Karrieresprung

Dienstwagen und steuerliche Fallstricke

Von Florian Hölzerkopf und Sven Schmunck

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12. Oktober 2007 Die angemessene Vergütung der Arbeitsleistung steht im Interesse jedes Arbeitnehmers. Dabei sind nicht nur monetäre Vorteile wie das Gehalt, sondern auch andere Vergünstigungen denkbar. Ein gerne angebotenes „Bonbon“ ist dabei die Überlassung eines auch privat nutzbaren Firmenfahrzeugs an den Mitarbeiter.

Doch diese Nutzung ist nicht kostenlos, denn der Fiskus bezieht bei der Besteuerung des Arbeitnehmers nicht nur die in Geld geflossenen Vergütungsbestandteile mit ein. Vielmehr werden auch die so genannten geldwerten Vorteile als Einnahmen erfasst.

Private Nutzungsmöglichkeit des Firmenwagens

Darf der Arbeitnehmer einen Firmenwagen sowohl betrieblich als auch privat nutzen, so stellt die private Nutzungsmöglichkeit solch einen geldwerten Vorteil dar. Grundsätzlich wird nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) die private Nutzungsmöglichkeit des Fahrzeugs unterstellt; der Gegenbeweis obliegt dem Steuerpflichtigen. An diesen sind jedoch hohe Anforderungen zu stellen, wie der BFH in einem Urteil vom 7. November 2006 festgestellt hat. Dazu gehört zum einen das Verbot des Arbeitgebers, das Firmenfahrzeug privat zu nutzen. Daneben müssen die Beteiligten in der Regel ausreichende Vorkehrungen zur Einhaltung des Verbots treffen wie beispielsweise die sichere Verwahrung der Fahrzeugschlüssel im Unternehmen oder die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches.

Für die Bewertung des geldwerten Vorteils kommen zwei Alternativen in Betracht: zum einen die pauschalierte Ermittlung, zum anderen die so genannte Fahrtenbuch-Methode. Eine andere Möglichkeit hat der BFH bislang regelmäßig ausgeschlossen; zuletzt in seinem Urteil vom 17. April 2007.

Pauschale Ermittlung des geldwerten Vorteils

Die pauschale Ermittlung basiert auf dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs, also dem Neuwagenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung inklusive Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Unberücksichtigt bleibt, in welchem Zustand und für welchen Preis der Arbeitgeber das Fahrzeug tatsächlich erworben hat. Zur Abgeltung des privaten Nutzungsanteils wird pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat besteuert.

Kann der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen, so erhöht sich monatlich der zu versteuernde Betrag zusätzlich um 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Kilometer der einfachen Entfernung. Die pauschale Ermittlung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte setzt die Anwendung der Ein-Prozent-Methode zwingend voraus.

Fahrtenbuch-Methode

Neben der pauschalen Ein-Prozent-Regel besteht für den Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, den tatsächlichen Anteil der Privatnutzung mit Hilfe eines Fahrtenbuchs zu ermitteln. Die gesamten Fahrzeugkosten werden dabei entsprechend dem durch das Fahrtenbuch bestimmten Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten aufgeteilt. Der dem Privatbereich zuzuordnende Teil unterliegt dann der Lohnversteuerung.

Die Ermittlung des Nutzungsanteils mithilfe der Fahrtenbuch-Methode ist jedoch sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer aufwendig. Zum einen müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch Belege nachweisbar sein und sich separat ermitteln lassen. Zum anderen stellen Finanzverwaltung und Rechtsprechung an das Führen eines Fahrtenbuches restriktive Anforderungen. Danach sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen. Für dienstliche Fahrten ist eine Vielzahl von Angaben zu machen. So müssen unter anderem grundsätzlich Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit sowie Reiseziel, Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner angegeben werden. Die Angaben müssen zeitnah und in geschlossener Form erfolgen und das Fahrtenbuch muss die zu erfassenden Fahrten vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.

Arbeitnehmer kann die Variante wählen

Es muss zudem gewährleistet sein, dass nachträgliche Einfügungen und Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest deutlich als solche sichtbar sind (BFH-Urteil vom 14. Dezember 2006). Grundsätzlich kann das Fahrtenbuch auch in elektronischer Form mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden. Dies erkennt das Finanzamt jedoch nur dann an, wenn das verwendete Programm nachträgliche Veränderungen technisch ausschließt oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt. So erfüllt eine Auflistung mit dem Microsoft-Programm Excel beispielsweise die Anforderungen nicht.

Ob die Besteuerung des geldwerten Vorteils bei der privaten Nutzung des Firmenwagens über die pauschale Ermittlung oder das Führen eines Fahrtenbuches erfolgt, steht dem Arbeitnehmer grundsätzlich frei. Welche der beiden Alternativen zu dem steuerlich günstigeren und hinsichtlich des Verwaltungsaufwands akzeptablen Ergebnis führt, kann nur im Einzelfall entschieden werden, da hierfür viele Faktoren ausschlaggebend sind.

Florian Hölzerkopf ist Steuerberater und Senior Manager bei Pricewaterhouse Coopers in Frankfurt am Main. Sven Schmunck ist Senior Associate bei Pricewaterhouse Coopers in Frankfurt am Main.



Text: Pricewaterhouse Coopers

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