Die Hiobsbotschaft erreichte Dirk Noack erst vor Ort. Montagmorgen, neun Uhr, fiel einer der Referenten wegen Krankheit aus. Knapper ging's nicht. Dem Konferenzmanager blieben genau zwei Stunden, um einen Ersatz zu finden. Punkt elf sollte die Podiumsveranstaltung beginnen. „Das ist dann schon stressig“, sagt der 27-Jährige und lacht. Mit dem Handy in der Hand, kooperativen Kollegen im Back Office und einem tragfähigen Netzwerk hat er sich aus der Bredouille gerettet und in kürzester Zeit einen kompetenten Ersatz gefunden. „Ich hatte ein paar potentielle Kandidaten im Kopf, und die haben wir abtelefoniert.“

So schnell geht es wirklich nur im Notfall. Wenn vorne Experten, Vorstände und Berater in wortgewaltiger Runde zusammensitzen, stecken viele verschiedene Arbeitsschritte dahinter. Vier bis fünf Monate dauert es, eine Konferenz auf die Beine zu stellen, die den Ansprüchen eines Fachpublikums gerecht wird. An diesem Tag beschäftigt sich Dirk Noack mit einem Konzept zu Rechtsfragen in der Instandhaltung von Maschinen in der Industrie. Eine eher spröde Materie, die für technische Leiter und Mitarbeiter produktionsnaher Abteilungen jedoch enorm wichtig ist. „Es gibt unendlich viele Normen und Gesetze auf diesem Gebiet“, erklärt der Konferenzmanager, der bei der Management Circle AG den Bereich Instandhaltung betreut. „Unsere Aufgabe ist es, den Teilnehmern in zwei Tagen einen Überblick zu verschaffen.“

Als der Betriebswirt Anfang 2006 bei dem Bildungsanbieter in Eschborn anfing, kam er frisch von der Uni. „Ich musste mich erst mal in diese technischen Themen einlesen“, räumt er ein. Profitiert hat Dirk Noack von den Kenntnissen seiner Vorgängerin, die ihm anfangs mit fachlicher Expertise und dem von ihr aufgebauten Netzwerk zur Seite stand. Inzwischen ist er längst fit auf dem Gebiet. „Ich lese viele Fachzeitschriften, bin auf den einschlägigen Internetseiten unterwegs und unterhalte mich natürlich auch auf den Veranstaltungen mit Teilnehmern und Referenten, um mir neue Impulse zu holen.“ 30 bis 40 Veranstaltungen plant Dirk Noack im Jahr. Große, mehrtägige Kongresse ebenso wie kleinere Konferenzen oder Seminare. Von dem Beruf erfahren hat er über eine Stellenannonce. Gereizt hat ihn die Kombination aus kreativem Umfeld auf der einen und dem Umgang mit hochrangigen Experten auf der anderen Seite. „Man kann viel bewirken, wenn man das Ohr am Geschehen hat.“ Die Persönlichkeit der Berufseinsteiger ist in diesem Job wichtiger als die Fachausbildung. Konferenzmanager müssen flexibel im Denken sein und sich rasch in verschiedene Sachverhalte hineindenken können.

Der Einstieg ist alles andere als leicht - es gibt keine Patentrezepte für die vielen Situationen, die man als Konferenzmanager zu meistern hat. „Man hat schon Respekt, wenn man am anderen Ende der Leitung zum ersten Mal einen Vorstand hat, den man als Referenten einladen möchte“, sagt Verena Hartjenstein. Die gelernte Bankkauffrau und Wirtschaftswissenschaftlerin betreut bei der Euroforum Deutschland GmbH den Bereich Banken und Versicherung. Der Düsseldorfer Veranstaltungsdienstleister organisiert jährlich rund 1.000 Veranstaltungen zu vielen verschiedenen Themenbereichen. Der Start in den neuen Job beginnt bei Euroforum mit Einführungswochen, in denen die Berufseinsteiger alle Abteilungen des Hauses kennenlernen. Berufsbegleitende Trainings zu Themen wie Etikette, Verfassen von Texten, Verhandlungstaktik oder Rhetorik laufen über das gesamte erste Jahr. Die Vorbereitung der ersten eigenen Konferenz wird von einem „Paten“ begleitet, der mit Erfahrung und Kontakten zur Seite steht. „Mein erstes Thema war Risikomanagement“, erzählt Hartjenstein, die vor acht Jahren als Junior-Konferenzmanagerin angefangen hat. „Zum Eingewöhnen war das eine leichter zugängliche Materie, die schon erfolgreich im Markt gelaufen war, so dass ich auf einen bewährten Referentenstamm zurückgreifen konnte.“ Zu den entscheidenden Aufgaben erfolgreicher Konferenzmanager gehört es jedoch, auf eigene Faust brandaktuelle Themen zu generieren, die einen möglichst großen Kreis zahlender Kunden ansprechen. Ist die Idee wirklich ein Thema? Kommt es zum richtigen Zeitpunkt? Wie sind Mitbewerber damit aufgestellt? Wann finden Verbandstreffen statt? Lauter Fragen, die die Planung einer Tagung maßgeblich mitbestimmen.

Zu den entscheidenden Aufgaben erfolgreicher Konferenzmanager gehört es, brandaktuelle Themen zu generieren, die einen möglichst großen Kreis zahlender Kunden ansprechen.

„Für einen Neuling ist es sehr komplex und schwierig, ein Thema umfassend zu bewerten und zu prüfen“, stellt die 35-jährige Hartjenstein fest. „Es geht schließlich nicht nur um Lieblingsthemen, die Herausforderung besteht darin, sich durch jede Materie durchzubeißen.“ Die Wirtschaftsexpertin hat dabei immer die gesamte Branche im Blick, weit über ihren Schwerpunkt Bankenaufsicht und Kapitalmarkt hinaus. Stößt sie auf eine neue Entwicklung oder auf eine Idee, schöpft sie Informationen aus allen erdenklichen Quellen. Die Konferenzmanagerin setzt sich mit Experten in Verbindung, recherchiert im Internet und in Fachzeitschriften, spricht ehemalige Teilnehmer an und lotet die Bereitschaft möglicher Referenten aus. Das Grundgerüst muss schnell stehen. Denn: Von der ersten Idee bis zur Durchführung dauert es im Schnitt fünf Monate. Und der Trend muss auch dann noch akut sein. Die Entscheidung wird gemeinsam mit der Fachgruppenleitung getroffen: Steckt in der Veranstaltung überhaupt Potential? Hat die Idee das Format für einen ausgewachsenen Kongress, für eine kleinere Tagung, oder ist es eher ein Seminar? Danach beginnt die eigentliche Organisation. Es braucht Verhandlungsgeschick und Überzeugungsstärke, um hochkarätige und damit zugkräftige Fachleute aus Wissenschaft und Wirtschaft für das Podium zu gewinnen. Vortragsinhalte müssen abgestimmt, Ort, Zeit und Räumlichkeiten bestimmt und das Programm abgesteckt werden. Parallel dazu beginnt die Arbeit an Broschüre und Mailings, die an potentielle Kunden verschickt werden. „Man darf sich das nicht so vorstellen, dass wir zwölf Vortragsredner einladen und damit steht die Broschüre“, betont Hartjenstein. „Diese Planungsphase ist eine ständige Weiterentwicklung.“ Die am Ende auch schon mal für die Katz ist, wenn sich zu wenige Teilnehmer anmelden.

Auch vor Ort während des Events sind Konferenzmanager immer präsent. Nicht nur, um den Ablauf zu kontrollieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Als inhaltlich Verantwortliche stehen sie ganz vorne auf der Bühne, führen ein in die Veranstaltung und moderieren auch das Ende ab. Andere der organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Verpflegung, Technik und Betreuung der Teilnehmer übernehmen wiederum die Konferenzkoordinatoren. Da Konferenzmanager in der Regel drei, vier Projekte gleichzeitig betreuen, führt dies in tagungsintensiven Zeiträumen zu einer regen Reisetätigkeit. „Ich organisiere pro Jahr 16 bis 18 Konferenzen und etwa 25 Kurstermine“, rechnet Verena Hartjenstein vor. Ein strammes Programm. „Ja, aber es ist auch sehr schön, wenn man vor Ort sieht, was dabei herauskommt, und die Veranstaltung ein Erfolg ist.“ Was die Konferenzmanagerin besonders schätzt, ist die Eigenständigkeit, mit der sie Projekte anstoßen und durchführen kann. „Natürlich spreche ich vieles mit Kollegen ab.“ Als ausgewiesener Expertin für das jeweilige Thema liegen wichtige Entscheidungen am Ende jedoch bei ihr. Auch unangenehme. Denn jede Veranstaltung wird auch im Nachgang analysiert. „Unsere Referenten erhalten von mir selbstverständlich ein Feedback“, betont sie. „Und das sind nicht immer nur angenehme Gespräche.“

Bei der Bewerbung werden nicht nur fachliche Stärken, sondern vor allem auch Soft Skills unter die Lupe genommen. „Offenheit und Belastbarkeit sollten Bewerber auf jeden Fall mitbringen“, sagt Nicole Floer, Personalreferentin bei Euroforum. „Insbesondere Praktika, in denen bereits Rechercheerfahrung gesammelt worden ist, sind für uns interessant.“ Angesprochen von dem Berufsprofil fühlen sich in überwiegender Zahl Frauen. Bei der Management Circle AG sind drei Viertel der knapp 40 Konferenzmanager weiblich; Euroforum zählt zehn Männer unter den insgesamt etwa 50 Konferenzmanagern. „Der kommunikative Aspekt scheint besonders für Frauen reizvoll zu sein“, bestätigt Floer. „Das spiegeln auch die Bewerbungen wider.“ Die Düsseldorfer suchen das ganze Jahr über nach Verstärkung, etliche Themenbereiche sollen ausgebaut werden. „Initiativbewerbungen machen absolut Sinn“, betont Nicole Floer. Vor allem technische Themen seien zum Teil unterrepräsentiert. „Zum Beispiel im Themenbereich Logistik wollen wir die Zahl der Mitarbeiter noch in diesem Jahr stark erhöhen.“ Eine gewisse Affinität zum Fachbereich ist durchaus erwünscht, aber kein Muss. „Entscheidend ist das Potential, das jemand mitbringt“, so die Personalerin. „Wir haben zum Beispiel eine Geisteswissenschaftlerin, die sich mit Produktionsthemen in der Industrie beschäftigt.“

Auch Dirk Noack hatte von „Instandhaltung“ keine Ahnung. Heute ist er sich sicher, dass er das Thema nicht einfach wieder verlieren wird. „Man baut sich ein so spezielles Fachwissen und Netzwerk auf, das man auf keinen Fall wieder aufgibt“, erklärt der Manager aus Eschborn. Er kann sich dagegen gut vorstellen, seine Themenpalette auf Dauer zu erweitern. „Mit der Zeit gelingt es einem schneller, Themen zu besetzen und zu recherchieren“, stellt er fest. Einmal im Monat veranstaltet die Management Circle AG ein Themenmeeting, bei dem jeder seine Ideen beisteuern kann - egal aus welchem Fachbereich. Noack weiß mittlerweile, was ihm Spaß macht und was ankommt: „Alles rund um Lean Administration oder das Office-Konzept Kaizen finde ich im Moment sehr spannend - auch wenn das eine ganz andere Baustelle ist.“