Betriebliches Vorschlagswesen Milliardenersparnis durch Ideen der Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter in einem deutschen Betrieb könnte seinem Unternehmen alljährlich 665 Euro Kosten ersparen und dafür mit einer Prämie von 183 Euro belohnt werden – wenn alle ein organisiertes Ideenmanagement hätten und sich an die Durchschnittswerte hielten. So aber kommen nur jene in den Genuss, die ein betriebliches Vorschlagswesen eingeführt haben. Deren genaue Zahl ist unbekannt, etwas mehr als 300 aus allen möglichen Branchen und in jeder Größenordnung nehmen aber in jedem Jahr an der Umfrage des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft (dib) in Frankfurt teil, der Dachorganisation des Ideenmanagements in Deutschland.

„Dabei zeigt sich, dass die Qualität der Vorschläge steigt und die unter dem Begriff ,Nicht-Industrie‘ zusammengefassten Branchen aufholen“, sagte der Geschäftsführer des dib, Thomas Schulz, bei der Vorstellung der Zahlen in Frankfurt. Das ist weiter kein Wunder, denn in der Industrie gibt es das institutionelle Einsammeln von Ideen seit 1880, während das Vorschlagswesen in der Dienstleistungsbranche oder im öffentlichen Dienst ein noch relativ junges Führungsinstrument ist.

Die Qualität der Vorschläge steigt

Wie aus der Untersuchung des dib hervorgeht, haben die rund 2 Millionen Mitarbeiter den Unternehmen und Verwaltungen durch ihre Verbesserungsvorschläge im vergangenen Jahr rund 1,5 Milliarden Euro eingespart. Das liegt ungefähr in der Größenordnung des Vorjahres und gut ein Viertel über dem Wert von 2002, als mit der Auswertung begonnen wurde – eine Folge der gestiegenen Qualität der Vorschläge, meint Schulz.

Die Deutschen Arbeitnehmer liegen damit auch im internationalen Vergleich weit vorne. Etwa 1,3 Milliarden Euro waren direkt aus den Vorschlägen zu errechnen, andere Ideen, etwa solche zur Unfallverhütung, werden im Wert geschätzt und mit Festbeträgen prämiert. Gestiegen ist auch die Quote jener, die Vorschläge eingereicht haben, und zwar um 17 Prozent auf 63,5 Vorschläge je 100 Mitarbeiter. Knapp 1,3 Millionen Ideen sind so in den befragten Betrieben zusammengekommen, immerhin 64 Prozent davon wurden auch umgesetzt. Die Zahl der Vorschläge ist über die Jahre leicht gesunken, während die Summe der Prämien ein wenig auf nun insgesamt 163 Millionen Euro gestiegen ist.

Vorschläge oft erstaunlich naheliegend

Im Einzelfall kann das Honorar durchaus hoch sein: Spitzenreiter war im vergangenen Jahr ein Mitarbeiter, der mit 440.000 Euro Prämie nach Hause gegangen ist. Das Unternehmen, ein Dienstleister, möchte freilich nicht genannt werden. „In erster Linie“, sagt Schulz, „lebt das Ideenmanagement aber von den vielen kleinen, oft sehr einfachen Verbesserungsvorschlägen der Mitarbeiter, in denen sich letztlich die Kontinuität im Verbesserungsprozess der Betriebsabläufe zeigt.“ Rund 90 Prozent der ausgezahlten Prämien liegen daher unter 250 Euro. Im Schnitt zahlen die Unternehmen 15 bis 25 Prozent der errechenbaren Einsparungen für das erste Benutzungsjahr, es können aber auch bis zu 60 Prozent sein.

Manchmal sind die Vorschläge so naheliegend, dass man sich fragt, warum nicht schon früher jemand damit gekommen ist. Bei der Merkur Thorhauer GmbH&Co. KG, einem Dienstleister aus Liederbach, lag die Idee schlicht darin, im Archiv statt des TIF-Formats in Schwarz/Weiß (wegen der Datenmenge) ein PDF-Format zu verwenden, so dass farbige Markierungen erkennbar sind. Das war dem Unternehmen eine Prämie von 333 Euro wert. Ebenso simpel der Vorschlag, statt der jährlich neuerworbenen 850 gedruckten Sparkassenfachbücher einfach eine Online-Version zu verwenden – dafür spuckte die DekaBank 2150 Euro aus, rund ein Fünftel der jährlichen Ersparnis. Häufig sind es aber Tüftler, die Arbeitserleichterungen schaffen. So belohnte die Fraport AG drei Mitarbeiter mit je 383 Euro für eine aus einem Wagenheber und Schrottteilen zusammengebaute Dübelziehmaschine, die den Ersatz von Leitplanken wesentlich vereinfacht. Ersparnis schon im ersten Jahr: 3645 Euro.

Wettbewerbsdruck erhöht Ideenreichtum

Zwischen den Branchen gibt es hinsichtlich der Mitarbeiterbeteiligung deutliche Unterschiede: So brachten es die Beschäftigten der Elektroindustrie auf 161 Vorschläge je 100 Beschäftigte. Damit liegt sie vor der Aluminium verarbeitenden Industrie mit 121 und den Autozulieferern mit 114 Vorschlägen. Den Mitarbeitern in öffentliche Einrichtungen, Verkehrsbetrieben und Krankenhäusern fällt es anscheinend um einiges schwerer, mit Ideen zum Gesamtwohl des Unternehmens beizutragen. Hier gibt es noch nicht einmal 10 Vorschläge je 100 Mitarbeiter. „Wo der Wettbewerbsdruck am höchsten ist, wird auch der Ideenreichtum der Mitarbeiter am meisten gefördert“, erklärt Schulz die Unterschiede. In den Spitzenreiter-Branchen sei die Umstellung vom früheren Betrieblichen Vorschlagswesen, das zentral organisiert war, auf das moderne dezentrale Ideenmanagement deshalb am weitesten vorangeschritten. Dabei werden die Ideen zunächst von den Abteilungsleitern begutachtet und dann weitergereicht.

Das Unternehmen, das auch 2006 am meisten von den Einfällen seiner Mitarbeiter profitierte, ist die Deutsche Post AG. Sie erwirtschaftete Einsparungen von 271 Millionen Euro allein durch die berechenbaren Verbesserungsvorschläge, so viel wie im vergangenen Jahr. Jeder Post-Mitarbeiter sparte dem Unternehmen durchschnittlich 1485 Euro. Die Siemens AG, viele Jahre an der Spitze, lag mit 158 Millionen Euro zwar wieder mit vorne; im Vergleich zum Vorjahr mit 249 Millionen ist dies jedoch ein kräftiger Rückgang – möglicherweise eine Folge der Querelen im Unternehmen, denn am freiwilligen Einbringen von Ideen spiegelt sich die Stimmung in der Belegschaft wider.

Nutzen für beide Seiten

Angesichts seiner erfreulichen Zahlen hat sich der Post-Personalvorstand Walter Scheurle bereit erklärt, die Schirmherrschaft für die Förderung des Ideenmanagements durch das dib zu übernehmen. Unter dem Titel „Ideen machen Zukunft“ versucht das Institut, die Idee vom Ideenmanagement in die deutschen Unternehmen zu implantieren. Hier wird noch viel Geld verschenkt. Das Vorschlagswesen ist, wie die Zahlen des dib zeigen, eine Institution von beiderseitigem Nutzen – sowohl für die Geschäftsführung als auch für die Mitarbeiter. Schlimmstenfalls gibt es halt keine Ideen. Interessanterweise kommt in den meisten Fällen die Initiative zur Einführung aus den Reihen der Belegschaft oder vom Betriebsrat, sagt Christiane Kersting, die beim dib für das Ideenmanagement zuständig ist und die Untersuchung betreut. Hier, und auch auf politischer Ebene, sei noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten.

Nicht nur die großen, auch kleine und mittlere Unternehmen nutzen laut dib-Studie das Ideenmanagement. 135 der insgesamt 315 Betriebe und Einrichtungen, die sich an der Umfrage beteiligten, beschäftigen weniger als 1000 Mitarbeiter. Im dib-eigenen Ranking, das den Gesamteffekt nach einer komplizierten Formel berechnet, die auch die Umsetzungsquote berücksichtigt, liegen die kleinen Unternehmen meist vor den großen.