beschreiben Sie das geplante Ziel (Wo wollen wir hin?)

- Umreißen Sie die möglichen Strategien

- Beschreiben Sie Vor- und Nachteile jeder Strategie

- Machen Sie am Ende eine Empfehlung für eine oder mehrere Strategien zur Realisierung

Teilen Sie Informationen auf

Bereiten Sie das Thema so auf, daß die Zuhörer ihrer Präsentation gut folgen können.

- Erklären Sie Ihre Kernaussagen

- Definieren Sie wichtige Konzepte

- Gestalten Sie die Information für den Zuhörer interessant, insbesondere auch mit Beispielen

- Verlieren Sie sich nicht in zu vielen Einzelheiten, diese können in der Diskussion besprochen werden (Vogelperspektive)

Arbeiten Sie Probleme heraus

Sprechen Sie in Ihrer Präsentation mögliche Probleme und Lösungsmöglichkeiten an.

- Klären Sie das Ziel der Präsentation

- Sammeln Sie mögliche Faktoren, die ein Erreichen des Ziels verhindern können

- Gewichten Sie die Faktoren nach ihrer Bedeutung und Dringlichkeit („First things first“)

- Stellen Sie vorbeugende und/oder mögliche Maßnahmen dar

- Klären Sie, was Sie möchten und was wirklich passiert

- Spezifizieren Sie die jeweils gleichen Bereiche

- Gehen Sie auf die Bereiche ein, die sich änderten, als das Problem eintrat

- Machen Sie Vorschläge für zugrunde liegende Problem(e)

- Präsentieren Sie mögliche Lösungen

- Empfehlen Sie das weitere Vorgehen:

Wer?

Wann?

Mit wem?

Auf welche Weise?

- Beenden Sie die Präsentation mit einer Zusammenfassung und mit einem guten Argument

Sergey Frank arbeitet als Personalberater bei Kienbaum Executive Consultants und hat ein Buch zum Thema Internationales Business publiziert: Sergey Frank: Internationales Business



Text: rwi
Bildmaterial: Kienbaum, Sergey Frank

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