Zeitmanagement

Abends muss der Posteingang leer sein

Von Sabine Hildebrandt-Woeckel

18. März 2008 Mit dem Organisieren hatte Natascha Schneider* eigentlich nie ein Problem. Jahrelang war sie selbständig, heute ist sie Geschäftsführerin eines Veranstaltungsunternehmens und es gewohnt, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren. Dennoch hatte sie Ende vergangenen Jahres plötzlich das Gefühl, den Überblick zu verlieren. Ein wichtiges Strategiegespräch stand an, die Tagesordnungspunkte dazu hatte sie am Wochenende zuvor mit ihren Kollegen per E-Mail verhandelt - und nun brauchte sie nur die letzte davon. Das Problem: 345 ungelesene E-Mails türmten sich in ihrem Posteingang, zahlreiche weitere in verschiedenen Unterordnern - nur die entscheidende, die war spurlos verschwunden. "Da wusste ich, ich muss was tun", erinnert sich Schneider heute.

Wer die Nöte der Geschäftsfrau aus seinem eigenen Alltag kennt, befindet sich in guter Gesellschaft. Arbeitnehmer in aller Welt, so haben in der Vergangenheit diverse Studien gezeigt, haben zunehmend Probleme, die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen, mindestens jeder Fünfte fühlt sich sogar regelrecht gestört bis überfordert. Verwunderlich ist das nicht. In den vergangenen Jahren hat sich der elektronische Briefverkehr vervielfacht. 36 Milliarden Mails werden täglich über das Internet verschickt, veröffentlichte kürzlich ein amerikanisches Marktforschungsunternehmen. 50 bis 100 Mails bekommen Mitarbeiter in deutschen Unternehmen im Schnitt, und im Einzelfall können es noch sehr viel mehr sein. "Das kann nur schaffen", sagt Dagmar Friebel, "wer wirklich systematisch damit umgeht."

Arbeitsplatz, den es vor fünf Jahren noch gar nicht gab

Friebel hat einen Arbeitsplatz, den es vor fünf Jahren noch gar nicht gab: Sie bringt E-Mail-Gestressten bei, was man tun kann, um nicht Opfer der Postmassen zu werden, sondern deren Lenker. Auch sie ist keineswegs allein. Allerorts schießen derzeit Anbieter aus dem Boden, die nicht nur zeigen, wie man E-Mails sortiert, archiviert und beantwortet, sondern vor allem auch: wie man selbst E-Mails einsetzt und schreibt. Das klingt auf den ersten Blick absurd, da sich die meisten Menschen eher als Opfer denn als Täter sehen. Doch es scheint bitter notwendig zu sein. Denn die meisten sind selbst schuld, und zwar sowohl daran, dass die elektronische Briefflut insgesamt zunimmt, als auch daran, dass das eigene Postfach bedrohlich oft vor dem Kollaps steht.

"Ich kann gar nichts dafür, die anderen schicken mir ständig was", das ist der Satz, den Friebel und ihre Kollegen in ihren Seminaren am häufigsten hören. Die Frage, ob sie vielleicht auch selbst etwas dazu beitragen könnten, die Flut zu stoppen, stellen sich die vermeintlichen Opfer nicht. Doch je mehr E-Mails jemand verschickt, stellt Friebel klar, desto mehr bekommt er auch zurück. Viele schimpften zwar über unwichtige, zu lange oder gar überflüssige Mails, spielten das Spiel aber munter mit. So sei es in vielen Unternehmen gang und gäbe, Nachrichten in Rundmails zu versenden, die eigentlich nur kleine Gruppen beträfen, oder immer alle Vorgesetzten auf CC zu setzen. Und schlimmer noch: Oft würden vollkommen überflüssige E-Mails verschickt oder wichtige Nachrichten so verpackt, dass der Empfänger ewig brauche, um sie zu verstehen. Ganz entscheidend: die Betreffzeile, die, sagt Friebel, viele nicht zu nutzen wüssten. Dabei hilft der Betreff dem Empfänger, die Nachricht richtig abzulegen.

A uch der Empfänger kann vieles besser machen

Nicht nur der Versender, auch der Empfänger kann vieles besser machen. Viele Menschen, das zeigt eine vom Sicherheitssoftware-Hersteller Symantec in Auftrag gegebene Studie, gehen geradezu zwanghaft mit ihrer elektronischen Post um. Die Forscher unterscheiden vier E-Mail-Typen:

• Der erste ist der Überforderte, dessen Posteingang wirklich zu voll ist und der tatsächlich nicht alles lesen kann. Das traf aber nur auf 6 Prozent der Untersuchungsgruppe zu.
• 10 Prozent dagegen hatten einen geradezu phobischen Umgang mit Mails, das heißt, sie versuchten das Verfassen und Lesen zu umgehen.
• 21 Prozent der Untersuchten zählten die Forscher zu den Abhängigen, die ständig ihre Mails abrufen. Das seien die Schlimmsten, sagt Expertin Friebel, denn tatsächlich gebe es kaum Positionen im Berufsalltag, in denen das wirklich notwendig sei.
• Dass eine relativ große Gruppe (49 Prozent) von den Forschern als diszipliniert eingestuft wurde, weil sie einen vergleichsweise entspannten Umgang mit ihrer elektronischen Post pflegt, tröstet Friebel nicht. Denn auch in dieser Gruppe sind 800 Mails im Posteingang keine Seltenheit, "und davon 500 ungelesen", weiß sie aus ihren Seminaren.

Nach Einschätzung von Ralf Senftleben - wie Friebel Trainer für Zeitmanagement, Buchautor und E-Mail-Experte - liegt das daran, dass die Menschen noch nicht gelernt haben, mit der elektronischen Post genauso systematisch umzugehen wie mit der realen. Ein- bis zweimal pro Tag werde diese ausgeliefert, E-Mails dagegen riefen die meisten ständig ab. Oft wird dieser Vorgang sogar als Pausenfüller genutzt oder um sich von der Arbeit abzulenken. Kaum piept es, wird die eigentliche Arbeit unterbrochen und der E-Mail-Eingang kontrolliert. Eine Zeitverschwendung, die der Wirtschaft Schätzungen zufolge Milliarden kostet, denn rund ein Drittel der eingehenden Mails gilt als überflüssig.

Der erste Schritt gegen den Wahnsinn

Als ersten Schritt, um den E-Mail-Wahnsinn einzuschränken, empfehlen daher alle Experten einhellig, nicht nur den Piepton, sondern vor allem den automatischen Abruf abzustellen und stattdessen einen eigenen Rhythmus zu finden, in dem die Mails abgerufen werden. Das kann je nach Position einmal am Tag sein oder auch viermal. Zu diesem Zeitpunkt allerdings sollte die Post dann auch bearbeitet werden und nicht wie so oft kurz überflogen und dann erst mal im Posteingang belassen werden. Reale Post habe man früher ganz selbstverständlich in verschiedene Körbchen sortiert, betont Senftleben, eine Chance, die die gängigen E-Mail-Programme durchaus auch böten, die aber oftmals gar nicht, mitunter auch falsch genutzt würden.

So sei es zwar richtig, Projekt- oder Kundenordner einzurichten. Weit wichtiger sei es aber, alle eingehenden Mails zunächst nach Prioritäten zu ordnen: Welche müssen schnellstmöglich beantwortet werden, welche brauchen zur Bearbeitung Zeit, welche kann man auch später noch lesen, welche müssen einfach archiviert werden, und welche sind vollkommen überflüssig? Jede Mail wird im Posteingang nur einmal angefasst und sofort in den passenden Ordner sortiert, gelöscht oder beantwortet.

Wobei auf Anfragen nur dann reagiert werden sollte, wenn der Zeitaufwand nicht länger als drei Minuten ist. Für alle anderen Nachrichten wird von vornherein ein fester Bearbeitungszeitraum festgelegt. "Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen", rät Friebel. "E-Mails haben nicht per se eine höhere Priorität als normale Post." Und wenn es wirklich brenne, dann gebe es ja auch noch das gute alte Telefon.

"Ein wenig Disziplin", weiß auch E-Mail-"Opfer" Schneider inzwischen, ist schon notwendig. Doch das Ergebnis kann sich sehen lassen: "Am Ende eines Arbeitstages ist mein Eingangsordner jetzt leer."

* Name von der Redaktion geändert



Text: F.A.Z., 15.03.2008, Nr. 64 / Seite C5
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