Start-up Software plant und steuert Unternehmen - Sinn oder Unsinn?

Welcher Unternehmer und Kapitalgeber möchte nicht wissen, wo das Unternehmen in drei bis vier Jahren steht? Wen interessiert nicht, wie geplante Geschäftsvorfälle sich im Ergebnis und der Liquidität widerspiegeln?

Heutzutage liefern Softwarelösungen zur integrierten Erfolgs- und Finanzplanung diese Informationen. Auch im Hinblick auf Basel II und die damit verbundenen Unternehmensratings durch die Banken sind diese Lösungen inzwischen unverzichtbar. Die integrierte Planung steht im Mittelpunkt der Unternehmensplanung. Sie besteht aus der Plan-Gewinn- und Verlustrechnung, der Planbilanz sowie dem Finanzplan und sollte speziell auf das Unternehmen zugeschnitten sein. Eine integrierte Erfolgs- und Finanzplanung ermöglicht dem Management, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren, um den Bestand und Erfolg des Unternehmens zu sichern.

Bei der Wahl eines am Markt etablierten Planungssystems stehen die Anforderungen und Bedürfnisse des Anwenders im Vordergrund. Eine Software muss jedoch die nachfolgend genannten Grundvoraussetzungen erfüllen, um die Ziele einer integrierten Erfolgs- und Finanzplanung erreichen zu können. Für Start-ups ist eine integrierte Planung ein wichtiges Argument beim Gewinnen und Halten von Kapitalgebern.

Anpassung an eigene Bedürfnisse

Einige Hersteller bieten beim Kauf der Software eine integrierte Planung als Modell an. Der Unternehmer sollte darauf achten, dass er das Modell selbst an die Besonderheiten der eigenen Firma anpassen kann. Dies ist in der Regel bei Softwarelösungen aus dem Hochpreissegment gegeben. Es gibt jedoch auch günstigere Softwarealternativen, die durchaus angepasst werden können.

Grundsätzlich sollte die Software einen Planungshorizont von mindestens fünf Jahren gewährleisten. Wichtig ist dabei, dass eine rollierende Mehrjahresplanung möglichst mit einer flexiblen Zeitachse abgebildet werden kann und zwar auf Monats-, Quartals- und Jahresebene.

Kompatibilität mit bestehenden Systemen

Das Erstellen einer plausiblen Unternehmensplanung dient nicht nur dem Zweck, den bestehenden oder potenziellen Kapitalgebern die Zukunft des Unternehmens aufzuzeigen. Sie unterstützt auch die Steuerung des Unternehmens. Hierzu ist es erforderlich, dass die Plan-Zahlen mit den Ist-Zahlen abgeglichen werden. Dieses erledigen die heutigen Systeme über einen Datenimport beziehungsweise direkte Schnittstellen zu den Vorsystemen.

Auch hier gehen die Hersteller unterschiedliche Wege. Alle halten jedoch die Standard-Analysen in der Software bereit. Entweder sind diese bereits in die Software integriert oder sie können als zusätzliche Module nachgekauft werden.

Der Ansatz des Online Analytical Processing (OLAP) rückt hier immer mehr in den Vordergrund. Dabei werden die Daten multidimensional aufbereitet, das heißt Verkaufszahlen lassen sich beispielsweise automatisch nach Produkt, Region und Zeit analysieren. Leider sind diese OLAP-Datenbanken derzeit meist nur in den Produkten des Hochpreissegments bereits enthalten.

Voraussetzung für das Abgleichen mit Ist-Zahlen sowie für Analysen ist jedoch, dass die neu erworbene Software mit den bereits bestehenden Lösungen kompatibel ist.

Zeitnahes Reporting

Das zeitnahe Reporting wird zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Insbesondere für Start-ups ist es einer der überlebenswichtigen Faktoren, geht es doch darum, den Kapitalgebern die Unternehmenszahlen zu präsentieren, die auf entsprechenden Planungen, Analysen und Steuerungsmaßnahmen basieren. Banken werden im Rahmen ihrer Unternehmensratings immer mehr dazu auffordern, Planungsunterlagen einzureichen.

Die professionellen Softwaresysteme der höheren Preisklassen erfüllen diese Anforderungen heute in der Regel. Bei der Auswahl einer Software sollte ein besonderes Augenmerk auf die Erstellung, Anpassung und Aktualisierung der Berichte gelegt werden, um die benötigten Informationen schnell und effektiv zur Verfügung stellen zu können. So werden bei einigen Systemen die bekannten MS-Officeprodukte Word, Excel und PowerPoint eingebunden, während andere Systeme eigene Reporting-Anwendungen zur Verfügung stellen, die die Aktualisierung des Zahlenmaterials auf Knopfdruck erlauben.

Fazit

Die Planungssoftware ist nicht mit einer Automatisierung der Unternehmensplanung gleichzusetzen. Sie ist nur ein Hilfsmittel, um den Planungsprozess zu unterstützen. Bevor eine Entscheidung gefällt wird, sollte sich jeder im Vorfeld genau seine Anforderungen an eine Planungssoftware vor Augen führen. Die Software sollte in allen Punkten überzeugen, verständlich sein und mit dem Unternehmen mitwachsen können.