Karrieresprung

Auslagerung gehört auch in Deutschland bald zum Alltag

Von Frank Bünemann

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28. Januar 2005 Unternehmen konzentrieren sich immer stärker auf ihre Kernkompetenzen. So sieht der Automobilzulieferer seine Stärken in der Markenführung und der Produktentwicklung und die Stärke des Einzelhandelskonzerns mag in seiner flexiblen Logistik liegen. Die administrativen Unterstützungsprozesse (Finanzbuchhaltung, Personalwesen, allgemeine Verwaltung) zählen jedoch meist nicht zu der Kernkompetenz der Unternehmen. Hier stellt sich grundsätzlich die Frage, ob eine Verlagerung der Prozesse auf einen externen Partner sinnvoll ist.

Die Globalisierung der Märkte führt zu neuen Absatzchancen, verstärkt aber auch den Wettbewerb. Kaum ein Unternehmen kann sich künftig nur auf seinen lokalen Markt konzentrieren, wenn es langfristig erfolgreich sein will. Während Unternehmer sich früher zwischen der Kostenführerschaft und einer Positionierung über einzigartige Produkteigenschaften entscheiden mußten, erzwingt der Markt heute die Verfolgung von beiden Zielen.

Kostenfaktor häufig maßgebend

Die Flexibilisierung der eigenen Kosten und Optimierung der internen Prozesse werden zur ständigen Aufgabe der Unternehmen. Da den Unternehmen die Ressourcen fehlen, um die Unterstützungsprozesse fortlaufend zu optimieren, konzentrieren sich immer mehr Unternehmen auf Ihre Kernkompetenzen und denken über die Auslagerung von Prozessen (Business Process Outsourcing - BPO) nach. Ausschlaggebend sind dabei die Potentiale der Kosteneinsparung. Während die Verwaltungskosten zwischen 1998 und 2002 um mehr als zehn Prozent anstiegen, sanken die Produktionskosten im gleichen Zeitraum.

Dies ist auf die fortschreitende Optimierung der Produktionsprozesse (Kaizen-Philosophie, Qualitätszirkel) zurückzuführen, die an den Verwaltungsprozessen bisher weitgehend vorüber gegangen ist. Ein Grund hierfür ist sicherlich, daß die Verwaltungskosten absolut betrachtet deutlich geringer sind als die Produktionskosten. Aufwendige Projekte oder gar die Einführung von technologischer Unterstützung sind häufig mit mehr Kosten verbunden, als sich durch die Optimierung wieder einsparen lassen.

Administrative Personalprozesse bieten größtes Wachstumspotential

Wie viele Entwicklungen ist auch BPO als Trend in Nordamerika gestartet und kommt nun über Großbritannien nach Europa. In Deutschland ist das Marktpotential noch lange nicht erschlossen und somit ist eine entsprechende Dynamik in den nächsten Jahren zu erwarten.

Das größte Wachstumspotential liegt nach neuesten Marktstudien in der Verlagerung von administrativen Prozessen des Personalwesens. Dies gilt insbesondere für die Entgeltabrechnung, da hier keine zusätzliche Wertschöpfung für das Unternehmen zu erreichen ist, die Komplexität durch die laufenden Veränderungen in der Gesetzgebung jedoch fortlaufend zunimmt.

Ob BPO die richtige Alternative ist, ist eine strategische Entscheidung, die entsprechend vorzubereiten ist. Folgende Fragen sind zu beantworten:

- Welche internen Dienstleistungen differenzieren uns von unseren Wettbewerbern, welche sind dagegen als neutral zu bezeichnen?

- In welchen internen Bereichen ist das Unternehmen wenig effizient aufgestellt?

- Wo könnte der Know-how-Verlust, der mit einer Verlagerung einhergeht, langfristig schaden?

Die ausführenden Bereiche werden hierzu in der Regel keine neutrale Stellungnahme abgeben, da sie hiermit aktiv an ihrer eigenen Verlagerung mitwirken würden. Dies ist menschlich nachvollziehbar, beeinträchtigt jedoch die Qualität der unternehmerischen Entscheidung. Daher ist zu empfehlen, frühzeitig einen unabhängigen Berater einzubeziehen, der eine entsprechende Bewertung vornehmen kann.

Suche nach dem richtigen Dienstleister

Im nächsten Schritt gilt es nun, Dienstleister zu finden, die fähig und bereit sind, die auszulagernden Bereiche zu übernehmen. Dieser Markt ist teilweise unübersichtlich und Leistungen und Preise sind nicht transparent. Der Kunde hat in diesem Prozeß in der Regel weniger Erfahrung als der Dienstleister und wird ihm unterlegen sein. Daher empfiehlt sich auch hier, einen erfahrenen Berater hinzuzuziehen, der Angebote vergleichbar macht und bei der Auswahl des Dienstleisters und der Vertragsgestaltung unterstützt.

Auch wenn eine Verlagerung maßgeblich aus Kostengründen erfolgt, sollte die Entscheidung für oder gegen einen Dienstleister nicht allein vom Preis abhängen. Business Process Outsourcing basiert auf einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit von Kunden und Dienstleistern. Kriterien wie Qualität, Solidität sind nicht zu vernachlässigen. Auch ist darauf zu achten, ob die Unternehmenskulturen von Dienstleister und Kunden miteinander harmonieren.

Anpassung der eigenen Organisation nicht unterschätzen

Darüber hinaus ist zu beachten, daß BPO erfordert, Teile aus der Organisation des Kunden herauszulösen und in den Betrieb des externen Partners einzugliedern. Um die Betriebsfähigkeit aufrecht erhalten zu können, muß der Kunde Organisation und Abläufe anpassen. Der externe Partner kann den vereinbarten Preis nur einhalten, wenn er Prozesse und Abläufe optimieren kann.

Diese Anpassung der eigenen Organisation sollte zwingend durch ein professionelles Veränderungs- und Kommunikations-Management begleitet werden, um den Erfolg des gesamten Projektes nicht zu gefährden. Die Verlagerung zum externen Partner schließt in der Regel einen Abbau von Arbeitsplätzen ein. Nicht alle Arbeitnehmer, die zum externen Partner wechseln, können dort langfristig beschäftigt werden. Daher ist sicherzustellen, daß der externe Partner in der Lage ist, mit dieser Situation professionell und im Sinne des Kunden und der betroffenen Mitarbeiter umzugehen.

Des weiteren ist darauf zu achten, daß der Kunde weiterhin über ausreichend fachliches Know-how verfügt, um den externen Partner zu steuern. Die neueren Konzepte sehen explizit die Funktion eines Service-Delivery-Managers beim Kunden aber auch beim externen Partner vor, die beide für die Aufrechterhaltung der Servicefähigkeit und -qualität zuständig sind. Der Service-Delivery-Manager beim Kunden ist häufig eine Führungskraft aus dem verlagerten Bereich, die beim Kunden verblieben ist.

Fazit

Business Process Outsourcing ermöglicht insbesondere im administrativen Bereich, Kosten zu senken, ohne selbst zu investieren. Die durch eine Verlagerung von unternehmenseigenen Prozessen entstehenden Risiken lassen sich mit Unterstützung eines professionellen Beraters beherrschen. Die heute in Deutschland noch häufig anzutreffende Zurückhaltung in diesem Bereich wird in den nächsten Jahren weiter abnehmen und Business Process Outsourcing wird zum Alltag gehören.

Frank Bünemann ist Senior Manager bei PricewaterhouseCoopers, Human Resource Services, Hamburg

E-mail: frank.buenemann@de.pwc.com

www.pwc.com/de



Text: @rwi

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