Karrieresprung „Nein“ zum Projektmanagement

„Müller hat das Projekt XY abgelehnt“ - munkelt man im Unternehmen. „Damit hat er sich seine Karriere gründlich ruiniert“, wissen die Klatschbasen genüßlich zu berichten. Hat er das wirklich? Nicht unbedingt, vielleicht hat er sie auch gerettet. Denn es gibt für Karrierewillige wenige, aber durchaus gute Gründe, auch einmal „nein!“ zur Übernahme einer Projektleitung zu sagen.

Grundsätzlich gilt natürlich: Kneifen gilt nicht, wer sich eine solch gute Gelegenheit entgehen läßt, ist selber schuld, wenn seine Karriere schon im Frühstadium versandet. Noch bevor man durchstarten kann, steht man nach einer solchen Weigerung schnell im Ruf, verantwortungsscheu oder nicht engagiert genug zu sein, um einmal den Chefsessel zu erklimmen. Der Vorteil der Position liegt auf der Hand - die Projektleitung gilt allgemein als Bewährungsprobe für angehende Vorgesetzte.

Projekte laufen niemals wie geplant

Doch während der ganzen Dauer befindet man sich natürlich unter dem Brennglas: Chefs und Teamkollegen werden es sich nicht nehmen lassen, die Arbeit des neuen Projektmanagers genauestens zu prüfen und zu beurteilen: sei es nun in der Personalakte oder hinter vorgehaltener Hand in der Kantine. Hat sich der Proband bewährt, ist er der Beförderung schon um ein gutes Stück näher gekommen. Doch ist das Projekt schief gelaufen, steht das nicht nur in der Akte, auch das ganze Stockwerk weiß bald Bescheid - und mit der Aussicht auf eine feste Führungsposition ist es zunächst einmal vorbei.

Wer noch nie vorher in einem Projekt mitgearbeitet hat, sollte sich vor Augen halten, daß in einem solchen Unterfangen niemals alles so läuft, wie es einmal geplant war. Wenn überhaupt ein Plan bestand. Nur zu oft sind die Bedingungen, unter denen ein Projekt gestartet wird, schlicht unprofessionell. Dann heißt beispielsweise die Devise aus der Chefetage: „Macht mal“, und eine wild zusammengewürfelte Mannschaft arbeitet Monate lang vor sich hin, gibt zu viel Geld aus und kommt zu keinem befriedigenden Ergebnis. Die Fachzeitschriften und Internetforen für Projektleiter sind voll von Beispielen gescheiterter Projekte. Woran liegt das?

Leiter sollten wissen, worauf sie sich einlassen

Mancher schiebt es auf die Tatsache, daß Projektleiter immer noch keine einheitliche Ausbildung haben, die Berufsbezeichnung ist nicht geschützt. Wenn der Unternehmensbote per Dekret von oben in diese Position berufen wird, ist das nicht zu ändern. Erfahrene Projektleiter allerdings orten die Problematik an einer anderen Stelle: Vor allem unklare Verteilung von Befugnissen, halbherzig formulierte Aufträge und zu viele Zusatzaufträge im Projektverlauf durch die Auftraggeber stiften oft heilloses Chaos. Besonders Neulinge in der Projektleiter-Zunft wüßten oft nicht, wann und wem gegenüber sie ruhigen Gewissens „nein“ sagen können.

Wahrscheinlich liegt der wahre Grund für das häufige Scheitern von Projekten - wie so oft - irgendwo in der Mitte: Ungenügendes Know-how vom Projektleiter in Kombination mit einem unsicheren beziehungsweise kontrollbesessenen Auftraggeber können das schönste Projekt zum Scheitern bringen.

Die Anforderungen an einen Projektleiter sind hoch - aber nicht an bestimmte Studiengänge oder Ausbildungsberufe gebunden. Wer willens und in der Lage ist, sich autodidaktisch das notwendige Rüstzeug anzueignen, hat also gute Chancen, die Verantwortung für ein prestigeträchtiges Projekt im Unternehmen zu ergattern. Aber: Learning by Doing ist in diesem Fall kein Weg zum Ziel. Wer die Leitungsposition in einem großen Projekt übernimmt, muß genau wissen, was er tut und was ihn erwartet.

Deshalb sollte er „nein“ zur Projektleitung sagen, wenn

- er sich den Job noch nicht zutraut:

Wer als Projektleiter nicht das notwendige Selbstbewußtsein mitbringt, hat von vorneherein verloren. Lieferanten, Mitarbeiter und Auftraggeber tanzen ihm im Verlauf des Projektes mit Sicherheit auf der Nase herum. Wer sich nicht traut, sollte also absagen. Das hat zwar oft einen immensen Prestige- und Vertrauensverlust von Seiten der Auftraggeber zur Folge. Doch gerade junge Mitarbeiter können argumentieren, daß sie bei sich selber derzeit noch Defizite in den Bereichen Teamführung, Krisenmanagement und/oder Koordination sehen - dieses Manko aber innerhalb eines Jahres durch Kurse oder Seminare beseitigen können. Nach diesem Jahr sollte der Mitarbeiter dann von sich aus wieder auf seinen Vorgesetzten zugehen, die entsprechenden Zeugnisse vorlegen und signalisieren, daß er jetzt durchaus für die Übernahme einer Projektleitung gerüstet ist.

- seine derzeitigen Aufgaben wichtiger (oder karrierefördernder) sind:

Nicht jedes Projekt im Unternehmen ist so wichtig, daß das gelungene Management umgehend eine Beförderung des Verantwortlichen zur Folge hat. Wenn also die aktuelle Aufgabe des Mitarbeiters mit Sicherheit karrierefördernder ist (zum Beispiel weil ihm eine Beförderung versprochen wurde) kann er natürlich Prioritäten setzen und absagen. Schließlich muß eine angehende Führungskraft auch wissen, wann sie nein sagen muß.

Dabei ist es entscheidend, wie Sie die Aufgabe ablehnen: ohne Entschuldigung oder mühselige Rechtfertigungen, sondern mit der klaren Begründung, daß Ihre aktuellen Aufgaben Vorrang haben, weil sie allen Beteiligten im Unternehmen mehr Vorteile bringen. Allerdings sollten Sie noch einmal prüfen, ob Sie das Projekt nicht doch übernehmen können: Im Projektmanagement ist die Praxiserfahrung unbezahlbar - und es könnte sich durchaus lohnen, in einem kleinen Projekt, das nicht im Mittelpunkt des Interesses steht, für sich selber Ihre Stärken und Schwächen auszuloten. Dann sind Sie für größere Projekte besser gerüstet.

- das Projekt von vorneherein zum Scheitern verurteilt ist:

Manche Projekte stehen vom ersten Tag an unter einem unglücklichen Stern. Deutlich wird das beispielsweise, wenn man Ihnen die Weiterführung eines Auftrags anträgt, an dem bereits andere, erfahrenere Kollegen gescheitert sind. Es ist ein äußerst anstrengender Job ein Projektteam, das durch harte Zeiten gegangen ist, wieder auf den richtigen Kurs zu bringen und oft nicht ohne Hilfe von externen Beratern oder Coaches zu bewältigen.

Oftmals sind auch die Faktoren, die zum Scheitern geführt haben, noch nicht bereinigt. Vielleicht ist der Auftraggeber ein unberechenbarer Chaot, der jede Planung zunichte macht? Andererseits bietet es natürlich die Gelegenheit, Ihr Können als Krisenmanager unter Beweis zu stellen. Es hängt also von Ihrer Erfahrung und Ihrem Know-how ab. Sind Sie ein Neuling, sollten Sie allerdings ernsthaft überlegen, wieso man Ihnen ein solches Projekt anbietet. Vielleicht stehen Sie bei einem Vorgesetzten auf der Abschußliste, der Sie in diesen schwelenden Krisenherd und damit „hinaus befördern“ will.

- das Projekt hat für Sie zu viele Unwägbarkeiten:

Andere Projekte erweisen sich erst auf den zweiten Blick als mögliche Karriere-Killer. Wird Ihnen ein Projekt angeboten, von dem Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, ob es machbar ist, empfiehlt sich der vorsichtige Weg: Sie bedanken sich für das Vertrauen, signalisieren Bereitschaft und kündigen Ihre endgültige Zusage für den übernächsten Tag (oder, je nach Projektgröße die nächste Woche) an, weil sie vorher noch die Sachlage prüfen wollen.

Holen Sie in Windeseile die notwendigen Informationen (klare Auftragsformulierung, Budget, Mitarbeiter, Ressourcen, Zeitvorgaben) ein, und machen Sie im stillen Kämmerlein eine grobe Planung: Ist das Projekt mit den gegebenen Mitteln überhaupt realisierbar? Haben Sie nur in einem Punkt ernsthafte Zweifel (siehe unten), vereinbaren Sie ein Gespräch mit dem Auftraggeber. Erst danach sollten Sie sich festlegen.

Vor jedem Projekt steht die gründliche Planung. Ist der Auftraggeber ein zuverlässiger Geschäftspartner mit reichlich Erfahrung im Projektgeschäft ist anzunehmen, daß er realisierbare Vorhaben in Auftrag gibt. Wenn sonst nichts dagegen spricht und Sie sich vielleicht sogar an vorangegangenen Projektberichten orientieren können, steht einer Zusage meist nichts im Wege. Ist er aber beispielsweise als chaotisch bekannt oder ein Neukunde, sollten Sie in jedem Fall erst nach gründlicher Prüfung der Vorgaben zu- oder absagen. Gründe, die zum Scheitern führen könnten, sind beispielsweise:

- nicht genug Zeit

- Nicht genug Geld

- Nicht genug Ressourcen/Mitarbeiter

- Unklare, schwammige Auftragsformulierung

- Nicht genug Kompetenzen

Besonders der letzte Punkt macht Berufsneulingen oftmals große Probleme. Ist das Projekt erst einmal definiert, sollten Sie sich unbedingt über Ihre eigene Rolle als Manager ein paar Gedanken machen. Als Projektmanager treten Sie ja - zumindest vorübergehend - heraus aus der Reihe der Befehlsempfänger. Sie tragen nun Verantwortung - und es ist mehr als hinderlich, sich bei jeder Entscheidung noch den Segen eines Vorgesetzten einholen zu müssen. Sie brauchen Bewegungsfreiheit - und sollten sich von Anfang an Raum schaffen.

Bei Ihren Befugnissen muß es unmißverständliche Absprachen geben. Wenn Sie Mitarbeiter aus anderen Abteilungen ins Team holen, sollte allen klar sein, daß Sie für den Zeitraum des Projekts deren Vorgesetzter sind, der sich nicht erst Instruktionen vom Chef holen muß. Für den Fall, daß Sie mit einem Mitarbeiter nicht zufrieden sind, sollten klare Eskalationswege festgeschrieben werden. Gesteht man Ihnen als Projektleiter Personal- und andere notwendige Entscheidungskompetenzen auch nach mehrmaligem Verhandeln nicht zu, sollten Sie sich möglichst geschickt aus dem Projekt zurückziehen, denn solche halbherzigen Unternehmungen gehen nur zu oft schief - und den schwarzen Peter schiebt man dann letztendlich Ihnen zu.