Bunte Mappen waren gestern, das gilt jedenfalls für die Bewerbungsstandards der großen Unternehmen. Wer bei ihnen für einen Job anklopfen möchte, wird immer häufiger auf eine Website umgelenkt. Dort wartet ein nacktes Formular auf möglichst interessante Daten. Tolle Noten, spannende Profile, passende Berufserfahrungen - das Internet-Tool will's wissen.

Siemens gehört wohl zu den radikalsten - oder eben modernsten - Arbeitgebern, was das Thema „digitale Bewerberwelt“ angeht. „Mittlerweile schicken wir Bewerbungen, die uns auf dem Postweg erreichen, immer zurück - mit der freundlichen Bitte, sich online zu bewerben“, sagt Hans-Christoph Kürn, Leiter E-Recruiting bei der Siemens AG. Immerhin: Bei Fragen zum Verfahren oder technischen Problemen kann der Kandidat eine Hotline anrufen und sich Hilfe suchen.

Pro Jahr erreichen allein Siemens 140.000 Bewerbungen. Solche Massen wollen bewältigt werden. Die Möglichkeit, dabei IT-Lösungen einzusetzen, ist erst wenige Jahre alt, setzt sich aber rasant durch. Jedes zweite Großunternehmen - so die Studie „Recruiting Trends 2008“ des Centre of Human Resources Information Systems an der Universität Frankfurt am Main - zieht die standardisierte Formularbewerbung anderen Bewerbungsarten vor. Papier- oder Mail-Bewerbungen würden nur noch zugelassen, um keine Bewerber zu verschrecken. Auch der Mittelstand macht mit. Wolfgang Witte, Geschäftsführer der Perbit Software GmbH in Altenberge, entwickelt Personalmanagementsysteme für kleine und mittlere Firmen und kann das mit Zahlen belegen. „Im Jahr 2006 haben 16 Prozent unserer Kunden Online-Formulare eingesetzt“, sagt er. „Im Jahr 2008 waren es schon 34 Prozent. Und jedes vierte unserer Kundenunternehmen lässt gar keinen anderen Weg mehr zu.“

Die Umstellungen resultieren aus Sparüberlegungen. Seit es das Internet gibt, haben die Arbeitgeber unter Mail-Bewerbungen mit vielen Anhängen gelitten. Die mussten dann aber doch wieder ausgedruckt werden, um von allen Verantwortlichen angemessen geprüft werden zu können. Das fand man wenig effizient. Auch Papierbewerbungen zu sichten war immer schon eine aufwendige Angelegenheit. Da jede durchgefallene Mappe zurückgeschickt wird, entstanden allein dadurch horrende Kosten.

Durch den Einsatz entsprechender Software-Tools ist der Postversand passé - und ein zeitfressender Teil der Arbeit bleibt quasi vor der Tür. „Viele Arbeitsschritte wurden von den Personalverantwortlichen auf die Bewerber verlagert“, sagt Andreas Frintrup, Vorstand der HR Diagnostics AG und Geschäftsführer der S&F Personalpsychologie Managementberatung GmbH in Stuttgart, „insbesondere die elektronische Erfassung von Bewerbungsdaten. Das war bisher Handarbeit der Recruiter und wird nun von den Bewerbern übernommen, und zwar in genau der Form, der Struktur und dem Umfang, wie es die Personalverantwortlichen benötigen.“

Doch auf Bewerberseite herrscht auch Misstrauen. Auch wenn laut einer Umfrage nur einer von zehn dem ausdrücklichen Wunsch nach einer Formularbewerbung nicht nachkommt, sind Zweifel und Unbehagen durchaus verbreitet. Ob hinter dem Bildschirm alles mit rechten Dingen zugeht? Ob die Bewerbung tatsächlich vor die Augen eines lebensechten Menschen gerät? Und wie mögen die computergestützten Auswahlprozesse verlaufen?

„Meistens wird bei standardisierten Online-Bewerbungen nicht offen genug dargestellt, wie selektiert wird“, kritisiert Bernd Rauscher, Geschäftsführer der Recruitwerk GmbH - Manufaktur für Personalmarketing in München. Sein Motto: mehr Transparenz, mehr Vertrauen, mehr Akzeptanz. Zwar passiert auf den Schreibtischen von Personalern seit eh und je nicht anderes, als dass „selektiert“ wird - nur hört sich das Wort eben einfach nicht schön an. Und dass man einem Computer die Vorentscheidung über das Schicksal von Menschen überlässt, will kein Recruiter gerne auf sich sitzen lassen. So geben nur die wenigsten von ihnen zu, dass ihre Software durchaus in der Lage ist, Bewerbungen zu „screenen“ und automatisiert zumindest in eine qualitative Abfolge zu bringen.

„Die Daten aus dem Formular geben uns nur einen groben Überblick über den Lebenslauf“, sagt Judith Kederer, Leiterin Recruiting für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei Accenture. „Deswegen setzen wir uns mit jeder Bewerbung auseinander. Nein, wir wollen die Auswahl nicht einer Software überlassen. Das halte ich sogar für gefährlich.“ Kederer argumentiert, dass gerade in den „Grenzbereichen“ eine Beurteilung von Kandidaten schwierig ist und „automatisch“ überhaupt nicht zu machen sei. „Da hat etwa jemand bei einer Abschlussnote um 0,1 Prozent schlechter abgeschlossen, als wir es erwarten, aber sehr interessante Praktika gemacht, die ihm Einblick in die Beraterpraxis gegeben haben. Er oder sie würde durchrutschen. Wir möchten die Person aber natürlich trotzdem gerne kennenlernen.“

Bei der Telekom sieht man die Sache ähnlich und tendiert - trotz Software - zur etablierten Herangehensweise. „Wir haben im Vorfeld die automatisierte Vorauswahl nach bestimmten Kriterien oder Suchbegriffen getestet und darauf verzichtet“, sagt Marc-Stephan Brodbeck, Leiter des Bereichs Recruiting und Talent-Service bei der Telekom. „Denn das können Sie nur gut machen, wenn Sie wahnsinnig viele Suchbegriffe eingeben, sonst bleibt das Ergebnis zu vage.“ Wenn jemand Datenbank-Spezialist sei, aber keine Erfahrung mit der Datenbank XY habe, sei er trotzdem interessant, meint er. „Die Software ist mit solchen Überlegungen überfordert.“

Das „recruiting by robot“ hat seine Tücken und ist weniger verbreitet, als man denken mag. Denn wo ein Personaler seine Erfahrung und sein geschultes Auge beim Blick über den Lebenslauf walten lässt, müssen die Rechenmaschinen mit komplizierten Algorithmen gefüttert werden, die noch dazu für jedes ausgeschriebene Profil neu angepasst werden müssen. Tatsächlich werden aber auch bei der Telekom durch den Rechner Kandidaten-Rankings erstellt. Das heißt: Die potentiell interessantesten Bewerber erscheinen auf den vorderen Rängen einer Liste, die schlechteren unter „ferner liefen“. „Anhand der Hard Facts - etwa Studienfach, Sprach- oder IT-Kenntnisse - lässt sich ausrechnen, zu welchem Prozentsatz ein Bewerber mit dem ausgeschriebenen Profil übereinstimmt“, sagt Brodbeck.

Auch ob ein Kandidat mit Russisch-Kenntnissen im Pool ist, oder jemand, der gern Fußball spielt, lässt sich mit einfachen Suchfunktionen ermitteln. Ob man der Software darüber hinaus zutraut, eigenständig Bewerber aus dem Prozess zu werfen, hängt von der Firmenkultur ab. Wer zu stark von den „Soll-Kriterien“ abweicht, erhält dann ein maschinelles Absageschreiben - und ist raus.

„Meistens wird bei standardisierten Online-Bewerbungen nicht offen genug dargestellt, wie selektiert wird“.

„Bei der Gewichtungen der Qualifikationen im System empfehlen wir, mit K.o.-Kriterien sparsam umzugehen“, sagt Tania Teetz von milch & zucker in Bad Nauheim - einer Firma, die E-Recruiting-Lösungen anbietet. K.o.-Kriterien sind solche fachlichen Qualifikationen oder auch Soft Skills, die der Arbeitgeber bei der Besetzung einer Stelle als zwingend notwendige Voraussetzungen im Vorfeld festlegt - beispielsweise einen Studienabschluss mit mindestens der Note 2,0. Erfüllen Kandidaten diese Erwartungen nicht, landet ihre Bewerbung unbesehen im Papierkorb. Grundsätzlich liegt es aber im Ermessen der jeweiligen Personaler, ob und welche Abweichungen vom Wunschprofil sie zulassen möchten, also ob die Software auch noch Bewerbungen mit der Note 2,6 oder sogar 3,0 anzeigen soll. „Die Recruiter arbeiten da alle sehr unterschiedlich“, sagt die Produktmanagerin.

„Wir haben die Prozesse vereinheitlicht, aber nicht den Bewerber“.

Da man als Bewerber nicht wissen kann, wie der Recruiter im Detail tickt und wie er seine Software einstellt, sollte man mit sämtlichen Informationen zur Person nicht geizen. Selbst wenn nicht explizit nach einem klassischen, ordentlich formatierten Lebenslauf gefragt wird, sollte man diesen auf jeden Fall mitliefern - sofern Anhänge zugelassen sind. Denn mancher Personaler ist altmodischer, als man denkt. Marc-Stephan Brodbeck etwa findet: „Je mehr Infos ein Bewerber zur Verfügung stellt, desto besser. Gefragt ist alles, was mit seinen Skills zu tun hat. Auch Angaben zu Hobbys sind bei Bewerbungen ja Usus und auch bei der Bewerbung via Internet erwünscht. Wesentlich bleiben für die Auswahl aber - übrigens genau wie bei der Papierbewerbung - Lebenslauf und Motivationsschreiben.“ Es sei immer interessant zu sehen, wie der CV aufgebaut ist, meint Brodbeck. Damit bringe man eine persönliche Note rüber - anders als bei einer reinen Stammdaten-Bewerbung. Das Gleiche gelte für die Freitext-Felder, die man sehr individuell betexten könne. „Wer hier zudem Keywords und Fachbegriffe sinnvoll einsetzt, zeigt Kompetenz und Professionalität.

Unterm Strich könnte man sagen: Je standardisierter das Formular, desto mehr individueller Pfiff ist gefragt - so paradox das auch klingen mag. Denn Online-Formulare sind letztlich auch nichts anderes als die klassische Bewerbungsmappe in elektronischer Form mit Pflicht- und Kürelementen. Wer bei der Online-Bewerbung erfolgreich sein will, sollte einerseits die Vorgaben der Unternehmen respektieren und sie andererseits geschickt - und das heißt mit einer individuellen Note - bedienen. Dieser kleine „Extra-Stress“ bewahrt die Bewerber nicht zuletzt vor dem Fehler, jedem Unternehmen denselben Sermon zu servieren. Genau das will man nämlich nicht.

„Wir haben die Prozesse vereinheitlicht, aber nicht den Bewerber“, sagt Martin Huber, Leiter des Recruiting Service Center der E.ON Service GmbH. „Der Recruiter schaut Anschreiben, beruflichen Werdegang und mitgeschickte Dokumente in jedem Fall an. Dass ein Anschreiben vom Bewerber mitgeliefert wird, ist bei uns Pflicht - Lebenslauf und Zeugnisse sind optional, runden aber das Gesamtbild ab.“

Unschlagbar sind Online-Bewerbungen, wenn es um die Dauer des gesamten Bewerbungsprozesses geht. Der Ablauf vom Eingang der Bewerbung bis zum Arbeitsvertrag ist deutlich kürzer geworden, einfach deshalb, weil die tatsächlichen Entscheider viel schneller zum Zug kommen. „Nachdem eine Bewerbung erstmals in der Personalabteilung gesichtet worden ist, können wir sie zügig zur Ansicht für die jeweiligen Fachbereiche freischalten“, sagt Huber. „Und wenn die zuständige Führungskraft gerade unterwegs ist, kann sie trotzdem einen Blick auf den Kandidaten werfen.“ Auch Initiativbewerbungen gelangen so sicherer in die richtigen Kanäle. „Traditionell gehen bei uns viele Bewerbungen im Corporate Center in Düsseldorf ein - vor allem Initiativbewerbungen“, so Huber. „Wir sind aber dezentral aufgestellt, und es kann gerade einen Personalbedarf an einem ganz anderen Einsatzort geben. So bleiben gute Spontanbewerbungen für eine gewisse Zeit im Pool, wo sie konzernweit von allen Gesellschaften gefunden werden.“

Wer sein Online-Formular abschickt, steckt also bereits mitten drin im Auswahlsystem - Korrektur oft ausgeschlossen. So ist Sorgfalt geboten, da manches, was flüchtig getippt wird, womöglich lange lesbar bleibt. Bereits im Jahr 2007 speicherten drei Viertel aller Großunternehmen eingehende Bewerbungen über den Bewerbungsprozess hinaus in einer Datenbank, um den eigenen Fachabteilungen darauf Zugriff zu gewähren oder um die Profile externer Bewerber mit denen der bestehenden Mitarbeiter zu vergleichen. Wer da nicht zur Dateileiche werden will, sollte nicht nur dem Standard entsprechen, sondern auf die eigene Note nicht verzichten.