Mail-Exchange Auf unterschiedlichen Wegen zum Server

Als wir vor ungefähr 25 Jahren vom Wohnort A einen permanenten Zugriff auf die Unternehmensdaten im Büro in B benötigten, eine frühe Form der Heimarbeit sozusagen, war die Deutsche Post behilflich. Die Telekom gab es noch nicht, und was die Post anbot, war eine Standleitung von A nach B und ein bisschen Technik drumherum. Das kostete damals einige tausend Mark im Monat. Heute sind die technischen Voraussetzungen für Heimarbeit so gut wie nie. Das Büro zu Hause in Verbindung mit flexiblen Arbeitszeiten sorgt für höhere Arbeitszufriedenheit und Produktivität. Nur bei Vorgesetzten ist Telearbeit nicht gern gesehen. War vor zehn Jahren ein ISDN-Anschluss für den Heimarbeiter das Maß aller Dinge, ist nun DSL selbstverständlich geworden, und wer als Single in der Großstadt lebt oder als Unternehmensberater ständig auf Achse ist, nutzt den Mobilfunk mit UMTS und HSDPA für schnelles Surfen.

Der Zugang zum Netz wird immer schneller, aber das wichtigste Arbeitsinstrument des Telearbeiters bleibt die E-Mail. Wir haben verschiedene Möglichkeiten ausprobiert, aus der Ferne an die Post im Unternehmen zu kommen, die auf einem Exchange-Server liegt. Außen vor bleiben also die Alternativen zum Microsoft-System, etwa Lotus Notes von IBM, Novell Groupwise oder David von Hersteller Tobit.

Das Problem sind letztlich Sicherheitsbedenken

Was sich am einfachsten anhört, ist in den meisten Betrieben tabu: das Weiterleiten sämtlicher Eingangspost des Büros an einen privaten E-Mail-Anbieter wie Googlemail, Yahoo oder Microsoft. Nicht, dass es nicht funktionieren würde. Auch bieten Google und andere mittlerweile viel mehr Speicherplatz als einem im eigenen Unternehmen zugestanden wird. Aber das Problem sind letztlich Sicherheitsbedenken. Also muss es ein Fernzugriff auf den Server im Büro sein, und hier öffnen sich unterschiedliche Wege zur elektronischen Post.

Am einfachsten hat es der Notebook-Nomade mit Outlook Web Access (OWA), das versucht, den Inhalt des Outlook-Postfachs im Büro in einem Web-Browser abzubilden. Man gibt einfach nur die WWW-Adresse ein, die man von seiner IT-Betreuung erhalten hat und arbeitet dann direkt auf dem Server. Jede unterwegs geschriebene Nachricht landet automatisch in den „gesendeten Objekten“, es gibt also keinen Wirrwarr mit Synchronisation oder Replikation, Weiterleitungen, Kopien an einen selbst und Ähnliches. Was „online“ unterwegs oder zu Hause geändert wird, ist sogleich auch auf allen verbundenen Geräten (etwa dem Blackberry) aktualisiert. Ferner praktisch: Wenn mehrere Mitarbeiter mit einem freigegebenen Terminkalender arbeiten, sind Planungsänderungen für alle ersichtlich.

Wie lässt sich hier Abhilfe schaffen?

OWA ist selbst bei einer langsamen DSL-Verbindung hinreichend schnell, allerdings ist OWA nicht gleich OWA. Wer das System im Firefox-Browser startet oder gar an einem Apple-Rechner mit Safari, erhält nur eine abgespeckte Basisversion mit wenig Komfort. Die rechte Maustaste lässt sich nicht einsetzen, vieles geht nicht. Die Ursache liegt darin, dass das Web-Interface von Exchange auf etliche Active-X-Elemente des Internet Explorer zurückgreift, die in Firefox ebenso fehlen wie in Safari. Wie lässt sich hier Abhilfe schaffen? Unter Windows sollte man den Internet Explorer nehmen oder in Firefox das Plug-in „IE Tab“ des taiwanischen Programmierers Hong Jen Yee installieren, das in einer Firefox-Sitzung kurzerhand den Microsoft-Browser aufruft. Ein tolles kleines Zubehör, zu finden ist es über addons.mozilla.org/de/firefox.

Apple-Nutzer müssen seit geraumer Zeit auf den Internet Explorer verzichten, und das Plug-in von Hong Jen Yee läuft im Firefox-Mac nicht. Für die Macs mit Intel-Prozessor bietet Mike Kronenberg sein IES 4 OS X unentgeltlich an (www.kronenberg.org). Wir haben es ausprobiert, es funktioniert mehr schlecht als recht. Was bleibt? Entweder Windows XP auf dem Mac installieren, das geht mit dem beiliegenden Bootcamp ebenso wie mit den kostenpflichtigen Virtualisierungsprogrammen wie Parallels oder VM Ware Fusion.

Am Windows-PC lässt sich mit OWA prima leben

Oder man nehme von Microsoft das Outlook-Pendant Entourage 2008, das sich bestens in das Mac-Betriebssystem einfügt, in vielerlei Hinsicht sogar leistungsfähiger als Outlook ist, aber manche wichtigen Dinge wiederum nicht beherrscht (etwa die Anforderung von Lesebestätigungen). Entourage lädt das gesamte Postfach auf den lokalen Rechner, bietet dann jedoch den Komfort, dass man mit der Apple-Suche Spotlight ungemein flink durch seine Post navigieren kann. Wie bei OWA arbeitet man direkt auf dem Server. Nach langem Hin und Her ist Entourage 2008 für uns das Mac-Programm der Wahl für den reibungslosen Zugriff auf die Post im Büro.

Am Windows-PC lässt sich mit OWA prima leben. Aber nachdem wir insbesonders die praktische Suchfunktion auf dem Mac schätzen gelernt hatten, wollten wir dergleichen für den Fernzugriff unter Windows ebenfalls. Also wurde Outlook mit dem Exchange-Konto installiert, was am einfachsten über den „Mail“-Eintrag in der Systemsteuerung erfolgt. Im „Cache-Modus“ wird - wie bei Entourage - das gesamte Postfach auf den lokalen Rechner geladen, wobei man vorgeben kann, dass sich die Übertragung zunächst auf die Kopfzeilen beschränkt. So weit, so gut. Während Entourage auf dem Mac nach weniger als fünf Minuten und fortan vollkommen problemlos lief, zeigte uns das Windows-Outlook seine Zähne. Geradezu kurios war nach der ersten Inbetriebnahme die Beobachtung, dass alle aufs lokale Outlook überspielten Nachrichten vom Server gelöscht wurden. Zum Glück wurde das Problem sofort gesehen und der Spuk mit dem Ausschalten des W-Lan-Routers beendet.

Man ist einige Stunden mit Feintuning beschäftigt

Die Ursache für diese Panne war umgehend gefunden: In den Einstellungen der E-Mail-Konten war unter „Neue Nachrichten übermitteln an“ die lokale Outlook-Datendatei eingestellt, richtig wäre das Exchange-Postfach gewesen. Ändert man den Eintrag, gibt es freilich Schwierigkeiten mit dem Abruf von Pop3-Konten: Deren Nachrichten landen dann dummerweise ebenfalls auf dem Exchange-Server, und zudem wurden bei uns etliche Regeln für die automatische Nachrichtenbearbeitung deaktiviert. Man ist also einige Stunden mit Feintuning beschäftigt. Im Rückblick empfiehlt sich allerdings vor allem eins: Vor jedweden Experimenten mit dem Zugriff auf den Exchange-Server im Unternehmen sollte man seine Daten im Büro sichern.

Microsoft ist derzeit dabei, das Web-Interface von Exchange gründlich zu verbessern. Alle Funktionen sollen künftig in Firefox, Safari und anderen Browsern zur Verfügung stehen, das neue Angebot heißt dann „Outlook Live“. Es erlaubt ferner, mehrere E-Mails zu einer „Unterhaltung“ zusammenzufassen, und bietet weitere Pluspunkte. Outlook Live kommt zunächst als Betaversion für amerikanische Universitäten und soll mit Exchange 14 Ende 2009 kommen.