Von Georg M. Oswald
05. Juni 2009 Bis wann brauchen Sie das?“, fragte Schilch, nachdem ihm Munk die erste Aufgabe als frisch gebackenem Teamassistenten übertragen hatte. Die Frage, die Schilch ihm da stellte, ließ Munk allerdings den Atem stocken. „Bis wann“ – was sollte das heißen? Was für eine andere Antwort konnte Schilch erwarten als: „Sofort. So schnell wie möglich, as soon as possible, asap!“
War es wirklich nötig, darauf hinzuweisen, dass jede Arbeit, die in Auftrag gegeben wurde, so schnell wie möglich getan werden musste? Schlimmer noch. Ließ die Frage „Bis wann brauchen Sie das?“ nicht auf ein vollkommen falsches Weltbild schließen? Entscheidend war doch nicht, wann er, Munk, das Ergebnis brauchte! Was Schilch wissen musste, war vielmehr: Wie lange brauche ich, um das zu erledigen? Und war- um brauche ich so lange? Und was kann ich tun, um weniger lang zu brauchen? Und wie kann ich es schaffen, während ich dies tue, alle anderen Aufgaben, mit denen ich betraut bin, nicht liegenzulassen?
Munk war in dieser Hinsicht ein Vorbild, an dem sich seine Mitarbeiter orientieren konnten. E-Mails versandte er grundsätzlich unter Verwendung des roten Rufzeichens. Außerdem aktivierte er die Funktion „Empfangsbestätigung“. Natürlich stand es den Mitarbeitern frei, Letztere zurückzusenden. Doch auf diese Weise fand er heraus, wen er im Auge behalten musste. Leute, die nicht bestätigen wollten, eine E-Mail von ihm erhalten zu haben, waren auch imstande, Arbeiten unerledigt liegenzulassen! Bei Munk kam das nicht gut an, und es kam bei ihm auch nicht vor. Alles, was auf seinem Schreibtisch landete, delegierte er asap weiter. An Hinweisen an seine Mitarbeiter, Kunden, Bekannte, Freunde und auch im Kreis der Familie ließ er es nicht fehlen. Alle erhielten sie Verbesserungsvorschläge zur Erhöhung ihrer Arbeitsgeschwindigkeit. Wer nicht asap reagierte, bekam eine Erinnerungs-E-Mail: „Vermutlich haben Sie meine Mail vom ... nicht bekommen ...“
Da allgemein bekannt war, dass jede seiner E-Mails ankam, war diese Art der Erinnerung besonders peinlich. Wie also konnte es nach alledem sein, dass ein Mitarbeiter in seine Abteilung gelangte, der so wenig über die Dringlichkeit des Dringenden orientiert war? Es war dringend nötig, Schilch damit zu konfrontieren. Ihm in einem einzigen Wort klarzumachen, dass auch die größte Zügigkeit und Eile noch eine Steigerung erfahren kann, dass es immer möglich war, das scheinbar Optimale noch zu verbessern. Munk rang beinahe atemlos um dieses Wort, bis es ihm einfiel. Er hauchte: „Bis wann ich das brauche, Herr Schilch? Asapst!“
Der Autor ist Schriftsteller und Rechtsanwalt und lebt in München.
Text: F.A.Z.
Bildmaterial: F.A.Z. - Cyprian Koscielniak
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