Rezept gegen Unordnung Simplify Your Office

Wo hatt’ ich noch gleich die Einladung zur Pressekonferenz? Und die Reisekostenabrechnung war doch auch hier irgendwo!? Auf dem Schreibtisch des Redakteurs bietet sich folgendes Bild: Die große Platte in Form eines L füllen mehrere Papierstapel, darunter Artikel für die Recherche, Kladden, Post-Its mit Telefonnummern, ein Tablett mit Tupperschale und Kerze, Visitenkarten, Tickets, Aschenbecher, eine Kaffeetasse. Dazwischen Zeitschriften, Zettel, Zeug. Außerdem ein schulterhoher Turm aus Büchern, der dem von Pisa Konkurrenz macht. Aufräumen wäre mal gut. Aber wo anfangen?

Wer keine Ahnung mehr hat, welche Überraschungen sich im meterhohen Stapel auf dem Schreibtisch verbergen, der braucht Hilfe beim Aufräumen. Und dann kommt sie, Edith Stork, ihres Zeichens Aufräumexpertin. Sie hilft ihren Klienten, das Chaos im Büro in den Griff zu bekommen. Konzerne wie Weltbild gehören ebenso zu ihren Kunden wie der Handwerksbetrieb oder der Selbständige mit Home Office.

Ordnung ist Luxus, nicht Last

Die gelernte Buchhändlerin räumt seit rund 20 Jahren auf in deutschen Büros, mit ihrem System A-P-Dok. Alles, was es in einem Büro gibt, lässt sich demnach in drei Kategorien einteilen: In Administration, das Produkt, das die Firma herstellt, und in Dokumentation, eine Bibliothek mit wichtiger Fachliteratur für den Job. Mit Argusaugen mustert Stork kritisch das Redakteursbüro: „Und was liegt da hinten auf dem Haufen?“ Ein erschrockener Blick, ertappt: „Das könnte ich nicht so genau sagen“, entgegnet der Redakteur. Eine bestimmte Ordnung habe er nicht auf seinem Schreibtisch, gibt er zu. Aber das kann ja noch werden.

Edith Stork zählt und vermisst die Stapel - etwa acht, um die 20 Zentimeter hoch. Ein halber Volltischler sei er, bescheinigt ihm Stork. Es bestehe also noch Grund zur Hoffnung, einen ordentlichen Menschen aus ihm zu machen. Für problematischer hält sie die Bodengründler. Sie türmen die Papiere sogar auf der Erde um sich herum. Viele halten Aufräumen für überflüssig, die Argumente sind stets die gleichen: Ich brauche mein kreatives Chaos, darin finde ich mich gut zurecht, und andere können meine Arbeit eh nicht erledigen - deshalb muss auch keiner die Ordnung an meinem Platz verstehen. Faule Ausreden seien das, meint Stork: „Ordnung ist ein Luxus, keine Last. Sie schafft Freiräume, die Kreativität erst möglich machen.“

Manche Menschen können sich nur schwer trennen

Dann geht sie ans Werk. Sie räumt den ganzen Schreibtisch frei und sortiert Gleiches zu Gleichem. Alle Stifte kommen auf einen Haufen, und alle Zeitschriften auf einen anderen - Clear Desk-Methode nennt sie das. Unter Storks Anleitung mistet der Redakteur seine Stapel aus. „Brauch ich nicht mehr, das auch nicht.“ Ein Zettel nach dem anderen wandert in den Papierkorb. Das Wegschmeißen geht ihm leicht von der Hand. Vielen Menschen fällt es deutlich schwerer, sich von etwas zu trennen. Eine einfache Frage hilft: Kann ich mir das jederzeit woanders beschaffen? Wenn ja, dann weg damit - es sei denn, für die Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

„Ich zwinge niemanden, Dinge wegzuschmeißen. Ich frage nur genau nach, wozu er sie braucht“, sagt Stork. „Wegwerfen ist eine Frage der Entscheidung. Man darf auch loslassen.“ Sollen die Magazine aufbewahrt werden, kommen sie nach Thema und Jahr geordnet in einen beschrifteten Stehsammler. „Wenn ich etwas wirklich brauche, gebe ich ihm einen Namen und entscheide, wo es steht.“

Der Journalist ordnet die für wichtig befundenen Zettel in zwei sogenannte Pultordner ein. Das sind Mappen aus Pappbögen, die eine von 1. bis 31. durchnumeriert, die andere von A bis Z beschriftet. Einen Aufsatz für den Artikel zur Griechenland-Krise, den versieht er mit Datum und dem Stichwort „Griechenland“ und sortiert ihn unter G. Die Einladung zur Pressekonferenz am 20. November kommt unter dem entsprechenden Datum in den Monatsordner. Langsam schmelzen die Stapel dahin, die hellbraune Schreibtischoberfläche scheint hervor - ein Erfolgserlebnis, auch für die Aufräumexpertin: „Am Ende hat alles seinen festen Platz, damit wir nicht mehr suchen, noch zufällig finden.“

Dafür entwickelt Stork im Anschluss ein System für die Ablage. Alle Ordner und Trennstreifen müssen sinnvoll beschriftet werden, jedes Dokument sollte einen klar definierten Prozess durchlaufen, jeder Aufgabe eine Priorität zugeordnet sein. Was fürs Papier gilt, gilt für den PC nicht minder: Die Struktur im Rechner sollte genauso aussehen wie die im Regal. Außerdem muss ein Posteingang her, den der Redakteur jeden Tag leert und bearbeitet. Der ideale Schreibtisch sieht am Ende so aus: Zwei Pultordner, ein Stift, ein Block, mehr nicht.

Bürochaoten hinterlassen einen schlechten Eindruck

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz erfreut auch die Mitarbeiter im Büro nebenan. Denn wer erst eine halbe Stunde nach der Rechnung suchen muss, die die Kollegin dringend braucht, macht sich im Team keine Freunde. Bürochaoten hinterlassen beim Chef ebenfalls einen schlechten Eindruck - und das schadet der Karriere. 70 Prozent der Vorgesetzten bevorzugen ordentliche Mitarbeiter, hat die Computerzubehör-Firma Logitech in einer Studie herausgefunden. 55 Prozent halten unordentliche Untergebene für überfordert, amateurhaft und unzuverlässig - da lässt die Beförderung lange auf sich warten. Außerdem schont ein aufgeräumtes Büro nicht nur die Nerven seines Besitzers. Ein Unternehmen spart auch viel Geld, wenn seine Mitarbeiter ihren Tag mit sinnvolleren Aufgaben verbringen. 300 Stunden sucht jeder Angestellte im Jahr nach Dingen auf seinem Schreibtisch, also mehr als eine Stunde am Tag.

Mit der Schreibtischplatte allein gibt sich Stork nicht zufrieden: „Schrank auf, Schubladen auf.“ Der Redakteur schlägt die Hände vor den Kopf und seufzt. Hinter der Schranktür unbeschriftete Plastikboxen, teils leer, teils mit Krimskrams gefüllt. Eigentlich könnte man die Fächer ganz leer räumen, sagt er. „Wenn der Schrank überflüssig ist, schaffen Sie ihn raus.“ Denn wer einen hat, der stellt ihn auch voll. Weniger Möbel heißen weniger Stauraum und weniger Krempel, der sich überhaupt ansammeln kann.

Nicht zu viel auf einmal, dafür regelmäßig

In einer oberen Schublade liegen Dutzende Visitenkarten. „Ein Sarg voller Adressen“, kommentiert Stork. „Die wollte ich alle mal ins Adressprogramm eingeben“, rechtfertigt sich der Besitzer. Aber wann? Stork kennt einen Trick: Sich einmal am Tag zehn Visitenkarten vornehmen. Nicht zu viel auf einmal, aber regelmäßig, heißt ihre Devise.

Die meisten Firmen, die Stork beraten hat, würden nicht rückfällig, sagt sie. Wahrscheinlich haben sie Angst vor einer Inspektion. Denn Stork kommt wieder - unangekündigt. Und kontrolliert, ob auch alles schön so ist, wie sie es ihren Klienten beigebracht hat.

Als Letztes ist das Bücherregal an der Reihe. „So sind die Informationen nicht verfügbar, wenn Sie sie brauchen“, schimpft Stork. „Wo ist zum Beispiel die Helmut-Schmidt-Biografie?“ Zielsicher greift der Redakteur ins Chaos und fischt sie heraus. Manchmal beherrscht das Genie es eben doch.