25.05.2001 · Die Forderung des Ministeriums nach digitaler Ablage aller steuerlich relevanter Unterlagen stößt auf Widerstand bei den Unternehmen.
Von Christian Raum
© dpa
Gute, alte Steuerprüfung
Medienbrüche zwischen IT-Systemen und Papier gehören in den Unternehmen zu den am Besten gehüteten Geheimnissen. Tatsächlich gibt es aber vom Handwerkerbetrieb bis zum global tätigen Konzern immer wieder ähnliche Probleme: Mitarbeiter drucken häufig die am PC erstellten oder digital eingegangenen Dokumente auf Papier aus, sammeln sie und verteilen sie an die Arbeitsplätze der nachgeordneten Abteilungen.
Hier übertragen die Kollegen die Bestellungen manuell in die Computer, veranlassen den Versand, erstellen Rechnungen und Lieferscheine. Dokumente werden ausgedruckt, an die Kunden verschickt, entweder digital, auf Papier oder Microfilm archiviert. Was anschließend nicht mehr benötigt wird, verschwindet im Nirwana einer unstrukturierten Ablage oder wird kurzerhand gelöscht.
EDV versus Papier
Dieser Organisation wird das neue Steuergesetz am ersten Januar 2002 ein plötzliches Ende bereiten. Denn das Bundesfinanzministerium hat von der Arbeit mit IT-Systemen eine ganz andere Vorstellung. „Wer seine Bücher mit Hilfe der EDV führt, speichert die Dokumente in die dort vorgesehene Ablage und archiviert sie nicht auf Papier“, unterstreicht eine Sprecherin des Ministeriums im Gespräch mit FAZ.NET.
Steuerprüfer sollen jetzt den Zugriff auf diese Daten zu bekommen. Deshalb haben die Ministerialen in dem Entwurf des Schreibens mit dem Titel „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ festgelegt, wie Unternehmen in Zukunft diese digitalen Dokumenten vorzuhalten haben.
Einmal digital immer digital
Demnach müssten die Verantwortlichen die „originär digital in das Unternehmen gekommenen Dateien“ auch digital archivieren und vorhalten. Was aus der Formulierung nicht eindeutig hervorgeht: Das Ministerium meint auch alle Unterlagen, die die Mitarbeitern am PC erstellt haben.
Der Prüfer wird in Zukunft die Möglichkeit haben, sich an einen Arbeitsplatz im Unternehmen zu setzen und von hier sämtliche Vorgänge zu recherchieren. Im Ministerium heißt es, man wolle weg von der Belegprüfung. In Zukunft sollten die Prüfer Prozesse auswerten. Schon dieser Ansatz ist umstritten, da Kritiker fürchten, der Staat könnte zu tief in die Unterlagen der Firmen Einblick nehmen. Aber wichtiger für die Unternehmen ist zunächst die Frage, wie viel sie für die neuen IT-Systeme überhaupt bezahlen müssen.
Infrastruktur oft nicht ausreichend
„Das Interesse des Ministeriums ist abzuwägen mit dem finanziellen Aufwand, der mit der Einführung dieser DV-Systeme verbunden ist“, sagt der Rechtsanwalt Achim Carius, Bundesgeschäftsführer des Fachverbandes Multimediale Informationsverarbeitung, FMI. Anders als vom Ministerium angenommen, verfügten viele Unternehmen nicht über die geforderte Infrastruktur. Und es sei kaum machbar, in der verbliebenen Zeit bis zum Stichtag erster Januar 2002 ein funktionierendes System aufzubauen.
Carius vertritt in seinem Verband die Hersteller von Mikrofichesystemen und Druckern. „Aus unserer Sicht ist die Speicherung auf Mikrofilm noch immer die sicherste Form der Archivierung - selbst wenn sie etwas antiquiert wirkt“, bekräftigt Carius im Gespräch.
Aufbau neuer Archivsysteme
Tatsächlich sind Microfiche-Archive in den Rechenzentren von Banken, Versicherungen oder der Großindustrie noch immer absolut üblich. Hier verwahren die Verantwortlichen einerseits Unterlagen auf, die sie bis 50 Jahre und mehr archivieren müssen, etwa Versicherungsverträge, Krankendateien, Personalunterlagen oder Patente. Andererseits eben auch die steuerlich relevanten Unterlagen: so speichern die Datenzentren der Banken täglich zehntausende Belege über den Geldtransfer ihrer Kunden: Kontoauszüge, Überweisungen, Schecks. Jetzt fragen sie sich, warum sie auf einmal zwei verschiedene Archivsysteme pflegen sollen.
Das es bei der technischen und organisatorischen Umsetzung Probleme geben wird, hat sich im Ministerium herum gesprochen. Nach einer Anhörung der Verbände Mitte April hatten die Verantwortlichen die für Mai geplante Veröffentlichung im Bundesfinanzblatt verschoben. Das Inkrafttreten der Verordnung steht für das Ministerium nicht in Frage. Die Sprecherin bekräftigt, dass aus Sicht des Finanzministeriums der fragliche Entwurf die Verhältnismäßigkeit herausstreiche: „Die politische Entscheidung ist getroffen, die Unternehmen, die die Datenverarbeitung nutzen, müssen den Datenzugriff ermöglichen.“ Und dies gelte eben auch für Firmen, die ihre Unterlagen bisher auf anderen Wegen archiviert haben.
Die Zeit wird knapp
Verschiedene Quellen gehen inzwischen davon aus, dass sich das Procedere noch bis in den Herbst hinein ziehen werde. Der schwarze Peter liegt bei den Unternehmen: Für sie wird die Zeit immer knapper, in der sie Ablagen optimieren und von Papier oder Mikrofiche auf die digital umstellen können.
| Name | Kurs | Prozent |
|---|---|---|
| FAZ-INDEX | 1.319,85 | −3,26% |
| Dow Jones | 12.118,60 | −2,22% |
| EUR/USD | 1,2433 | +0,58% |
| Rohöl Brent Crude | 98,82 $ | −2,76% |
| Gold | 1.606,00 $ | +3,08% |
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