Präsentationen gehören heute zum Berufsalltag. Kunden, Kollegen, Vorgesetzte oder Vorstände - sie alle müssen informiert werden. Oder besser: überzeugt! Von Produkten, Projekten, Plänen. Mit einem trockenen Vortrag ist es längst nicht mehr getan: Businessleute erwarten heute einen perfekten Auftritt mit brillanter Rhetorik, durchschlagenden Argumenten und bunten Charts - präsentiert mit PowerPoint. Sie rechnen mit lokkeren Skizzen, mal eben auf ein Flipchart gescribbelt. Und mit einer Prise Humor.

„Wenn Sie wissen, wie der Vorstand 'tickt', dann können Sie Ihre eigene Präsentation mit deren Schlüsselbegriffen und Kriterien spicken.“

„Wir binden Young Professionals schnell in Projekte ein, deshalb müssen sie auch relativ flott präsentieren können“, stellt Johanna Aichmüller klar, Abteilungsleiterin Bildung und Qualifizierung bei der Allianz in München. Showtalente, die gerne im Rampenlicht stehen, mag der Gedanke an eine Präsentation in der Mahagoni-Etage elektrisieren. Allen anderen - und das wird die Mehrzahl sein - bricht eher der kalte Schweiß aus. Erinnerungen an verbockte Schulreferate, an Blackouts in Prüfungen werden wach...

Aber keine Panik! Mit ein paar Tricks und Kniffen ist es zu schaffen. Und vor allem: Mit der richtigen Vorbereitung. Denn davon hängt der Erfolg Ihrer Präsentation entscheidend ab, gleichzeitig vermittelt sie Ihnen ein Gefühl der Sicherheit.

Wann Sie mit der Vorbereitung beginnen sollten? Am besten sofort. überlegen Sie sich, welches Ziel Ihre Präsentation haben soll: Wollen Sie ein Produkt verkaufen? Wie ist das Publikum gegenüber dem Produkt eingestellt - und warum? Ihr Publikum: Kennen Sie es? Sind Sie dem Publikum bekannt, oder sogar in guter (oder schlechter) Erinnerung? Kurz: Sammeln Sie Informationen über die Vorgeschichte Ihrer Präsentation. „Vorinformationen sind unverzichtbar, um an die brennenden Probleme und neuralgischen Punkte heranzukommen“, bestätigt Kommunikationstrainer Albert Thiele. Informelle Kanäle lieferten dabei die entscheidenden Hinweise. „Sie müssen die politisch-strukturellen Hintergründe erkennen“, bestätigt Aichmüller. Wer sind die Entscheidungsträger? Wer sind die Multiplikatoren? Ausschlaggebend seien auch Recherchen über die Denkweise und die Wertvorstellungen der Zuhörer - gerade, wenn es sich dabei um Vertreter des Top-Managements handelt: „Suchen Sie die Reden des Vorstands im Internet“, rät Thiele. „Denn wenn Sie wissen, wie der Vorstand 'tickt', dann können Sie Ihre eigene Präsentation mit deren Schlüsselbegriffen und Kriterien spicken und wissen genau: Ich bin auf der Spur meiner Gesprächspartner.“

Wenn Sie das Vor- und Umfeld Ihrer Präsentation einschätzen können, heißt es: Inhalte sammeln, auswählen und strukturieren. Thiele kennt eine Formel, mit der das ganz einfach wird - ETHOS. Eine Merkstütze, die aus den Anfangsbuchstaben folgender Aspekte besteht: Economic, Technical, Human, Organisational und Social. Je nachdem, wie sich das Publikum zusammensetzt, sollten ökonomische Fakten in den Vordergrund gestellt werden, technische oder organisatorische Fragen. Die Dimension „Human“ bezieht sich auf Probleme von Anwendern oder Betroffenen, „Social“ zielt auf soziale, juristische bis hin zu ökologischen Aspekten.

Wenn Sie diese Gesichtspunkte richtig gewichten, Argumente formulieren, anschauliche Beispiele finden und in eine überzeugende Reihenfolge bringen, kann schon nichts mehr schiefgehen. Thiele empfiehlt eine Argumentation in Form eines „Fünfsatzes“ (siehe unten). Die sollte nicht bei Adam beginnen und mit der Weltformel enden, sondern sofort ins Schwarze treffen. Aichmüller: „Bei einer Präsentation vor Entscheidungsgremien muß man schnell auf das Wesentliche kommen.“

„ ...sonst bricht der Kontakt zu Ihren Zuhörern ab.“

„Sie sollten die Informationsmenge so gering wie möglich halten“, rät auch Sascha Maurer, Trainer und Berater in der Aus- und Fortbildung bei PriceWaterhouseCoopers. Es komme nicht darauf an, daß alles, was man weiß, auf den Präsentations-Folien stehe. Im Gegenteil. Weniger sei oft mehr - ganz im Sinne des Werbeslogans „Reduce to the max“. „Fünf Punkte pro Folie“ - mit dieser Formel sei eine optimale Informationsvermittlung möglich.

Aber halt: Erst ankündigen, dann einschalten! „Es kommt immer wieder vor, daß Vortragende einen Chart einschalten, ohne Punkt und Komma reden, dann den nächsten Chart zeigen, wieder sprechen, sprechen, sprechen...“, weiß Kommunikationstrainer Thiele. Das sei „rücksichtslos in Hinblick auf den Kunden“. Besser eigne sich eine Anmoderation, wie sie sich in TV-Nachrichten bewährt hat. Erst nach dieser Ankündigung sollte die nächste Folie eingeblendet werden. Aber nicht alles auf einmal! „Wenn zuviel auf einmal auf der Folie erscheint, lesen die Zuhörer schon weiter. Lassen Sie lieber einen Themenblock nach dem anderen mit dem Präsentationsprogramm 'einfliegen'. Sonst bricht der Kontakt zu Ihren Zuhörern ab“, warnt Maurer.

„Schenken Sie Ihren Zuhörern mindestens so viel Aufmerksamkeit wie Ihren Sachzielen.“

Ein schwerwiegender Fehler, denn das Entscheidende bei einer Präsentation sei die Interaktion zwischen Präsentierendem und Zuhörern. „Schenken Sie Ihren Zuhörern mindestens so viel Aufmerksamkeit wie Ihren Sachzielen“, unterstreicht auch Thiele. Warum? Je geringer die Unterschiede der präsentierten Produkte oder Projekte im Vergleich zum denen der Wettbewerber sind, desto mehr komme es darauf an, das eigene Unternehmen bzw. sich selbst als kompetent, seriös, glaubwürdig, verläßlich, innovativ darzustellen und stabile Bindungen zu Schlüsselpersonen des Kunden aufzubauen.

Um die präsentierten Inhalte dauerhaft im Gedächtnis des Publikums zu verankern, eignet sich laut Thiele folgender Kniff: Fassen Sie Ihre zentralen Aussagen nach jedem Gliederungspunkt noch einmal zusammen. Und sorgen Sie für „Stimulanzien“. Blinkende Pfeile im Jahrmarkt-Stil sind damit allerdings nicht gemeint. „Die entscheidende Frage ist: Was paßt zur Welt des Gesprächspartners?“, präzisiert Thiele. Cartoons, Aphorismen, Zitate, Sinnsprüche, ein Clip oder eine intelligente Karikatur? „Eine Vertriebsmannschaft ist im allgemeinen sehr dankbar, wenn sie schmunzeln darf“, weiß Thiele aus Erfahrung. Setze sich das Publikum aber aus hochkarätigen Managern zusammen, böten sich eher Zitate herausragender Persönlichkeiten an. Zu ernst braucht es aber auch nicht zu werden. Denn ob Vorstand oder Pförtner: Lachen verbindet!

„Gerade wenn Sie wenig Erfahrung im Präsentieren haben, sollten Sie nicht zu selbstkritisch sein.“

Apropos gute Laune: „Schauen Sie im Publikum nicht die Grantigen an und die Brummigen, sondern diejenigen, die Ihnen wohlwollend gegenüberstehen“, rät Johanna Aichmüller. Wer sich darauf konzentriert, die Miesepeter im Publikum zu überzeugen, verschwendet Energie und bekommt unter Umständen ein völlig falsches Bild vom Erfolg seiner Präsentation. Das schadet nicht nur der Beziehung zu den Adressaten, es unterhöhlt auch das eigene Selbstbewußtsein.

Und eine gesunde Portion davon ist das A und O jeder Präsentation. Thiele: „Gerade wenn Sie wenig Erfahrung im Präsentieren haben, sollten Sie nicht zu selbstkritisch sein. Bauen Sie sich ein positives Selbstkonzept auf, das steigert Ihre Ausstrahlung.“

Es kommt aber nicht nur auf das eigene Ego an: „Stärken Sie auch das Selbstwertgefühl Ihrer Zuhörer, indem Sie jede seiner Fragen ernstnehmen“, ergänzt Thiele. „Wenn es Ihnen gelingt, dialogisch zu präsentieren, haben die Leute das Gefühl, der Referent hat zugehört, hat Interesse an unseren Problemen und Bedürfnissen.“ Das müsse allerdings schon vor der Präsentation beginnen und danach fortgesetzt werden. Thiele: „Jeder Präsentator ist auch Beziehungsmanager.“