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Dokumente digital verwalten : Alte Akten ab in die App

Aktenchaos in den eigenen vier Wänden: Apps verschaffen Abhilfe Bild: Getty

Schriftliches aller Art in elektronische Dokumente umwandeln: Dazu brauchte man früher einen Scanner. Heute reichen Handy und App – digitales Archivieren war nie einfacher.

          Auch wenn die Idee des papierlosen Büros noch lange ein frommer Wunsch bleiben wird, kann man doch zumindest in den eigenen vier Wänden und auf seinem heimischen Schreibtisch aus analogen Unterlagen mit wenig Aufwand digitale Dokumente machen. Belege in Papierform nehmen viel Platz weg, sie sind nur schlecht zu finden, und meist benötigt man sie auch nie wieder. Wer säuberlich abheftet und in Ordnern wie Haus, Versicherungen und Steuer archiviert, mag zwar damit seine Ordnungsliebe dokumentieren, ist aber irgendwie aus der Zeit gefallen. Papier war gestern, Cloud und Smartphone sind heute.

          Michael Spehr

          Redakteur im Ressort „Technik und Motor“.

          Die meisten Unterlagen in Papierform kann man getrost wegwerfen oder digitalisieren und dann wegwerfen. Aufbewahrungspflichten gibt es nur für wenige Steuerunterlagen, und dass man Kaufbelege und Rechnungen für den Fall eines Defekts im Garantiezeitraum sichert, versteht sich von selbst. Auch Versicherungspolicen, Geburts- und Heiratsurkunden sowie die von Schul- und Hochschulabschlüssen sowie Zeugnisse wird man aufbewahren, und vielleicht zusätzlich digitalisieren, um gegen Widrigkeiten wie Verlust, Diebstahl oder Beschädigung gewappnet zu sein.

          Der Schritt vom Papier zum elektronischen PDF war früher die Domäne der Scanner, einer eigenständigen Gerätegattung, die mit einer optischen Einheit Text und Bild erfasst, via USB-Kabel zum Rechner überträgt und dort zusätzlich eine OCR laufen lässt, eine optische Zeichenerkennung, welche aus Bildern Buchstaben macht. Die Erkennung von Buchstaben aus einzelnen Pixeln, um dann erstere mit Hilfe einer Textverarbeitung weiterzubearbeiten oder elektronisch durchsuchbar zu machen, das war noch vor zehn Jahren geradezu ein Hexenwerk.

          Mittlerweile arbeitet eine solche Software wie etwa Omnipage von Nuance mit Hunderten von Sprachen nahezu fehlerfrei, und es wird sogar das Ursprungslayout der Vorlage mitsamt Spalten, Fotos und Grafiken in ein computerlesbares Format gebracht. Omnipage kostet rund 100 Euro, der wichtigste Rivale ist der Fine Reader von Abby, der etwas teurer und in speziellen Versionen für den Unternehmenseinsatz mit hohem Scan-Aufkommen gerüstet ist.

          Mit Scanner und Smartphone zur digitalen Ordnung

          Der private Haushalt benötigt solche Spezialisten nicht unbedingt. Wer auf seinem Windows-Rechner eine vollwertige Acrobat-Software von Adobe installiert hat, sehe sich die Scan- und OCR-Abteilungen an: Scanner anschließen, Dokumente einlesen, erkennen lassen und anschließend in ein PDF umwandeln, das geht in Windeseile und mit hoher Qualität. Ist der Acrobat zu teuer, tut es auch ein Power PDF von Nuance ab 100 Euro. Dokumentenscanner kosten von rund 200 Euro an aufwärts, man achte auf USB 3 für schnelle Datenübertragung und den Duplexbetrieb, der es erlaubt, die Vorder- und Rückseite eines Blattes in einem Rutsch einzulesen.

          Die Alternative ohne Hardware heißt Smartphone. Will man nicht jeden Tag Hunderte von Seiten digitalisieren, sondern nur gelegentlich ein paar, lässt sich das Handy sinnvoll einsetzen. Private Krankenkassen bieten das schon länger für ihre Versicherten an, etwa mit eigenen Apps zum Einreichen von Arzt- und Laborrechnungen. Man glaubt es kaum, sogar eine OCR mit Zeichenerkennung ist in vielen Apps dabei, von der PDF-Umwandlung und Cloud-Anbindung gar nicht zu reden. Eine schöne, kleine App mit gutem Dokumentenmanagement ist Tiny Scanner von Appxy, sie steht für Android und Apples iOS gratis zur Verfügung, als kostenpflichtige Plus-Variante auch mit größerem Funktionsumfang. Der Charme dieser App besteht darin, alles unter einem Dach zu bieten: Scannen, Ablage und Weiterleitung per E-Mail oder Cloud. Man startet die App, legt fest, ob man eine einzelne Seite scannen will oder mehrere hintereinander, fokussiert auf die Seite, löst aus und kann anschließend die Aufnahmen manuell ein wenig nachbearbeiten.

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