Karrieresprung

Willkommen im Club

Von Herta Paulus

Karrieresprung - wöchentlich bei FAZ.NET

16. Dezember 2005 Das Familienfoto steht auf dem Schreibtisch, an der Wand ein Mix aus Buntstiftversuchen der Sprößlinge, Urlaubspostkarten, tiefgründelnden Lebenshilfen oder witzigen Sprüchen. Mensch umgibt sich auch und gerade am Arbeitsplatz gerne mit vertrauten Dingen, die nicht zuletzt eines signalisieren: Der Platz gehört mir. Doch diese Art der Besitzstandswahrung hat in modernen Bürokonzepten ausgedient.

Mein Haus, mein Auto, meine Yacht, mein Büro - beim laut Werbung vor allem unter Männern gerne gespielten materiellen Beauty-Contest müßte ein Münchner Mitarbeiter der Unternehmensberatung Accenture beim letzten Punkt definitiv passen. Oder schwindeln. Denn das Possesivpronomen existiert für ihn in diesem Zusammenhang nicht mehr. Er ist ein sogenannter „Business Clubber“ und damit Nutznießer eines Bürokonzepts, das „für jede Tätigkeit den optimalen Arbeitsplatz bietet“, wie Markus Huber, Office Location Manager der Münchner Niederlassung des amerikanischen Beratungsunternehmens erklärt.

Das in den Vereinigten Staaten gängige Büromodell, von Accenture seit 1999 auch in seinen deutschen Niederlassungen realisiert, beinhaltet viele Optionen: Geschlossene Einzelbüros für ungestörtes Arbeiten genauso wie den Platz in der Zweier- oder Vierergruppe im „open space“, Projekträume für sechs bis acht Mitarbeiter, Videokonferenzzimmer oder das exklusiv ausgestattete Besprechungszimmer für externe Besucher. Dazu kommen als Lounges gestaltete Ruhe- beziehungsweise Kommunikationsbereiche und Servicestationen mit Drucker und Kleinküche. Clubatmosphäre eben.

Freitags wird es eng

Das Konzept erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation. Buchen müssen die rund 930 Münchner Clubmitglieder von Accenture ihren Arbeitsplatz nämlich selbst und im Voraus. Von Montag bis Donnerstag ist der Anspruch vom optimalen Arbeitsplatz auch meist realisierbar. Denn wie in der Beraterbranche üblich, kommt ein Großteil der Mitarbeiter gar nicht oder nur selten ins Büro. An Freitagen stößt das System indes gelegentlich an seine Grenzen. Denn der Freitag, das ist in der Beraterbranche der klassische Schreibtischarbeitstag. Dann kann es vor allem bei den Einzelbüros spannend werden. „Hier kommt es gelegentlich zu Überbuchungen“, bestätigt Huber. Alternativ würde dann dem abgeblitzten Mitarbeiter eben ein Platz im offenen Bereich angeboten. Drängt es allzu viele Berater zurück ins Büro, spuckt das Buchungssystem ab und an auch eine Komplettabsage aus. Denn die Kapazitäten sind insgesamt äußerst begrenzt. „Unser Konzept ist auf ein Verhältnis von 1:7 ausgerichtet“, erklärt Huber. Sprich: Mehr als 150 Arbeitsplätze hat er nicht zu vergeben.

Durch Flexibilität Kosten sparen

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Statt vom „Business Club“ spricht Huber denn auch lieber vom „flexible office workspace“ oder „new workplace concept“. Doch egal welche Wortwahl man präferiert - das Konzept rechnet sich durch die dadurch erzielte Flächenoptimierung. Denn auch ein nur vorübergehend verwaister Schreibtisch kostet, und das nicht zu knapp. „Ohne dieses Konzept bräuchten wir die dreifache Fläche“, rechnet Huber vor. Entsprechend höher fielen dann auch die jährlichen Mietausgaben der Münchner Niederlassung aus, die derzeit bei rund 1,4 Millionen Euro liegen.

Heute dieser Schreibtisch, morgen jener - Bürokonzepte, die auf variable Arbeitsplätze setzen, haben einen schweren Stand. „Ich verliere etwas und bekomme eine Zumutung hinzu“, beschreibt Wolfram Fuchs, Geschäftsführer des Münchner Beratungsunternehmens Congena die Stimmungslage bei den Mitarbeitern. Und wer gewohnt ist, seine betriebliche Stellung und seinen Einfluß an der Größe seines Büros und seines Schreibtisches zu messen, tut sich doppelt hart. „Auf oberster Ebene ist der Widerstand am höchsten“, bestätigt Huber, aber „über die Zahlen haben sie relativ schnell Erfolg.“ Doch nicht nur die harten Fakten sprechen für das selbstorganisierte Arbeiten in wechselnden Räumen.

Mehr und bessere Kommunikation

„Wenn ich eine Büroform habe, die den spontanen Austausch ermöglicht, passiert vieles schneller“, erklärt Unternehmensberater Alexander Greisle den nur schwer in Zahlen zu fassenden Nutzen des Konzepts. Als freier Mitarbeiter am Fraunhofer Institut Office Innovation Center OIC in Stuttgart, das ebenfalls als Business Club organisiert ist, kennt er das Konzept aus eigener Erfahrung. „Gewöhnungsbedürftig, aber dann äußerst positiv“ charakterisiert er die damit geschaffene Arbeitsumgebung und Atmosphäre. Für ihn ist klar: „Die wirklichen Potentiale liegen nicht in der Kosteneinsparung, sondern in der besseren Kommunikation. Und nach einer Zeit der Umgewöhnung funktionieren auch die Schnittstellen besser.“

Mischkonzepte sind möglich

Uwe Wenninger, Referatsleiter bei Allianz Versicherungs-AG und zuständig für den Neubau in Unterföhring, kann diese Einschätzung nur bestätigen „Vor allem die referats- und abteilungsübergreifende Kommunikation hat sich wesentlich verbessert“, sagt er. Seit einem Jahr organisieren sich rund 700 Mitarbeiter der informationstechnischen Einheiten IS und Agis in dem neuen Bürokomplex im Münchner Vorort Unterföhring als Business Clubs. Abgesehen von der gleichen Ausstattung unterscheiden sich die rund 400 Quadratmeter großen Club-Bereiche, bei der Allianz auch Pavillons genannt, in der Nutzung durchaus.

„Es gibt Arbeitsplätze, die fest sind. Andere werden morgens vom Mitarbeiter vor Ort ausgesucht, wieder andere von zuhause aus gebucht“, erläutert Wenninger. Ist der Arbeitsplatz konstant, bleibt auch der Caddy mit den persönlichen Utensilien und Unterlagen dort. Andernfalls wird er nach getaner Arbeit in die pavilloneigene Caddy-Station zurückgebracht. Und bei einem frei verfügbaren Arbeitsplatz gilt: Länger als zwei bis drei Stunden sollte er nicht unbenutzt bleiben, dann muß er leer geräumt werden. Oktroyiert wurde diese Vorgabe indes nicht. „Das sind Regeln, die mit den Mitarbeitern erarbeitet wurden“, erklärt Wenninger. Denn ohne vorbereitende Informationen und Schulungen ist das Konzept nicht umsetzbar. „Man muß sich aktiv damit auseinandersetzen und die Mitarbeiter in die Gestaltung mit einbeziehen. So kann man den Mitarbeitern zumindest teilweise die anfänglichen Ängste nehmen.“

Text: @rwi

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