Von Michael Spehr
19. Juli 2007 Termine, Adressen und die E-Mail: Outlook hält alles zusammen. Die leistungsfähige Windows-Software ist heutzutage auf fast jedem Bürorechner zu finden - mit weitem Vorsprung vor dem konkurrierenden Lotus Notes/Domino. Kaum ein anderes Programm ist so leistungsfähig und flexibel. Wer indes zu Hause nur gelegentlich seine E-Mail lesen und bearbeiten möchte, braucht nicht unbedingt das Flaggschiff. Wir haben uns nach Alternativen umgesehen und stellen hier vier Produkte vor. Wozu überhaupt ein eigenes Mail-Programm? In den Zeiten vor DSL wäre das eine kuriose Frage gewesen. Man wählte sich über den Modem und die Telefonleitung ins Netz ein (das musste nicht unbedingt das Internet, sondern konnte auch ein lokaler Firmen-Server sein), holte die neue Post ab, gab Geschriebenes zum Versand auf und achtete auf kurze Verbindungszeiten. Mit der leitungsgebundenen Technik war das alles nämlich teuer.
Heute hängt man mit DSL und Flatrate permanent am Netz, und so kann man über den Internetzugang seine E-Mail auch aus der Ferne bearbeiten, ohne sie auf dem PC am Ort zu speichern. Wer zu Hause vor allem auf die Nachrichten im Büro zugreifen will, ist deshalb mit Outlook Web Access bestens bedient. Das ist ein Zusatz für den Microsoft Exchange Server im Büro. Die Technik erlaubt es, dass man unterwegs - nur mit Hilfe eines Browsers - direkt auf die Daten im Unternehmen zugreift. Im Internet Explorer oder Firefox baut sich eine Outlook-ähnliche Oberfläche auf, und man sieht genau das, was man im Büro auch vorfindet - und alles, was man dann eingibt, löscht oder verschiebt, ist auf dem Outlook-Server sofort geändert.
Jahrelang keine einzige Nachricht löschen
Im Unterschied zu einer Lösung mit E-Mail-Weiterleitung ergeben sich viele Vorteile: Der Datenbestand ist stets aktuell und synchronisiert. Man kann auf alle Ordner zugreifen, auch auf die Spam-Ordner oder gemeinsame Ordner der Arbeitsgruppe, sieht Lesebestätigungen (die bei der Weiterleitung meist außen vor bleiben). Und schließlich lassen sich E-Mails mit Anhängseln lesen, ohne die ganze megabyteschwere Nachricht laden zu müssen. Outlook Web Access ist also für den Fernzugriff auf die E-Mail nahezu perfekt. Einzige Einschränkungen: Das Unternehmen muss das Paket für seine Mitarbeiter anbieten und freischalten. Auch sind nicht alle Outlook-Funktionen via Browser erreichbar, und es ist nicht vollständig kompatibel zum Firefox. Wer das Ganze ausprobieren will, findet unter www.exchangetrial.com entsprechende Hinweise.
Ein anderen Weg für E-Mail im Netz beschreiten viele Freemail-Anbieter in den Fußstapfen von Googlemail (www.googlemail.com). Die Idee ist folgende: Man stelle für ein kostenloses Mail-Konto so viel Speicherplatz zur Verfügung, dass der Nutzer sämtliche Post im Netz vorhalten und bearbeiten kann. Er muss jahrelang nicht eine einzige Nachricht löschen. Eigene Software auf dem lokalen Rechner ist wie bei Outlook Web Access nicht erforderlich. Bei Googlemail sind es derzeit drei Gigabyte, Platz genug für ungefähr 40.000 E-Mails.
Googlemail durchsucht sämtliche E-Mails
Als der Suchmaschinenbetreiber 2004 sein Konzept präsentierte, bot das typische E-Mail-Postfach im Netz nur einige Megabyte. Man kann sich gar nicht vorstellen, wie viel demgegenüber drei Gigabyte sind. Nun bieten mittlerweile auch andere Anbieter mehr Speicherkapazität, als man vermutlich jemals braucht. Unsere Empfehlung ist nichtsdestotrotz Googlemail. Bei GMX beispielsweise (1 Gigabyte) wird man mit hauseigenem Spam zugemüllt. Googlemail ist hingegen ein umfangreiches Komplettpaket mit vielen zusätzlichen Optionen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation), einer rasend schnellen Suche und der Möglichkeit, Nachrichten unter einer anderen Adresse (etwa der dienstlichen) zu versenden. Ferner lassen sich E-Mails von anderen Postfächern einsammeln.
Alles in allem spricht nichts dagegen, Googlemail als persönliche Kommunikationszentrale zu nutzen. Die praktische Google-Software fürs Handy (F.A.Z. vom 10. April) ist ein schöner Zusatznutzen. Die Einschränkungen hier: ausführbare Dateien lassen sich nicht empfangen, auch nicht, wenn sie in einem komprimierten Format (Zip-Datei) ankommen. Und weiterhin wird das Konto gelöscht, wenn es länger als neun Monate nicht genutzt wurde. Auch sei darauf hingewiesen, dass Googlemail sämtliche E-Mails durchsucht, um am rechten Rand kontextbezogene Werbung einzublenden.
Kostenlose Software
Wer seine privaten Nachrichten nicht im Netz, sondern lieber auf der eigenen Festplatte vorhält, ist mit zwei eigenständigen Programmen bestens bedient: Thunderbird ist ein Open-Source-Projekt von den Leuten, die den beliebten alternativen Internet-Browser Firefox entwickelt haben. Optik und Bedienung sind sich sehr ähnlich, auch ist das Programm nur 6,5 Megabyte schlank. Anlaufpunkt zum Laden der deutschen Version 2.0 ist www.mozilla.org.
Während der Thunderbird neu ist, hat Pegasus Mail von David Harris schon Jahrzehnte auf dem Buckel. Am Anfang der neunziger Jahre gab es die erste Version unter DOS, und damit ließ sich absolut professionell arbeiten. Wir haben Pegasus Mail damals an der Universität in einem Verbund aus mehreren tausend PCs kennengelernt, und was die Software schon damals leistete, war beeindruckend. Bis heute hat Harris sein Pegasus Mail kontinuierlich weiterentwickelt, irgendwann gab er dafür sogar seinen sicheren Arbeitsplatz an der Hochschule auf. Im Januar hieß es, das Projekt sei eingestellt. Aber schon nach wenigen Tagen entschied sich Harris wieder um. Versionen für Windows und Linux sind kostenlos ladbar. Das deutsche Windows-Programm ist 8,5 Megabyte groß und lässt sich unter www.pmail.com laden.
Thunderbird oder Pegasus?
Für welches der beiden soll man sich entscheiden? Thunderbird macht einen sehr frischen Eindruck und ist von der Optik her moderner. Es ist stärker auf die Bedürfnisse des Einsteigers ausgerichtet und schneller installiert. Pegasus Mail sieht ein bisschen altbacken aus, hat es aber faustdick hinter den Ohren. Die Software ist auf den Betrieb mit mehreren Nutzern zugeschnitten und beherrscht manches Detail, das man anderswo nicht findet. Man kann sich stundenlang mit der Software beschäftigen und stößt immer wieder auf neue Details. Wer viele E-Mail-Konten professionell verwalten will, liegt hier genau richtig. Thunderbird hat wiederum den Vorteil, dass neben der E-Mail auch RSS-Nachrichten (oder Blog-Einträge) sowie Internet-Newsgroups unterstützt werden. So kann man sich einen eigenständigen RSS-Reader sparen.
Bei Pegasus Mail benötigt man nach der Installation einige Minuten, um sich zurechtzufinden. Ein neues E-Mail-Konto wird unter „Datei / Netzwerkkonfiguration“ angelegt, und am besten lässt man sich von dem „Setup Assistenten“ helfen, der anschließend erscheint, aber nur mit Pop3-Konten arbeitet. Die vielen Feinheiten von Pegasus Mail wird man erst im Laufe der Zeit entdecken, etwa die sehr geschickte Benutzerverwaltung oder die Möglichkeit, im heimischen Netzwerk kurze Nachrichten zu versenden. Ferner lassen sich Tastenkürzel für häufig benötigte Aufgaben festlegen und eine ganze Reihe von Spezialfunktionen für den professionellen Einsatz aufrufen (digitale Signaturen, Serien-Mails, sehr flexible Filter).
Schöne Alternative
Beide Programme bringen einen Spam-Filter mit, der ordentlich arbeitet. Pegasus Mail versteckt ihn unter „Extras / Spam- und Inhaltskontrolle“, beim Thunderbird findet man unter „Extras“ die „Junk Filter Einstellungen“. Hier kommt ein lernfähiger Filter zum Einsatz, dessen Leistungsfähigkeit im Laufe der Zeit immer besser werden soll. Auch bei Thunderbird kann man für jedes Konto eigene Filtereinstellungen festlegen, und wer nach dem Urlaub einige hundert neuer Nachrichten vorfindet, wird sich über die Funktion freuen, dass nur Mails gezeigt werden, deren Absender im Thunderbird-Adressbuch aufgeführt ist. Eine so praktische Sache gibt es nicht einmal in Outlook. (Um diese Anzeige zu aktivieren, geht man über „Symbolleiste anpassen“.) In das Adressbuch gelangen die E-Mail-Anschriften übrigens am schnellsten, wenn man bei geöffneter Nachricht mit der rechten Maustaste auf die Adresszeile klickt. Auch werden automatisch die Adressen versandter Mails gespeichert.
Wer beim Einrichten seiner privaten E-Mail-Software auf Probleme stößt, sollte als Erstes die Parameter prüfen. Ein E-Mail-Konto wird entweder für das Pop3-Protokoll oder für Imap eingerichtet. Pop3 bedeutet, dass neue Nachrichten vom Server abgeholt und damit auf dem lokalen Endgerät gespeichert werden. Ist diese Prozedur erfolgreich, wird die Eingangspost in der Regel auf dem Server gelöscht. Imap hingegen ist ein Protokoll, das die Nachrichten primär auf dem Server vorhält. Man kann also im Büro und zu Hause sowie auf dem Handy die neue E-Mail lesen, weil sämtliche Post so lange auf dem Server bleibt, bis sie dort ausdrücklich gelöscht wird. Imap ist das flexiblere Protokoll, Pop3 das einfachere. Die meisten Mail-Anbieter wie T-Online oder GMX nutzen Pop3. Imap kommt beispielsweise bei AOL zum Einsatz. Aussuchen kann man sich das Protokoll leider nicht. Pegasus Mail und Thunderbird sind als kostenloses E-Mail-System für zu Hause eine schöne Alternative zu Outlook. Mit seiner modernen Optik gefällt uns Thunderbird etwas besser als Pegasus.
Text: F.A.Z., 17.07.2007, Nr. 163 / Seite T2
Bildmaterial: Googlemail, Michael Damm, Mozilla Thunderbird, Pegasus Mail
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