Software Mit Office 2007 wird alles anders

Wenn Ende Januar das neue Office 2007 von Microsoft in den Handel kommt und die Erneuerung von Word, Outlook, Excel und Konsorten ansteht, wird man zunächst wieder einmal an die Absurdität erinnert, dass der typische PC-Nutzer Tag für Tag seine Texte mit einem Gerät schreibt, das dafür grotesk überdimensioniert ist. Die Rechenleistung eines Handys ist für simple Textverarbeitung und E-Mail allemal ausreichend, und wer zu Hause einen uralten Computer aus den 90er Jahren stehen hat, kann damit unter DOS beide Aufgaben prima erledigen, selbst die dickste wissenschaftliche Abhandlung mit Fußnoten, Verweisen und Bibliographie verfassen. Und ebenfalls die E-Mail mit Bravour erledigen: Wer erinnert sich an Pegasus-Mail für DOS?

Wem aber der technische Fortschritt bei der klassischen Bürosoftware im Rückblick gering erscheint, dem sei vor Augen geführt, dass das erste Word gerade einmal rund hundert Befehle enthielt, Word 2003 als aktuelle Version aber schon anderthalbtausend Funktionen umfasste. Dass nicht jeder Befehl von allen genutzt wurde, versteht sich von selbst. Allerdings blieben selbst ambitionierten Anwendern gesuchte Funktionen in den Tiefen der Menüs und Befehlsleisten verborgen. Hierunter litten nicht nur wordsche Texterfasser, sondern auch exzellente Kalkulierer und Powerpoint-Präsentierer. Statt den Befehlshaushalt noch einmal eklatant zu erweitern, will Microsoft mit Office 2007 die vorhandenen Funktionen leichter verfügbar machen. Hierfür wurde eine komplette Neugestaltung der Oberfläche von Word, Excel, Powerpoint und Access in Kauf genommen. So hat sich bei Office 2007 gegenüber dem Vorgänger 2003 auf den ersten Blick viel getan. Allerdings bricht das neue Bedienkonzept radikal mit alten Gepflogenheiten.

Es gibt keine Menüs mehr

Menübänder oder Multifunktionsleisten („Ribbons“) weisen nun in Word, Excel und Powerpoint den Weg zu einzelnen Funktionen. Es gibt keine Menüs im gewohnten Sinne mehr, stattdessen Aufgabenbereiche wie „Seitenlayout“ oder „Ansicht“. Zu jedem Bereich gehören gruppierte Schaltflächen und Eingabefelder für konkrete Aktionen. Alles ist ganz anders, und ein Umschalten auf die alte Bedienoberfläche ist nicht vorgesehen. Wer umsteigt, wird sich damit am Anfang schwertun. Für Computer- Anfänger soll das neue Konzept hingegen einfacher sein. Nach unseren ersten Erfahrungen schafft es das neue Bedienkonzept tatsächlich, Funktionen in den Blick zu heben und ihre Anwendung nahezu- legen, die früher eher im Verborgenen ihr Dasein für Spezialisten fristeten. So ist beispielsweise in Word die Änderung der Textrichtung in der Layout-Multifunktionsleiste nur noch einen Mausklick entfernt, ebenso das Einfügen eines „Wasserzeichens“, das im Texthintergrund das Dokument als eilig oder vertraulich kennzeichnet. Und die Zahl der geschriebenen Wörter bleibt nun als Eintrag der Statusleiste stets vor Augen und lässt sich mit einem Klick zur kompletten Dokumentstatistik erweitern.

Die Neugliederung kommt letztlich nicht nur Einsteigern, sondern auch erfahrenen Textverarbeitern zugute, nachdem sie sich an die neue Oberfläche gewöhnt haben. Hierbei können sich Word-, Excel- und Powerpoint-Anwender im Hilfeprogramm belehren lassen, an welche Positionen altbekannte Befehle im neuen Programm-Layout gewechselt sind. Trotz aller Umwälzungen fanden wir uns dann rascher zurecht, als wir befürchtet hatten.

Dies mag auch an der neuen Vorschau-Funktion liegen, die nicht nur in den Auswahllisten zeigt, wie Änderungen in Text, Tabellen oder Diagrammen ausschauen, sondern dies direkt im Dokument vorführen, wenn der Mauszeiger über einer Gestaltungsoption ruht. So lassen sich verschiedene Layout-Varianten in der Voransicht testen, bevor der abschließende Mausklick die Gestaltung übernimmt.

Outlook kann RSS-Nachrichten lesen

Eine Vorschau-Funktion bietet auch Outlook, nämlich für E-Mail-Anhänge. Außerdem kann es nun RSS-Nachrichten lesen und hat mehr Sicherheitseinstellungen sowie eine flinkere Suchfunktion. Für Windows XP lässt sich ergänzend die „Windows Desktop Search 3.0“ von Microsofts Internetseite (www.microsoft.de) laden, wobei der Anwender allerdings zulassen muss, dass die Gültigkeit der Softwarelizenz online geprüft wird. Die Tabellenkalkulation Excel verarbeitet mehr Zeilen in einem Arbeitsblatt und bietet neue Formatierungsmöglichkeiten, darunter die grafische Darstellung von Zahlen unmittelbar im Arbeitsblatt, um Tendenzen auch ohne Diagramm schnell zu erkennen. Und die Präsentations-Software Powerpoint erlaubt den Einsatz von MPEG2-Filmchen.

Das neue Office 2007 setzt übrigens kein Windows Vista voraus. Es ist in acht verschiedenen Varianten zu Preisen zwischen 170 und 850 Euro zu haben. Die kleinste (Home & Student) enthält kein Outlook, und die Standardversion mit Word, Excel, Powerpoint und Outlook kostet 550 Euro. In der Ultimate Edition erhält man zusätzlich den Business Contact Manager (eine Outlook-Erweiterung), One Note (digitale Notizbücher), Info Path (elektronische Formulare), Access (Datenbank) und Groove (Zusammenarbeit in Gruppen). In solcher Zusammensetzung ist Office 2007 eindeutig auf Unternehmen ausgerichtet. Wer als privater Nutzer nur ein bisschen schreibt und seine drei, vier E-Mail-Konten abfragt, dem genügt nach wie vor das alte Office oder auch das kostenlose Open Office zusammen mit Thunderbird für die elektronische Post (www. openoffice.org, www. mozilla. com). Und dass man mittlerweile ganz ohne Software texten kann, nämlich im Internet mit Googles Writely, sei hier nur am Rande angemerkt.

Nach wie vor leitet Word einen guten Teil seiner Existenzberechtigung daraus ab, dass es nicht unbedingt besser ist, sondern dass es alle haben, dass die Texte eben in Word formatiert sein müssen, damit sie bei anderen problemlos gelesen und weiterverarbeitet werden können. Nun kann es auch PDF- Dokumente erstellen, wenn man den entsprechenden Zusatz-Konverter von der Microsoft-Internetseite lädt. Doch auch das ist im Vergleich zum Mitbewerb nicht unbedingt neu: PDF-Dateien direkt in der Textverarbeitung erstellen, das haben andere schon seit Jahr und Tag, und ein Corel Word Perfect Office X3 kann sogar PDF-Dokumente direkt einlesen.

Speichern im XML-Format

Innovativ und wichtiger ist indes, dass Microsoft für Word, Excel und Powerpoint nunmehr im XML-Format speichert statt in den alten binären Dateiformaten. Namentlich unterscheiden sich die neuen Dateien durch ein „x“, das an die Dateiendung angehängt wird, beispielsweise „Dateiname.docx“, „.xlsx“ oder „.pptx“. Dateien, die Makros enthalten, kennzeichnet statt des „x“ ein „m“, sodass der Anwender vor dem Öffnen schon erkennen kann, ob ausführbarer Code im Dokument enthalten ist. Nicht nur dies trägt zur Sicherheit bei, sondern vor allem die Art der Speicherung. Files im Office-Open-XML-Format sind Container-Dateien, in denen Text und binäre Bestandteile wie Bilder, Klänge oder Videos als separate Teile gespeichert werden. Wer den neuen Dateinamen manuell um die Endung „zip“ ergänzt, kann sich von der Struktur überzeugen. Nun lässt sich die Dokumentdatei wie ein Zip-Archiv öffnen und zeigt in ihren Unterordnern einerseits die Textdateien mit reinem XML-Code und andererseits die verschiedenen eingebetteten Medien. Dieses Speichern in Einzeldateien - die Text, Formatierung, Dokumenteigenschaften und die Zuordnungen der verschiedenen Dokumentbestandteile im reinen Textformat beinhalten -, bietet Virenscannern und Firewalls eine deutlich bessere Möglichkeit der Kontrolle.

Die höhere Transparenz kommt zudem auch dem Anwender entgegen. So war es uns beispielsweise möglich, Bilder in einem Word-Dokument gegen höherwertige Grafiken auszutauschen, ohne das Dokument zu öffnen. In der Praxis lassen sich also mit geeigneten Tools auf einen Schlag beispielsweise Fußzeilen mit neuen Adress- oder Kontodaten aktualisieren, ohne dass jedes Dokument separat bearbeitet werden müsste. Zudem ist das neue zip-komprimierte Dateiformat wesentlich kleiner. Uns gelang es nur durch Speichern im neuen Dateiformat, ein umfangreiches, reich bebildertes Word-Dokument auf ein Zehntel seiner ursprünglichen Doc-Größe zu reduzieren. Hinzu kommt, dass Office Open XML robuster gegen Beschädigungen als das proprietäre Binärformat ist. Alte Dokumente lassen sich jedoch nach wie vor im sogenannten Kompatibilitätsmodus bearbeiten und auch speichern. Anwender älterer Office-Versionen erhalten über entsprechende Konverter von Microsoft Lese- und auch Schreibzugriff für Office Open XML. Auch Novell und Corel haben bereits angekündigt, dass sie das Format, das inzwischen vom Industrieverband ECMA International (European Computer Manufacturer Association) als Standard anerkannt wurde, in ihren Lösungen Open Office und Word Perfect unterstützen. So fällt denn mit dem neuen Office-Dateiformat sogar eine Kompatibilitätshürde zwischen den Anwendungen.