27.02.2007 · Geschäftliche E-Mails müssen neuerdings einige Pflichtangaben enthalten. Klaus Beucher warnt: Sonst drohen Abmahnung und Zwangsgeld.
Von Klaus Beucher
© Archiv
Klaus Beucher
Die für Geschäftsbriefe von Einzelkaufleuten, Handelsgesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften und eingetragenen Genossenschaften vorgeschriebenen Pflichtangaben gelten für jede Form geschäftlicher Korrespondenz. Dies hat der Gesetzgeber mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (Ehug) zum 1. Januar 2007 klargestellt. Informationen zu Gesellschaftssitz, Handelsregisterangaben und vertretungsbefugten Personen, die bislang nur auf Geschäftsbriefen in Papierform mitgeteilt werden mussten, müssen deshalb künftig auch in geschäftlichen E-Mails erscheinen.
Nur Geschäftspost
Als Geschäftsbriefe gelten alle schriftlichen Mitteilungen über geschäftliche Angelegenheiten an Dritte, so an Geschäftspartner, Kunden und Behörden. Nicht erfasst ist der interne E-Mail-Verkehr zwischen Abteilungen oder Büros oder mit Filialen, wohl aber zwischen Konzernunternehmen. Eine bestehende Geschäftsverbindung wird nicht vorausgesetzt. Erfasst wird damit jegliche über E-Mail abgewickelte geschäftliche Korrespondenz, einschließlich Antwort-E-Mails und Weiterleitungen.
Eine Ausnahme gilt für Mitteilungen, die nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden. Darunter fällt die nicht zielgerichtete Kommunikation mit einem unbestimmten Personenkreis. Im Bereich der Kommunikation in Papierform sind dies etwa Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen, aber auch Rundschreiben an Kunden. Ob auch im E-Mail-Verkehr auf diese Ausnahme zurückgegriffen werden kann, erscheint allerdings zweifelhaft. Da jede einzelne E-Mail zwangsläufig gezielt an eine bestimmte Adresse versandt wird, sollte auch etwa ein allgemeiner Newsletter die vorgeschriebenen Mindestangaben enthalten.
Link reicht nicht
Die Pflichtangaben müssen in der E-Mail selbst enthalten sein, ein Link auf das Impressum der Website des Unternehmens reicht nicht aus. Von dem Anhängen einer Visitenkarte oder eines Attachments ist abzuraten, da dieses von dem Empfänger möglicherweise aus technischen Gründen nicht gelesen werden kann. Um sicherzustellen, dass die Nennung der Pflichtangaben nicht versehentlich unterbleibt, empfiehlt sich eine Voreinstellung des E-Mail-Programms, die diese Angaben automatisch am Ende jeder externen E-Mail einfügt, vergleichbar mit den vielfach verwendeten Disclaimern.
Werden die Publizitätsvorschriften nicht eingehalten, kann das Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro verhängen. Einer Abmahnung wegen Wettbewerbsverstoßes dürften hingegen nur geringe Erfolgschancen einzuräumen sein. Zwar stellen die Pflichtangaben eine Marktverhaltensregelung im Interesse der Marktteilnehmer dar, da sie den Geschäftspartnern wichtige Informationen vermitteln und ihnen die Einholung registergerichtlicher Informationen ermöglichen sollen. Ein Wettbewerbsverstoß liegt aber nur vor, wenn die Rechtsverletzung eine nicht nur unerhebliche Beschränkung des Wettbewerbs zur Folge hat. Dies dürfte bei einem Verstoß gegen die Publizitätsvorschriften regelmäßig nicht der Fall sein.
Abmahnung kostet Geld
Aber auch die Abwehr einer unbegründeten Abmahnung kostet Zeit und Geld. Das Thema hat bereits dubiose „Abmahnexperten“ auf den Plan gerufen. Die von der Publizitätspflicht Betroffenen sollten daher umgehend Schritte einleiten, um eine pflichtgemäße Gestaltung ihres geschäftlichen E-Mail-Verkehrs sicherzustellen.
