Sie hatte immer wieder feste Stellen, oft begrenzt auf ein oder zwei Jahre, und suchte zwischendurch nach etwas Neuem. Sie hat in Brüssel, in Luxemburg und in einem Potsdamer Ministerium gearbeitet. Ihre Referenzen sind bemerkenswert, ihr Englisch ist fließend. Trotzdem erhielt die 36 Jahre alte Frau auf ihre Bewerbungen im öffentlichen Dienst und bei Verbänden monatelang Absagen. Die Texte klingen bisweilen so seltsam, daß sie sich fragt, wer sie verfaßt hat. Die Sekretärin? Ein Praktikant? Eines ist klar: Zwar stellen Arbeitgeber in der Regel hohe Ansprüche an die Bewerbungsbriefe, aber bisweilen neigen sie selbst zu Unhöflichkeit und Schlampigkeit.

Ja, bin ich denn eine Last?

Besonders schrecklich, das berichten auch andere Bewerber, sind Absagen aus der Verwaltung; ein Standardtext, in die Kopfzeile wird der Name per Hand eingetragen - manchmal fehlerhaft. Der Absender unterzeichnet nur mit seinem Nachnamen, was äußerst unpersönlich wirkt. Daneben der Stempel „beglaubigt“. Formelhaft klingt der Satz: „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück.“ Ja, bin ich denn eine Last? Vielen Dank auch.

In der Wirtschaft ist man sich eher bewußt, daß Bewerber auch potentielle Kunden sind. Wer möchte schon gerne die Hose oder das Auto einer Firma kaufen, von deren Personalabteilung man sich gedemütigt fühlt? Auch wissen viele Chefs, daß aufgrund der demographischen Entwicklung in ein paar Jahren ein Mangel an qualifizierten Mitarbeitern herrschen wird. Da wollen sie es sich mit den Talenten nicht verscherzen. Statt Absagen schicken sie sogenannte Eisschreiben - die Bewerber werden „auf Eis gelegt“.

„Gute Kommunikation ist für uns das A und O“

Wer dieses Wort erfunden hat, ist unbekannt - es paßt aber hervorragend zur Prozedur. Kühl und kantig ist es und dabei erschreckend elegant. Man zieht sich aus der Affäre. Im Falle eines Stromanbieters hört sich das so an: „Sie denken, daß Sie gut zu uns passen - auch wir sind dieser Meinung (...) Sobald wir einen neuen Kollegen suchen, werden wir uns bei Ihnen melden, versprochen! Solange möchten wir gerne Ihre Bewerbungsunterlagen behalten.“

Obwohl ihre Unternehmen pro Monat sicher Hunderte Eisschreiben versenden, bringt die Frage nach den Absagen manche Firmensprecher ins Schwitzen. In großen Unternehmen erkranken plötzlich ganze Personalabteilungen und stehen deshalb - leider, leider - für ein Telefonat nicht zur Verfügung. Statt dessen schicken sie Stellungnahmen, aus denen hervorgeht, daß sie mit den Absagen ihr „Einfühlungsvermögen“ und ihre „Wertschätzung“ gegenüber den Bewerbern zum Ausdruck bringen: „Gute und klare Kommunikation ist für uns das A und O.“

Ursachenforschung nach Absagen wichtig

Kaum jemand möchte in der Öffentlichkeit als der dastehen, der fortwährend Ablehnungen ausspricht, und erst recht nicht als der, der sie laufend kassiert. Dabei gehören Absagen zum Geschäft. Wohl jeder hat schon eine erteilt und auch eine erhalten. Bewerbungen werden abgelehnt, Projekte in Firmen und Anträge in Behörden. Arbeitsgruppen aufgelöst, und zeitlebens erträgt man, daß Ideen und mühevoll formulierte Vorschläge von anderen verworfen werden.

Das ist nicht immer gerecht. Die Krise als Chance nutzen und sich weiterentwickeln, empfehlen Management- und Lebenshilfebücher. Das klingt nach Binsenweisheit. „Wenn es für die Absagen ein Muster gibt, sollte man nach den Ursachen forschen“, sagt der Hamburger Coach Valentin Nowotny. Das kann heißen: Ich interessiere mich immer wieder für Aufgaben, für die ich nicht qualifiziert bin. Ich halte mich für oberschlau und meine Kollegen für weniger klug. Die merken das, und das Klima leidet. Oder ich lebe in dem Irrglauben, ich sei für alle Aufgaben geeignet.

„Da müssen andere es ihnen sagen“

„Manche Menschen wissen einfach nicht, was gut für sie ist“, sagt Nowotny. „Da müssen andere es ihnen sagen“ - und Absagen flattern ins Haus. Das Einrichtungshaus Ikea erhält 20.000 Bewerbungen im Jahr, der Kosmetikproduzent Beiersdorf 17.000 und ein Automobilhersteller sogar 200.000. Es ist verständlich, daß die Personalabteilungen nicht auf jeden Absender eingehen können. Kommen die Bewerber in die enge Wahl, bietet Beiersdorf ihnen immerhin die Möglichkeit, am Telefon die Gründe für die Absage zu besprechen.

Rund ein Viertel geht darauf ein. Wer zum Beispiel mangelhaft Englisch spricht, erhält den Hinweis, es bei einer Firma zu versuchen, die vor allem innerhalb der Bundesrepublik tätig ist. „Es ist besser, das mündlich zu klären“, sagt Helmuth Schöning von der Firma HSG, die für Beiersdorf das Bewerbungsmanagement übernimmt. „Würden wir das schriftlich formulieren, gäbe es unter Umständen Mißverständnisse.“

Nicht anpassen, sondern Meinung vertreten

Viele Berater empfehlen, nach den Gründen für die Ablehnung zu fragen. „Eine realistische Analyse erstellen und vor allem nicht panisch werden“, rät Andreas Eimer von der Universität Münster. „Nach welchen Maßstäben hat der Personalchef ausgesucht? Gab es ein Knock-out-Kriterium?“ Bettina Deckart, die Berliner Studenten beim Einstieg ins Berufsleben unterstützt, erinnert ihre Klienten daran, daß sie angesichts der derzeitigen Lage am Arbeitsmarkt einen langen Atem mitbringen müssen. „Mir geht es vor allem darum, ihr Selbstbewußtsein und ihr Durchhaltevermögen zu stärken.“

Bewerber gehen ins Assessment Center, ein mehrstündiger Test, mit dessen Hilfe ihre Stärken und Schwächen erkundet werden. Für Angestellte, die im Unternehmen Karriere machen wollen, organisieren große Firmen Development Center. Wer dort eine Ablehnung erfährt, hat sich in den Gesprächen womöglich zu stark an andere Teilnehmer angepaßt und keine eigene Meinung vertreten. „Bisweilen kommt eine Absage, weil der Personalchef meint, er sei nicht zu dem Mitarbeiter vorgedrungen“, sagt der Psychologe Nowotny. In anderen Fällen werden die firmeninternen Gründe für die Ablehnung verschleiert.

„Ein wenig mehr Fröhlichkeit und Leichtigkeit“

Das Geld für ein Projekt wurde gestrichen, jemand hat seine Interessen auf Kosten von anderen durchgesetzt. Nach außen hin bleibt das schöne Bild gewahrt. Das gilt auch für den Zwischenbescheid, mit dem Firmen nach Eingang der Bewerbung um Geduld bitten. Er wurde „Aperitif-Brief“ getauft. Terra Personalmarketing, eine Gesellschaft in Gummersbach, will im Sommer das beste Bestätigungsschreiben küren. Es solle dem Empfänger signalisieren, daß er „willkommen“ sei.

In Zukunft wird der Briefkasten manches Arbeitslosen von liebevollen Lettern nur so überquellen. Schon jetzt schlagen die Personalchefs einen jovialen Ton an - und machen bei der Gelegenheit gleich Werbung für das eigene Haus. Manchem Eisschreiben liegt ein Präsent aus der Produktpalette bei, etwas Kaffee zum Beispiel oder wenigstens ein Flyer mit Werbung. Beliebt sind Sätze wie „Bei uns fühlen sich die Mitarbeiter so wohl, daß wir derzeit nicht den passenden Arbeitsplatz für Sie haben.“ Pia Palmu von Ikea glaubt, daß das Möbelhaus den Bewerbern mit derlei Absagen „ein wenig mehr Fröhlichkeit und Leichtigkeit“ vermittele.

Auch der Berliner Politikwissenschaftlerin ist nun leicht ums Herz. Sie tritt bald eine neue Stelle an - in Italien.