Die Leute bei der Unternehmensberatung Booz Allen Hamilton sind ein schnelles Leben gewohnt. Vielarbeiter sozusagen. Nun üben sie sich in Entschleunigung. Am Wochenende sollen sie von ihrem Blackberry lassen. Das Gerät, mit dem man telefonieren und E-Mails empfangen kann, das abwechselnd Lieblingsspielzeug und Hassobjekt der jungen Wirtschaftselite ist, soll stumm bleiben, so lautet die „Policy“, wie es im Beraterdeutsch bei Booz heißt.
Nicht dass die Booz-Leute grundsätzlich nicht mehr erreichbar sein wollen. Aber am Wochenende muss das berufliche E-Mail-Schreiben unterlassen werden, wenn es nicht dringend notwendig ist. (lesen Sie über E-Mail-freie Freitage: Gegen den E-Mail-Wahnsinn)
Mit dem Blackberry immer und überall erreichbar
Diese Entscheidung ist nicht unerheblich. „Wir waren von den Blackberrys alle abhängig“, heißt es bei Booz. Doch die psychische Belastung durch ständige E-Mail-Erreichbarkeit wurde unerträglich. Nun muss sie wieder sinken. Damit die Mitarbeiter glücklicher sind und effizienter.
Booz ist keine Ausnahme in Deutschland. Ob Banken, Industriekonzerne oder Selbständige: Überall gibt es Firmen, die mit ihren Mitarbeitern nach Wegen suchen, den Informationsstrom der elektronischen Post zu verbessern oder ihn einfach ab und zu zu unterbrechen.
Es zeigt sich die Ambivalenz des Fortschritts. E-Mail hat neben all ihren wunderbaren Errungenschaften mittlerweile auch Schaden angerichtet. Nicht nur für die gehetzte Beraterbranche gilt: E-Mails lesen und schreiben ist zur Selbstverständlichkeit geworden. Dass wir im Beruf mal ohne E-Mail ausgekommen sind, können wir uns kaum noch vorstellen. So viel Erleichterung haben sie gebracht. Kein stundenlanges Stehen am Faxgerät mehr. Stattdessen schnelle Kommunikation, auch international. Die E-Mail bestimmt unser Leben. Wir können nicht mehr ohne sie auskommen.
Was Erleichterung bringt, kann aber auch nerven. Viele Menschen, gerade im Büro, kommen mit der E-Mail-Masse nicht mehr zurecht. Auch die ständige Erreichbarkeit ist kein Luxusproblem mehr. Ein Handy mit E-Mail-Funktion wie der Blackberry ist längst nicht mehr nur der Chefetage vorbehalten. Überall und jederzeit sind wir der Flut der E-Mails ausgesetzt.
Norbert Büning ist bei der Beratungsfirma Accenture für Human Performance zuständig. Er arbeitet daran, wie Menschen im Job möglichst gut sind, produktiv und effizient. Büning sagt: „Der eigentliche Effekt, durch E-Mail schnellere Entscheidungen zu fördern, ist weg.“ Zumal manche Führungskraft am Tag 200 oder gar 300 E-Mails bekommt. Effizientes Arbeiten ist da unmöglich.
Dabei hatte die E-Mail-Technik anfangs noch einen eher langsamen Aufstieg. Klar, es gab in den achtziger Jahren schon die ersten E-Mails. Aber das war noch eine Sache für Computerfreaks. In Amerika wurden die E-Mail-Nutzer dann schnell mehr. Hierzulande hat sich E-Mail erst Ende der neunziger Jahre durchgesetzt. Viele glaubten damals noch nicht daran und schrieben weiter per Brief und Telefax. Heute nutzen die meisten Deutschen E-Mails mit einer Selbstverständlichkeit, als ob es nie etwas anderes gegeben hätte.
Kein Wunder: Es war ja auch plötzlich schick, sich bei AOL, T-Online und all den anderen Internetanbietern anzumelden. Sie versorgten uns mit hübschen E-Mail-Adressen. Und auf unseren Visitenkarten prangte plötzlich der Klammeraffe.
E-Mail ist ja auch eine feine Sache: Man kann per E-Mail Kinokarten bestellen und Flugtickets ordern. Schnell getippt, fix verschickt. Keine Ländergrenzen stören, Zeitzonen sind auch egal. Und man kann sogar Fotos und andere Dateien anhängen. Im Büro quillt aus dem Fax kaum noch Papier. Die Post kommt ins elektronische Postfach. Unsere besten Freunde am Rechner heißen Outlook oder Notes. Sie sortieren den täglichen Informationsstrom.
Leider mussten wir auch schnell lernen, was Spam ist, und übten uns - zwangsläufig - in Gelassenheit, wenn uns Werbung für Potenzmittel per E-Mail erreichte. Seither füttern wir unseren Spam-Ordner.
Ebenso mussten wir lernen, dass man nicht alles in eine E-Mail schreiben darf, was einem gerade im Kopf herumwandert. Denn E-Mails - gerade die mit delikatem Inhalt - verbreiten sich in wenigen Sekunden in der ganzen Firma, im schlimmsten Fall sogar in der ganzen Welt - der „Weiterleiten“-Funktion sei Dank.
So verwundert es auch nicht mehr, dass es Leute gibt, die Seminare wie „E-Mail-Knigge“ organisieren und uns erklären, wie E-Mail nicht zum „Karrierekiller“ wird. Gleichzeitig liegt die Arbeit von Kommunikationsforschern wie Miriam Meckel von der Universität St. Gallen im Trend. Meckel wirbt mit ihrem Buch „Das Glück der Unerreichbarkeit“ dafür, Wege „aus der Kommunikationsfalle“ zu finden, also einfach mal abzuschalten.
Etwa zehn Jahre leben wir nun mit E-Mail. Aber was hat es mit uns gemacht? Schon vor einigen Jahren haben Experten wie der amerikanische Psychologieprofessor David Meyer von der Universität Michigan herausgefunden, dass das sogenannte Multitasking nicht wirklich dafür sorgt, dass wir effizient und besser arbeiten. Das trifft besonders auf die E-Mail-Arbeit zu. Wer nämlich ständig seinen Arbeitsablauf unterbricht, um E-Mails zu lesen, muss sich über Stress und Vergesslichkeit nicht wundern. Letztlich dauert die Arbeit am Ende länger, weil wir ständig ins elektronische Postfach schielen. „Derzeit läuft es bei vielen Unternehmen darauf hinaus, dass die Arbeit langsamer und unproduktiver wird, weil viele Mitarbeiter wegen der hohen Zahl an E-Mails kaum noch einen Überblick haben“, sagt Accenture-Experte Büning.
Das Problem haben viele Unternehmen erkannt und stellen Regeln auf. So gibt es zum Beispiel klare Ansagen, welche Informationen noch per E-Mail verschickt werden dürfen: Vieles können sich die Mitarbeiter schließlich auch im Intranet selbst besorgen, wenn sie es denn brauchen. Auch wen man als Kopie auf eine E-Mail setzt, wird zunehmend geregelt, berichtet Büning.
In Amerika experimentieren Firmen damit, freitags keine E-Mails mehr zu verschicken. Der Computerkonzern Intel gehört dazu und auch der Mobilfunkanbieter US Cellular. Die Regel bezieht sich zwar nur auf interne E-Mails - an Kunden dürfen die Mitarbeiter weiterhin schreiben. Doch intern muss man zum Kollegen ins Büro gehen und die Sache persönlich regeln.
Nicht alle Firmen wollen zu solch drastischen Regeln greifen. Zumal manche Unternehmen wie der Softwarehersteller SAP sich einen No-E-Mail-Friday niemals vorstellen könnten: „Bei uns gibt es keinen E-Mail-freien Tag“, sagt ein Sprecher. Denn die Softwareentwickler arbeiten rund um den Globus verteilt, etwa in Amerika, in Indien und Deutschland. Ständig tauschen sie sich per E-Mail aus - unabhängig von jeder Zeitzone.
Bei Booz Allen Hamilton findet man es segensreich, dass die massive E-Mail-Verschickerei ab und zu gebremst wird. Das Arbeitsklima sei auf jeden Fall „drastisch besser geworden“, heißt es dort. Früher hätten manche Führungskräfte am Samstag ihre E-Mails abgearbeitet und gerne mal 30 bis 40 E-Mails an Kollegen abgefeuert. Motto: am besten bis Montag früh noch abarbeiten. Diese Unart soll nun nicht mehr Standard sein.
Für viele Menschen außerhalb von Booz wird es sich kaum vermeiden lassen, auch am Wochenende zu arbeiten. Sie sind erreichbar, also antworten sie auch. Denn galt es früher als in Ordnung, eine elektronische Post binnen 24 Stunden zu beantworten, fragt sich der Absender heute schon nach einer Stunde: Wo bleibt die Antwort? Stimmt da was nicht?
So bleibt nur noch das Fliegen als E-Mail-freie Zone. Doch viele Fluggesellschaften arbeiten schon emsig daran, ihren Passagieren einen E-Mail-Service im Flugzeug zu bieten. Dass er genutzt werden wird, ist klar - trotz allen Jammerns. Schon jetzt beobachtet Accenture-Mann Büning: „Sobald die Maschine gelandet ist, sind die Blackberrys wieder an.“
Gewusst wie: Mailen ohne Frust
Damit der Strom digitaler Informationen nicht zum Overkill wird, gibt es Ratschläge, die die Arbeit effizienter machen:
1. Prioritäten setzen
Statt vierzigmal am Tag die E-Mails abzufragen, reicht es oft schon aus, es nur vier- bis fünfmal über den Tag verteilt zu tun. Das spart Zeit und erhöht die Konzentration für andere Tätigkeiten.
2. Erst denken, dann schreiben
Eine E-Mail ist schnell verfasst. Aber ist sie überhaupt notwendig? Oft ist ein Anruf besser, denn man pflegt gleichzeitig die persönliche Beziehung. Mit dem Bürokollegen sollte man sowieso besser persönlich sprechen. Das geht manchmal sogar schneller.
3. Unerwünschte Post abwehren
Wenn E-Mails nerven, weist der kluge Empfänger den Absender gleich darauf hin, dass er solche Post nicht mehr erhalten will. Das gilt besonders für Mails, die per „Weiterleiten“- oder „Kopie“-Funktion massenhaft weiterverschickt werden und große Dateien im Anhang führen. Bei Spam hilft das natürlich nicht.
4. E-Mail-Filter nutzen
Filterprogramme können den Informationsstrom gut kanalisieren. So kann man bestimmte Adressen sofort blockieren. Spam wandert prompt in den Mülleimer. Mails von bestimmten Absendern kann man auch automatisch in einen Ordner sortieren lassen. Das schafft Überblick.
Text: Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung, 06.01.2008, Nr. 1 / Seite 34
Bildmaterial: AP, F.A.Z.
